अपने संपर्क विवरण साझा करने के लिए हर बार एक ही बुनियादी टेम्पलेट का उपयोग करना सबसे अच्छा है - यह रचनात्मक होने का समय नहीं है। आप प्राप्तकर्ता को अपने संपर्क में आने के तरीके को समझने के लिए कोई भी काम नहीं करना चाहते हैं, लेकिन जिस तरह से आप अपनी संपर्क जानकारी शामिल करते हैं, वह आपके कवर पत्र भेजने के लिए उपयोग की जाने वाली विधि के आधार पर अलग-अलग होगा।
आपसे संपर्क करने के तरीके के बारे में जानकारी प्रदान करें
आपके कवर लेटर में, कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस संपर्क जानकारी को शामिल करते हैं - सड़क का पता, फोन नंबर या ईमेल - प्राप्तकर्ता को आपको संपर्क करने का सबसे तेज़ तरीका बताता है। यदि आप पेपर कवर लेटर भेज रहे हैं, उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "आप ऊपर दिए गए फोन नंबर पर व्यवसाय के घंटों के दौरान मेरे पास पहुंच सकते हैं।"
या एक ईमेल संदेश में, आप कह सकते हैं, "मैं आपसे सुनने की आशा करता हूं - मेरा ईमेल पता और फोन नंबर नीचे मेरे हस्ताक्षर में हैं।" आपके कवर लेटर के समापन में एक साधारण वाक्य नियोक्ता को यह स्पष्ट कर देगा कि आपकी संपर्क जानकारी कहां मिलती है, और संपर्क में आने का सबसे अच्छा तरीका है।
संपर्क अनुभाग: मुद्रित कवर पत्र
जब आप मेल के लिए कवर लेटर लिख रहे हैं या जॉब बोर्ड या कंपनी वेबसाइट पर अपलोड करने के लिए लिख रहे हैं, तो आपके कवर लेटर के पहले भाग में जानकारी शामिल होनी चाहिए कि नियोक्ता आपके साथ कैसे संपर्क कर सकता है। यदि आपके पास नियोक्ता के लिए संपर्क जानकारी है, तो इसे शामिल करें, अन्यथा, बस अपनी जानकारी सूचीबद्ध करें।
कागज पर मुद्रित एक कवर लेटर के लिए, अपनी संपर्क जानकारी को शीर्ष बाईं ओर रखें। सिंगल-स्पेसिंग और एक सतत फ़ॉन्ट का उपयोग करें, और इसे एक साथ संबंधित जानकारी के ब्लॉक के रूप में प्रारूपित करें।
पेपर पर, आप हमेशा अपना पूरा मेलिंग पता शामिल करेंगे (आखिरकार, आप प्राप्तकर्ता का पूरा पता भी शामिल कर सकते हैं, क्योंकि आप पत्र भेज रहे हैं)।
अतिरिक्त संपर्क जानकारी में आपका फोन नंबर और ईमेल पता शामिल होना चाहिए।
एक स्थान छोड़ें, तिथि जोड़ें, और उसके बाद प्राप्तकर्ता का नाम और पता टाइप करें, एकल-दूरी। उस व्यक्ति का नाम शामिल करें जिसे आप पत्र भेज रहे हैं और उस व्यक्ति का शीर्षक, साथ ही साथ संगठन का नाम भी शामिल करें।
विशेषज्ञ दृढ़ता से आपके शोध करने की सलाह देते हैं ताकि आप उस व्यक्ति का नाम जान सकें जो पत्र प्राप्त कर रहा है। आप भर्ती प्रबंधक के नाम को निर्धारित करने का प्रयास करने के लिए कंपनी की वेबसाइट या लिंक्डइन का उपयोग कर सकते हैं। या, कंपनी की मुख्य लाइन को कॉल करें, और देखें कि रिसेप्शनिस्ट मदद कर सकता है या नहीं।
यदि आप किसी संपर्क का नाम निर्धारित नहीं कर सकते हैं, तो नियोक्ता संपर्क जानकारी अनुभाग में बस "नाम" और "शीर्षक" छोड़ दें। इसके बजाय, आप एक विभाग डाल सकते हैं। उदाहरण के लिए, "संपादकीय विभाग" या "मानव संसाधन"।
यहां बताया गया है कि आपके पत्र की शुरुआत कैसे दिखनी चाहिए:
आपकी संपर्क संबंधी जानकारी
आपका नाम
आपका पता
आपका शहर, राज्य, ज़िप कोड
आपकी दूरभाष संख्या
आपका ईमेल पता
तारीख
नियोक्ता संपर्क जानकारी
नाम
शीर्षक
कंपनी
पता
शहर (*): राज्य (*): पिन कोड
यदि आप लिखित कवर लेटर में अपनी ईमेल जानकारी शामिल करते हैं, तो अपने ईमेल को अक्सर जांचना सुनिश्चित करें ताकि आप किसी संभावित संदेश को याद न करें, भले ही आप अक्सर ईमेल का उपयोग न करें।
संपर्क अनुभाग: ईमेल संदेश
ईमेल संचार एक अलग कहानी है और बिल्कुल पेपर कवर लेटर की तरह नहीं। जब आप एक ईमेल कवर पत्र भेजते हैं, तो आपको नियोक्ता की संपर्क जानकारी शामिल नहीं करनी चाहिए। और संदेश के शीर्ष पर अपनी स्वयं की संपर्क जानकारी सूचीबद्ध करने के बजाय, इसे अपने नाम के बाद, अपने हस्ताक्षर में शामिल करें।
आपके हस्ताक्षर में आपकी पूरी संपर्क जानकारी, जैसे कि सड़क का पता, या सिर्फ आपका नाम, ईमेल पता और फोन नंबर शामिल हो सकता है। आप अपने सामाजिक पदचिह्न, जैसे कि आपकी लिंक्डइन प्रोफाइल या पेशेवर वेबसाइट के प्रासंगिक लिंक भी शामिल कर सकते हैं, यदि वह अतिरिक्त सहायक जानकारी प्रदान करेगा या आपके द्वारा पेश किए जाने वाले पेशे में अपने कद में जोड़ देगा।
ईमेल हस्ताक्षर के उदाहरण यहां दिए गए हैं:
ईमेल हस्ताक्षर उदाहरण
प्रथम नाम अंतिम नाम
ईमेल पता
फ़ोन
पूर्ण पता उदाहरण के साथ ईमेल हस्ताक्षर
प्रथम नाम अंतिम नाम
सड़क
शहर राज्य का पिन नंबर
ईमेल पता
फ़ोन
LinkedIn उदाहरण के साथ ईमेल हस्ताक्षर
प्रथम नाम अंतिम नाम
ईमेल पता
फ़ोन
लिंक्डइन प्रोफ़ाइल
जबकि आपके हस्ताक्षर में एक छोटा ग्राफिक स्वीकार्य हो सकता है, अपने लिखित हस्ताक्षर या आपकी कंपनी लोगो की अतिरिक्त बड़ी छवियों के साथ नहीं ले जाएं। इसे सरल और पेशेवर रखें।