आउटसोर्सिंग योजना विकास प्रक्रिया
लेकिन जैसे ही परिवार अलग-अलग निर्णय लेते हैं, निगम आउटसोर्सिंग के बारे में चौंकाने वाले अलग-अलग फैसले में आ सकते हैं। कोई फर्म नहीं है जो सभी फर्मों के लिए काम करता है, लेकिन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसे सभी फर्मों पर विचार करने की आवश्यकता है:
वसूली
अतीत में, कई निगमों को यह भी पता नहीं था कि आउटसोर्सिंग क्या थी। आज, वे आउटसोर्सिंग के बारे में जानते हैं, लेकिन यह महसूस नहीं हो सकता है कि वे कितने आउटसोर्सिंग (और आउटसोर्सिंग-जैसे) प्रोग्राम पहले से ही संचालित करते हैं: प्रतिलिपि केंद्र, मेल रूम, सुविधा प्रबंधन, आईटी, और यहां तक कि कॉर्पोरेट कानूनी विभाग के कुछ हिस्सों। आउटसोर्सिंग हर समस्या को हल नहीं कर सकती है, लेकिन पिछले पीढ़ी के अनुबंधों के बारे में सीखने से नई परियोजनाओं की पहचान होगी और मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान की जाएगी।
लक्ष्य की स्थापना
आउटसोर्सिंग प्रोग्राम बनाने में सफल होने के लिए, आपको विशिष्ट लक्ष्यों को परिभाषित करने की आवश्यकता है, जैसे कुल कॉर्पोरेट लागत को पांच प्रतिशत तक कम करना, एक स्थान के लिए दक्षता पर ध्यान देना, या केवल एक व्यापार इकाई में किए गए कार्यों को देखें।
लक्ष्यों को जबरदस्त विस्तार की आवश्यकता नहीं है। जैसे ही आपका आउटसोर्सिंग अनुभव बढ़ता है, परिभाषाएं बदल जाएंगी।
भाग लेना
योजनाओं में इनपुट प्रदान करने, धारणाओं को सत्यापित करने और विशेषज्ञ निर्णय प्रदान करने के लिए आपको विशेषज्ञता के कई क्षेत्रों से प्रतिभागियों की आवश्यकता है। जब आप किसी सामान्य योजना से विशिष्ट परियोजनाओं में जाते हैं, तो आप इस प्रक्रिया को दोहराएंगे और उप-समूह भी अधिक विशिष्ट ज्ञान के साथ बनाएंगे।
पहचान
अब जब आपके पास जानकारी और पहचान करने के लिए लक्ष्यों और विशेषज्ञ हैं, तो यह आपके आउटसोर्सिंग कार्यक्रम के लिए विशिष्ट परियोजनाओं की पहचान करने का समय है। प्रत्येक फर्म विभिन्न मानदंड विकसित करती है, और इसे वित्तीय या परिचालन विश्लेषण के रूप में संस्कृति द्वारा संचालित किया जाता है, लेकिन ऐसे सामान्य मानदंड हैं जिन्हें आपको देखना चाहिए:
- पिछले निर्णय: आपकी फर्म ने अस्थायी श्रमिकों या सेवा अनुबंधों जैसे गैर-कर्मचारियों का उपयोग करने के बारे में पहले के फैसले किए थे। विवरण के लिए खरीद और अपने पीएमओ ( परियोजना प्रबंधन कार्यालय) के साथ काम करें। देखें कि उन्होंने इस सूची के मुद्दों को कैसे संबोधित किया, और सीखने वाले पाठों को संकलित किया।
- विशेषज्ञता: क्या आप पर्याप्त विशेषज्ञता के बिना काम या उत्पाद का उत्पादन कर रहे हैं, या क्या आपको प्रबंधकों को बनाए रखने में समस्याएं हैं? क्या मौजूदा प्रबंधन में इन समस्याओं का समाधान करने की योजना है? यदि नहीं, तो यह एक अच्छा आउटसोर्सिंग प्रोजेक्ट हो सकता है।
- गुणवत्ता: यहां तक कि यदि किसी फ़ंक्शन में सही कौशल और अनुभवी प्रबंधकों वाले लोग हैं, तो आपको अपनी सेवा की स्तर प्राप्त नहीं हो सकती है। क्या प्रबंधक ग्राहक सर्वेक्षण करता है? उत्पाद या सेवाओं के बारे में ग्राहक क्या कह रहे हैं? गुणवत्ता में एक अंतर या ग्राहक सेवा में रुचि की कमी आउटसोर्सिंग के लिए एक और झंडा है।
- लागत: एक असाधारण उच्च गुणवत्ता वाली सेवा जरूरी नहीं है कि यह एक अच्छा मूल्य है। आपकी लागत प्रतियोगियों से तुलना कैसे करती है? क्या कार्य मासिक रिपोर्ट तैयार करता है: यूनिट लागत, परिचालन लागत, बहु-वर्ष लागत रुझान? यदि यह फ़ंक्शन इन रिपोर्टों का उत्पादन नहीं कर सकता है, तो आउटसोर्स की गई सेवा आपके संचालन में अधिक पारदर्शिता प्रदान कर सकती है।
- स्केल: जब आप अपनी पूरी फर्म की जांच करते हैं, तो आप कई अप्रत्याशित खोज करेंगे। ध्यान केंद्रित रहना! एक बड़ी परियोजना कई छोटी परियोजनाओं की तुलना में आउटसोर्सिंग के लिए एक बेहतर उम्मीदवार है। उस एकल परियोजना को बहुत कम प्रशासनिक और प्रबंधन संसाधनों की आवश्यकता होगी। एक व्यापक सूची रखें, लेकिन परियोजनाओं की अपनी पहली लहर में बड़ा प्रभाव प्रदान करने के बजाय केवल उम्मीदवारों का चयन करें।
- सुरक्षा: अब आपके पास संभावित परियोजनाओं का अच्छा विचार है। सुरक्षा मानकों के अनुसार उन्हें फ़िल्टर करने का समय है। सुरक्षा एक जटिल और विवादास्पद विषय है। अलग-अलग उद्योग विभिन्न उद्योगों पर लागू होते हैं, और कुछ कंपनियां अपने प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अधिक सुरक्षा जागरूक होती हैं। आंतरिक और उद्योग मानकों को समझें, और तदनुसार आउटसोर्सिंग परियोजनाओं को सीमित करें। कानूनी , आईटी, कॉर्पोरेट सुरक्षा, अनुपालन (यदि यह लागू होता है), और आपके विचार-विमर्श में किसी भी "जोखिम" विभाग शामिल करें।
- प्राथमिकता: उपरोक्त प्रत्येक आइटम (और शायद अन्य विशेषताओं) को स्कोर किया जाना चाहिए और फिर प्रत्येक परियोजना को कुल "आउटसोर्सिंग मान" असाइन किया जाना चाहिए। निस्संदेह, इस बात पर बहुत बहस होगी कि कौन से गुण सबसे महत्वपूर्ण हैं, यदि उनके स्कोर सटीक हैं, और यदि अन्य विशेषताओं पर विचार किया जाना चाहिए। अगर यह प्रक्रिया महीनों या वर्षों तक चलती है तो आश्चर्यचकित न हों।
- संचार: जब तक आप संभावित परियोजनाओं को प्राथमिकता देते हैं, तब तक आपने बहुत सी बैठकें की हैं और बहुत से लोगों से बात की है। आउटसोर्सिंग के लिए लक्षित विभागों में इन चर्चाओं की सार्वजनिक जानकारी होने की अपेक्षा करें। हमेशा मान लें कि ये चर्चाएं आपकी कर्मचारी आबादी को मिलती हैं, अक्सर वास्तविक समय में। ध्यान से सोचा कि कॉर्पोरेट संचार तैयार और तैयार होने की जरूरत है। कभी भी तथ्यों की तुलना में अफवाहें जानकारी का बेहतर स्रोत बनने दें।
आपकी आउटसोर्सिंग योजना निष्पादित करना
इस प्रक्रिया के अंत में, आपके पास प्रारंभिक आउटसोर्सिंग योजना होगी। इस योजना को निष्पादित करने के कई और कदम हैं: डेटा की पुष्टि करना, विशिष्ट परियोजनाओं के लिए उप-समितियां बनाना, विक्रेताओं की पहचान करना, पायलट चलाने, अनुबंध देने और आगे। हालांकि, आपकी योजना विकसित करना आपको पहले और सबसे महत्वपूर्ण कदम प्रदान करता है।