परिभाषा के अनुसार, नियमित संचालन गतिविधियों के विपरीत परियोजनाएं अस्थायी और अद्वितीय पहल होती हैं। और जबकि कई कंपनियां प्रशिक्षित, प्रमाणित परियोजना प्रबंधकों पर अपनी पहल का नेतृत्व करने के लिए भरोसा करती हैं, सभी पेशेवरों के लिए परियोजना कौशल तेजी से आवश्यक होते हैं।
यह आलेख पेशेवर परियोजना प्रबंधकों के लिए बहुत अच्छी तरह से काम करने वाले प्रथाओं को अपनाने में रुचि रखने वाले किसी भी पेशेवर के लिए एक परियोजना की योजना बनाने का परिचय प्रदान करता है।
सही ढंग से परिभाषित करने और अपनी परियोजना की योजना बनाने का समय लें:
परियोजना प्रबंधक समझते हैं कि कुल परियोजना अवधि का एक भारी हिस्सा नियोजन में खर्च किया जाता है। हम में से कई लोगों के पास काम शुरू करने की प्रवृत्ति है, जो परियोजनाओं की दुनिया में उन फर्नीचरों के उस नए टुकड़े पर निर्देशों को पढ़ने के समान है जो आपने खुद को इकट्ठा किया है "खुदरा इकट्ठा" खुदरा विक्रेताओं। संभावना है कि निर्देशों को पढ़ने के बिना काम करने की भीड़ आपके प्रयास में किसी बिंदु पर कुछ गंभीर समस्याएं पैदा करेगी।
सीधे काम में भागने के बजाय, कुछ महत्वपूर्ण मुद्दों को कम करना महत्वपूर्ण है:
- आप वास्तव में क्या बना रहे हैं? जितना संभव हो विषय से जुड़े रहें।
- इसे कब पूरा किया जाना चाहिए?
- परियोजना को पूरा करने के लिए आपके पास कौन से संसाधन (लोग, उपकरण और बजट) तक पहुंच है?
उपरोक्त तीन आइटम एक दायरे के बयान के मौलिक घटक हैं । प्रत्येक प्रोजेक्ट मैनेजर काम शुरू करने से पहले दायरे को स्पष्ट करने के लिए काम करता है।
कंपनी हॉलिडे पार्टी पहल को स्कॉइंग करना:
कंपनी अवकाश पार्टी के लिए नमूना स्कोप स्टेटमेंट निम्नानुसार पढ़ सकता है:
हमारा लक्ष्य दिसंबर के अंत से पहले 10,000 कर्मचारियों से अधिक की लागत पर 100 कर्मचारियों और उनके महत्वपूर्ण अन्य लोगों के लिए कंपनी अवकाश पार्टी की योजना बनाना और वितरित करना है। हमारी योजना और समन्वय में सीईओ द्वारा निरीक्षण के साथ 4 सदस्य समिति शामिल होगी। पार्टी में एक खुली बार, चढ़ाया भोजन, मिठाई और मनोरंजन शामिल होगा।
बस इतना आसान लेकिन महत्वपूर्ण कथन तैयार करने के लिए समय लेना परियोजना में शामिल टीम के लिए शक्तिशाली मार्गदर्शन प्रदान करता है। हर कोई परियोजना की प्रकृति, समय-सीमा, संसाधन और बजट को समझता है।
काम के असतत ब्लॉक में दायरे को तोड़ो:
परियोजना प्रबंधक स्पष्ट, क्रियाशील शर्तों, प्रोजेक्ट के सभी कार्यों में वर्णित करने के लिए एक कार्य ब्रेकडाउन संरचना नामक कुछ बनाते हैं जिसे किसी विशेष समय सीमा में किसी के द्वारा पूरा किया जाना चाहिए। आपकी स्थिति में, कार्य टूटने में निम्न शामिल हो सकते हैं:
- स्थान की पहचान करें।
- कमरे की उपलब्धता की पुष्टि करें और जमा के साथ इसे लॉक करें।
- भोजन विकल्प का चयन करें।
- बार की पुष्टि करें और बार में क्या शामिल है।
- मिठाई विकल्पों की पहचान करें।
- खाद्य विकल्पों के साथ निमंत्रण बनाएं और वितरित करें।
- लौटे निमंत्रण के आधार पर खाद्य विकल्पों को अंतिम रूप दें।
- मनोरंजन के प्रकार पर फैसला करें।
- मनोरंजन और चयन के लिए समीक्षा विकल्प।
- डाइनिंग रूम सेट-अप की पुष्टि करें।
- मेहमानों के लिए टेबल उपहार खरीदें।
- समन्वय और घटना प्रदान करते हैं।
परियोजना प्रबंधक परियोजना या संसाधन के लिए विचार किए बिना परियोजना के काम के इस टूटने को विकसित करेंगे, लेकिन मंथन प्रारूप में अधिक। एक बार परियोजना के क्षेत्र को प्राप्त करने के लिए आवश्यक सभी कार्यों की पहचान हो जाने के बाद, यह समय-समय पर जिम्मेदारियों को सौंपने और अपने टीम के सदस्यों से समय और लागत अनुमान मांगने का समय है।
कार्य टूटने से परियोजना योजना बनाना:
पिछले पृष्ठ पर पहचाने गए सरल कार्य टूटने को पूरा करने के बाद, अब आपको यह करना होगा:
- पुष्टि करें कि परियोजना के क्षेत्र को प्राप्त करने के लिए सभी प्रमुख वस्तुओं की पहचान की गई है।
- पुष्टि करें कि कौन सी कार्य वस्तुओं को संभालेगा और जिम्मेदार पार्टी के प्रमुख कार्य कार्यों को रेखांकित करने वाली जिम्मेदारी मैट्रिक्स तैयार करेगा।
- अनुरोध करें कि प्रत्येक टीम के सदस्य अपने कार्यों की समीक्षा करें, समय और लागत अनुमानों की पहचान करें, समय सीमा नोट करें, संसाधन की जरूरतों को सारांशित करें और सुनिश्चित करें कि उन्होंने उस कार्य का पूरी तरह से मूल्यांकन किया है जिसके लिए उन्हें उत्तरदायी होना चाहिए।
एक बार उपर्युक्त कदम पूरा हो जाने के बाद, परियोजना टीम को उचित क्रम में घटनाओं को अनुक्रमित करने के लिए मिलकर काम करना चाहिए, संसाधनों या संभावित शेड्यूलिंग चुनौतियों के लिए किसी भी विवाद को ध्यान में रखना चाहिए। नोट: एक प्रोजेक्ट मैनेजर नेटवर्क आरेख विकसित करके महत्वपूर्ण पथ की गणना करके संसाधनों को शेड्यूल करके, अक्सर कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर की सहायता से इस चरण को पूरा करेगा।
अनौपचारिक तरीकों का उपयोग करके अपनी छोटी परियोजना के लिए, अनुक्रम में वस्तुओं को डालने का एक सरल पोस्ट-नोट नोट प्रकार आवश्यक हो सकता है। यह प्रक्रिया आपको एक महान छुट्टी पार्टी की योजना बनाने और वितरित करने के लिए शामिल कदमों और समय सीमाओं की पूरी तस्वीर विकसित करने की अनुमति देगी!
कार्य शुरू करने दें:
अब जब आपने परियोजना को सही ढंग से गुंजाइश करने के लिए समय निकाला है, प्रमुख कार्यों की पहचान करें, कार्यों को अनुक्रमित करें और समय और संसाधन आवश्यकताओं का मूल्यांकन किया है, तो आप टीम को उनकी जिम्मेदार जिम्मेदारियों पर काम करने के लिए तैयार हैं। अनौपचारिक परियोजना प्रबंधक के रूप में आपकी भूमिका काम की निगरानी करना, टीम के सदस्यों का समर्थन करना और चुनौतियों को पहचानने और हल करने में मदद करना है। एक अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर प्रगति का आकलन करने और उभरते जोखिमों की पहचान और नेविगेट करने के लिए टीम के सदस्यों के साथ नियमित रूप से मिलता है।
तल - रेखा:
ऊपर उल्लिखित समान दृष्टिकोण आपके विभाग या व्यापार इकाई में किसी भी परियोजना की स्थिति पर लागू किए जा सकते हैं। एक स्पष्ट दायरा विकसित करें, कार्य की पहचान करें, संसाधन असाइन करें, अनुमान विकसित करें और शेड्यूल करें, और उसके बाद कार्य की निगरानी करें और उसे नियंत्रित करें। आपके कार्यस्थल में पेशेवर प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा आपके अभ्यासों को पहचाना और सराहना की जाएगी, और आपके परिणाम बिना सोच के काम में कूदने से कहीं ज्यादा बेहतर होंगे। आपकी अगली पहल के साथ सफलता का सर्वश्रेष्ठ!
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आर्ट पेटी द्वारा अपडेट किया गया