सावधानी से निर्मित परियोजना क्षेत्र की शक्ति:
एक सावधानी से निर्दिष्ट स्कोप स्टेटमेंट परियोजना की सफलता का एक महत्वपूर्ण एनाबेलर और प्रभावी परियोजना प्रबंधन के अभ्यास का एक अभिन्न अंग है । लाभों में शामिल हैं:
- बयान परियोजना टीम और ग्राहक को यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि वे परियोजना की अपेक्षित विशेषताओं, गुणवत्ता और समय के बारे में एक आम दृष्टिकोण साझा करें।
- इस क्षेत्र में प्रोजेक्ट टीम को हितधारकों के साथ स्पष्ट रूप से पहचान करने और संलग्न करने की क्षमता मिलती है: व्यक्ति या समूह जो परियोजना द्वारा प्रभावित होते हैं और उनका समर्थन और भागीदारी प्राप्त करते हैं।
- दायरा टीम के सदस्यों को ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के लिए आवश्यक काम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है।
- यदि परिवर्तनों का सुझाव दिया जाता है जो मूल दायरे की सीमाओं से परे हैं, तो बयान संशोधन का अनुमान लगाने और प्रस्तावित करने के लिए एक गाइड के रूप में कार्य करता है। यदि सभी शामिल हितधारकों द्वारा परिवर्तन स्वीकार किए जाते हैं, तो दायरे का विवरण संशोधित किया जाता है।
परियोजना के क्षेत्र का निर्माण:
टीम के सदस्यों, ग्राहकों, कार्यकारी प्रायोजक और प्रमुख हितधारकों के साथ प्रोजेक्ट मैनेजर परियोजना पहल से आवश्यक आउटपुट को समझने और वर्णन करने के लिए काम करता है, जिसे अक्सर वितरित करने योग्य के रूप में संदर्भित किया जाता है। इस डिलिवरेबल में लागत या स्वीकार्य लागत सीमा शामिल है जो योजनाओं और आकलन गतिविधियों में मान्य है।
यह परियोजना की अंतिम डिलीवरी के लिए शामिल होने वाली प्रमुख विशेषताओं के साथ-साथ समय-सीमा को भी परिभाषित करता है। एक बार ग्राहक द्वारा प्रोजेक्ट मैनेजर, प्रोजेक्ट टीम और कार्यकारी प्रायोजक द्वारा सहमति व्यक्त की गई, इस दायरे में कोई भी बदलाव सावधानीपूर्वक नियंत्रित और दस्तावेजीकृत परिवर्तन प्रक्रिया का उपयोग करके किया जाना चाहिए।
दूसरों पर परियोजना के दायरे का कैस्केडिंग प्रभाव:
एक बार स्कोप स्टेटमेंट या दस्तावेज़ पर सहमति हो जाने के बाद, शामिल कार्य दल अपने स्वयं के कार्य, समय और लागत का अनुमान लगाने के लिए बयान में जानकारी का उपयोग करते हैं। स्कोप स्टेटमेंट जितना सटीक और सटीक होगा, उतना अधिक संभावना है कि कार्य दल सटीक अनुमान और संसाधन आवश्यकताओं का उत्पादन करेंगे।
प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट्स पहचाने जाते हैं कि पहल में क्या शामिल नहीं है:
प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ के लिए असामान्य नहीं है जो विशिष्ट वस्तुओं को सूचीबद्ध करने के लिए है जो परियोजना के दायरे का हिस्सा नहीं हैं और इस प्रकार उन्हें वितरित किए जाने वाले काम से बाहर रखा गया है। उदाहरण के लिए, एक घर बनाने के लिए एक परियोजना यह निर्धारित कर सकती है कि पर्यावरण परमिट प्राप्त करना मालिक द्वारा किया जाना है और घर के ठेकेदार के परियोजना के दायरे से बाहर है।
एक खराब रूप से निर्मित परियोजना के दायरे का प्रभाव:
परियोजना के दायरे के चारों ओर स्पष्टता की कमी परियोजना तनाव और विफलता का एक आम स्रोत है।
एक अस्पष्ट या संदिग्ध दायरा दस्तावेज बहस और अनौपचारिक निर्णय कॉल के लिए खुले कई मुद्दों को छोड़ देता है, सुविधाओं, गुणवत्ता, समय और पहल की लागत को प्रभावित करता है।
एक अस्पष्ट स्कोप स्टेटमेंट के साथ एक और चुनौती कमजोर परिवर्तन प्रक्रियाओं के साथ मिलकर कहा जाता है: स्कोप रेंगना। स्कोप रेंग तब होती है जब ग्राहक अनुरोध और कार्य दल मूल योजनाओं के इरादे या सीमाओं से परे, वितरण योग्य को अतिरिक्त क्षमताओं को जोड़ते हैं।
दायरा बदलना:
जबकि लगातार गुंजाइश परिवर्तन परियोजना के पूरा होने में देरी करेंगे और संभावित रूप से महत्वपूर्ण लागतें जोड़ देंगे, कुछ स्थितियां हैं जहां यह आवश्यक है और दायरे को समायोजित करने के लिए उचित है। परियोजना प्रबंधक एक "परिवर्तन प्रबंधन" प्रक्रिया पर भरोसा करते हैं जो अनुरोधित परिवर्तन की पहचान करता है, सभी संबंधित समय, लागत और वर्कलोड अनुमानों को संशोधित करता है और परिवर्तन के नए जोखिमों के लिए परियोजना को पुन: पेश करता है।
आम तौर पर परियोजना प्रबंधक और कार्यकारी प्रायोजक स्थिति पूरी तरह से विश्लेषण किए जाने के बाद दायरे को बदलने पर अंतिम निर्णय लेते हैं। परिवर्तन निर्णय लॉग में दस्तावेज किए जाते हैं और फिर बड़ी परियोजना टीम को सूचित किया जाता है।
परियोजना आवश्यकताओं, परियोजना लक्ष्यों के रूप में भी जाना जाता है
उदाहरण: प्रोजेक्ट स्कोप एक सप्ताह की वेबसाइट की डिलीवरी थी, जो परियोजना विनिर्देशों के अनुरूप 2 हफ्तों के भीतर थी।