- क्षेत्र
- जोखिम
- मान्यताओं
यह आलेख इन तीन आवश्यक परियोजना प्रबंधन शर्तों की रूपरेखा प्रदान करता है और अतिरिक्त पढ़ने के लिए लिंक और सुझाव भी शामिल करता है।
क्षेत्र
परियोजना प्रबंधन में, दायरा सीमाओं का सेट है जो एक परियोजना की सीमा को परिभाषित करता है।
दायरे का वर्णन है कि परियोजना पहल के परिणामस्वरूप ग्राहक को क्या पहुंचाया जाना है।
इस क्षेत्र को समझने से प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट टीम को यह समझने की अनुमति मिलती है कि परियोजना की सीमाओं के अंदर या बाहर क्या होता है। अगर कुछ "गुंजाइश में नहीं है" तो यह परियोजना के नियोजन कार्य में महत्वपूर्ण नहीं है । स्कोप स्टेटमेंट की सीमाओं के भीतर आने वाली गतिविधियां "दायरे में" मानी जाती हैं और इन्हें शेड्यूल और बजट में माना जाता है। यदि कोई गतिविधि सीमाओं के बाहर आती है, तो इसे "दायरे से बाहर" माना जाता है और इसकी योजना नहीं है।
चाहे आप प्रोजेक्ट मैनेजर या प्रोजेक्ट टीम का हिस्सा हों , आप इस बात पर विचार करना चाहेंगे कि आगे बढ़ने के दौरान कुछ गुंजाइश या दायरे से बाहर है या नहीं।
उदाहरण के तौर पर, कल्पना करें कि एक ग्राहक ने आपको वेबसाइट बनाने के लिए कहा है। जैसा कि आप प्रोजेक्ट के दायरे को रेखांकित करते हैं (या सीमाएं निर्धारित करते हैं), आप निम्न आइटम को इन-स्कोप के रूप में इंगित करते हैं:
- साइट डिजाइन और वायरफ्रेम आरेखण
- एक परीक्षण बिस्तर की स्थापना
- अनुमोदित वायरफ्रेम को कोडिंग
- वेबसाइट विषय के लिए ग्राफिक्स विकास
- साइट को सार्वजनिक बनाने से पहले परीक्षण और डिबगिंग
परियोजना के दौरान, ग्राहक आपको कंपनी के वीडियो अवलोकन को शामिल करने के लिए कहता है। वीडियो परियोजना के दायरे में निर्दिष्ट नहीं है और इसलिए दायरे से बाहर है।
जबकि आप अतिरिक्त शुल्क के लिए वीडियो काम करने में प्रसन्न हो सकते हैं, इस परियोजना के लिए दायरे और लागत और समय अनुमान के लिए संशोधन की आवश्यकता होगी।
स्कोप दस्तावेज़ पर स्पष्ट और सहमत होने की अनुपस्थिति में, वीडियो का मुद्दा आपकी टीम और ग्राहक के प्रतिनिधियों के बीच विवादित हो सकता है। एक स्पष्ट दायरे के बयान ने आपको स्थिति को कम करने और व्यवस्थित तरीके से बदलाव से निपटने की अनुमति दी।
तो आप कैसे निर्धारित करते हैं कि दायरे में या बाहर क्या है? आप पहले उस परियोजना के सभी विवरणों को रेखांकित करना चाहते हैं, जिन्हें आप वर्तमान में क्लाइंट या प्रोजेक्ट स्वामी के साथ चर्चाओं के आधार पर जानते हैं। फिर आप मुख्य धारणाएं बनाना चाहेंगे जो स्कोप में या बाहर विचार किए गए ड्राइव को ड्राइव करेंगे।
मान्यताओं
आपके जीवन में किसी बिंदु पर आपको शायद बताया गया है, "कभी भी धारणाएं न करें।" हालांकि, परियोजना प्रबंधन में धारणाएं बनाना एक दैनिक गतिविधि है। अनुमान आपको समय और लागत के लिए दायरे और जोखिम को परिभाषित करने और अपने अनुमानों को सुदृढ़ करने में मदद करते हैं। बेशक, अपनी धारणाओं को दस्तावेज और सत्यापित करना आवश्यक है।
एक किताब बनाने जैसे कुछ सरल पर विचार करें। मान लें कि आपके मित्र को कॉफी टेबल बुक के लिए एक विचार है और आपने परियोजना को प्रबंधित करने के लिए कहा है। उनका पहला अनुरोध बजट के लिए है ताकि वह वित्त पोषण सुरक्षित कर सकें।
जैसा कि आप दायरे को परिभाषित करते हैं, यह स्पष्ट है कि पृष्ठ के गिनती, छवि समावेशन, कवर शैली और पृष्ठों के लिए उपयोग किए जाने वाले पेपर के वजन सहित कई विवरणों पर आपका मित्र अनिश्चित है। चूंकि ये सभी कारक लागत और उत्पादन जटिलता को प्रभावित करेंगे, आपको विनिर्देशों के बारे में धारणाएं करनी होंगी और उन मान्यताओं को अपने मित्र के साथ स्वीकार्य या अस्वीकार्य मानना होगा।
आगे की चर्चा के बाद, आपका मित्र आपको बताता है कि वह पुस्तक में 50 तस्वीरें शामिल करने की योजना बना रहा है। आप 50 छवियों पर अपनी धारणा का आधार बना सकते हैं या अनुमान लगा सकते हैं कि यह संख्या समय के साथ बढ़ेगी, आप अनुमान लगा सकते हैं कि छवियों के साथ 75-90 पृष्ठों के बीच होगा।
आप देख सकते हैं कि धारणाएं सीधे शेड्यूल को कैसे प्रभावित करती हैं। उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि आप एक पार्क में एक परियोजना का नेतृत्व कर रहे हैं जिसमें एक स्विंग सेट बनाना शामिल है।
अपनी परियोजना की स्थापना करते समय आपको बजट और असाइन किया गया टीम सदस्य दिया जाता है, जिनमें से एक सामग्री का प्रभारी होता है। जैसे ही आप अपना शेड्यूल बनाते हैं, आप सीमेंट आने पर सामग्री के प्रभारी व्यक्ति से पूछते हैं। यह व्यक्ति जवाब देता है कि उसे यकीन नहीं है कि सीमेंट कब आएगा लेकिन वह मानता है कि यह 1 जून और 10 जून के बीच होगा। जब आप अपना दायरा और अनुसूची तैयार करते हैं, तो आप यह मानते हैं कि सीमेंट 10 जून से बाद में नहीं आएगा। उदाहरण धारणा बनाने के लिए दो लाभ दिखाता है।
पहला लाभ यह है कि सीमेंट प्राप्त करने की धारणा 10 जून से बाद में आपको उन गतिविधियों के लिए योजना बनाने की अनुमति देती है जो सीमेंट पर निर्भर हैं। दूसरा लाभ यह है कि यह सीमेंट देने के लिए समय सीमा के साथ सामग्री के प्रभारी व्यक्ति को प्रदान करता है, जिसे वह अपने सप्लायर को रिले कर सकता है। परियोजना ने आगे बढ़ने के लिए अनजाने में एक महत्वपूर्ण समय सीमा तय की है।
धारणाएं बनाना बेंचमार्क सेट करता है जिसे प्रोजेक्ट के दौरान समय-समय पर और बजट के भीतर परियोजना टीम की सहायता के लिए परियोजना के दौरान अक्सर संशोधित किया जाता है। लेकिन क्या होता है जब धारणाएं गलत होती हैं? यह वह जगह है जहां जोखिम खेलता है।
जोखिम
एक बार जब आप अपना दायरा बना लेते हैं और दायरे और अनुमानों के पीछे की धारणाओं की पहचान करते हैं, तो आप जोखिम के क्षेत्रों का आकलन करना शुरू कर देंगे। परियोजना प्रबंधन में जोखिम समान है क्योंकि यह वास्तविक दुनिया में है; यह एक खतरे या मौका है जो नुकसान पैदा कर सकता है। (नोट: प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज-पीएमबीकेके जोखिम और प्रकार की विस्तृत परिभाषा प्रदान करता है और परियोजना जोखिम प्रबंधन के लिए ढांचे की पहचान करता है।)
सभी परियोजनाओं में जोखिम होता है और यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजर या प्रोजेक्ट मालिक हैं, तो न केवल जोखिम की उम्मीद करने की आपकी ज़िम्मेदारी है बल्कि परियोजना टीम को उन जोखिमों के संभावित प्रभाव को संवाद करने और जोखिमों को कम करने के लिए तैयार करने का भी काम है।
जोखिम विभिन्न डिग्री में आता है। कभी-कभी जोखिम का मतलब यह हो सकता है कि परियोजना थोड़ा अलग हो जाएगी या एक छोटी अप्रत्याशित मोड़ लेगी। हालांकि, कुछ मामलों में, जोखिम आपदाजनक परिणामों का कारण बन सकता है जो आपके प्रोजेक्ट को उसके सिर पर बदल देता है।
आइए उपरोक्त सीमेंट उदाहरण से खेल के मैदान परिदृश्य का उपयोग करें। जोखिमों में से एक यह है कि सीमेंट 10 जून की अनुमानित तारीख तक नहीं पहुंचता है। इस जोखिम के संभावित प्रभाव क्या हैं? सीमेंट के बाद पालन करने वाली सभी उत्तराधिकारी गतिविधियां इस समस्या के परिणामस्वरूप देरी हो रही हैं।
जोखिम भी सकारात्मक हो सकता है। अगर सीमेंट अनुमानित से पहले दिखाता है तो परियोजना के प्रभाव पर विचार करें। हालांकि यह सकारात्मक परिणाम की तरह लगता है, यह अभी भी परियोजना के सभी अन्य चरणों के समय और अनुक्रम के लिए एक समस्या पैदा करता है।
परियोजना प्रबंधक संभावित परियोजनाओं को समझने और पहचानने के लिए अपनी परियोजना टीमों के साथ काम करते हैं। वे प्रक्रिया को एक कदम आगे लेते हैं और जोखिम की संभावित गंभीरता और घटना की संभावना को देखते हैं। इसके अलावा, वे उन व्यक्तियों की पहचान करते हैं जो यह पहचानने के लिए उपयुक्त हैं कि जोखिम कब होता है और वे जोखिम शमन योजनाओं पर सहमत होते हैं।
कई फर्मों के पास समय के साथ और अन्य परियोजनाओं के साथ अनुभव से विकसित विस्तृत जोखिम टेम्पलेट हैं। कुछ उद्योगों ने जोखिम प्रोफाइल संकलित किए हैं जिनका उपयोग जोखिम विश्लेषण के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में किया जाता है। कई उद्योग जोखिम योजना के लिए भी बहुत विस्तृत सांख्यिकीय विश्लेषण का अभ्यास करते हैं।
तल - रेखा
शर्तें: दायरे, धारणाएं, और जोखिम, परियोजना प्रबंधन की दुनिया में सभी महत्वपूर्ण हैं। इन आलेखों को और विस्तार से अन्य महत्वपूर्ण परियोजना प्रबंधन शर्तों का पता लगाने के लिए प्रारंभिक बिंदु के रूप में इस आलेख का उपयोग करें।