शुरू करने के लिए एक नमूना कंपनी मीटिंग प्रोजेक्ट प्लान
परियोजना की पूर्व योजना
आपका पहला कदम योजना की योजना बनाना है।
आप हितधारकों के साथ घटना पर चर्चा करके शुरू करते हैं। अगर यह पिछले साल किया गया था, तो क्या सही हुआ? क्या गलत हुआ? इस परियोजना को किसने प्रबंधित किया और क्या वे इस वर्ष संकट से बचने में आपकी मदद कर सकते हैं? चूंकि सीईओ ने आपको परियोजना सौंपी है, वह घटना से बाहर क्या चाहता है? घटना कब होगी? कहा पे? बजट क्या है?
जितना हो सके उतना जानकारी इकट्ठा करें। यह वह कंकाल होगा जिस पर आप परियोजना योजना बनाते हैं।
टीम बनाएं
इस परियोजना को सफल बनाने के लिए आपको अन्य संसाधनों की क्या आवश्यकता है? क्या ऐसे अन्य विभागों में लोग हैं जो इस घटना को सफल बनाने में आपकी मदद कर सकते हैं? मदद पाने के लिए आपको क्या करने की ज़रूरत है? क्या आप सिर्फ पूछ सकते हैं या आपको अपने मालिक से औपचारिक अनुमोदन प्राप्त करने की आवश्यकता है? आपको उनसे कितना समय चाहिए? आपको प्रदान करने के लिए उन्हें किस विशिष्ट कौशल की आवश्यकता है? क्या कोई और व्यक्ति उस कौशल को प्रदान कर सकता है यदि आप जिस व्यक्ति को चाहते हैं वह उपलब्ध नहीं है?
चूंकि यह एक कंपनी की व्यापक बैठक है, एचआर कैसे मदद कर सकता है?
क्या आपको सुविधाएं विभाग से सहायता चाहिए? विपणन विभाग के बारे में क्या? क्या आपको उस क्षेत्र में मदद की ज़रूरत है?
एजेंडा की योजना बनाएं
एक बार जब आप जानते हों कि मीटिंग कब तक चली जाएगी, तो आप समय ब्लॉक भरना शुरू कर देंगे। क्या आपको एक शुरुआती स्पीकर चाहिए? वह कौन होगा? क्या आप उपस्थित लोगों को एक साथ रखने जा रहे हैं या आप उन्हें कार्यक्रम के एक हिस्से के लिए छोटे समूहों में तोड़ देंगे?
आपको कितने अन्य वक्ताओं की आवश्यकता होगी? यदि आप तोड़ते हैं तो छोटे सत्रों की सुविधा कौन करेगा?
क्या कार्यक्रम एक दिन से अधिक समय लेगा? आप दिन वन कैसे बंद करेंगे? आप दो दिन फिर से कैसे खुलेंगे?
अंत में आप कैसे लपेटेंगे? क्या आपको एक समापन भाषण की ज़रूरत है? यदि आप एक बुक करते हैं तो होटल से बाहर निकलने वाले लोगों की रसद कैसे संभालेंगे?
अंतरिक्ष खोजें
पता लगाएं कि कितने लोग आ रहे हैं। फिर निर्धारित करें कि आपको कितनी जगह चाहिए। घटना कब आयोजित की जाएगी? क्या कॉर्पोरेट कार्यालय में कोई कमरा है या क्या आपको बड़ी जगह चाहिए? क्या सीईओ बैठक को ऑफ-साइट चाहता है ताकि लोग ध्यान केंद्रित कर सकें, या क्या वह कार्यालय में इसे कम से कम करने के लिए कार्यालय में रख सकता है?
आपके क्षेत्र में कौन सी संपत्ति आपको आवश्यक स्थान प्रदान कर सकती है? क्या हवाईअड्डे के पास एक होटल शहर से बाहर आने वाले लोगों के लिए यात्रा के समय को कम करने के लिए एक अच्छा विकल्प है या क्या आपको शहर से बाहर कुछ मिलना चाहिए जो शांत हो जाएगा?
विभिन्न स्थानों पर उनकी सुविधाओं के लिए क्या शुल्क लगता है? वे क्या शामिल करते हैं और आपको क्या खरीदने और लाए जाने की आवश्यकता होगी? क्या वे आपके लिए काम करने के लिए एक व्यक्ति को आवंटित करेंगे? सामग्री और लोगों के बाहर से उनकी नीति क्या है?
इसे हटा
कम से कम इनमें से अधिकतर प्रश्नों के उत्तर इकट्ठा करने के बाद, आप परियोजना योजना को एक साथ रखना शुरू कर सकते हैं।
याद रखें कि हम यहां जो दिखा रहे हैं वह परियोजना कार्यों की सूची है, केवल कार्य टूटने की संरचना (डब्लूबीएस)। इसमें कार्यों या समय- सारिणी के बीच किसी भी निर्भरता शामिल नहीं है। बाद में जोड़ा जाएगा।
नमूना कंपनी मीटिंग परियोजना योजना
परियोजना प्रबंधन के बुनियादी उपकरण का उपयोग करके एक परियोजना की योजना बनाने के तरीके में , हमने योजना नियोजन के दौरान परियोजना नियोजन के दौरान सोच और परियोजना प्रबंधन कौशल का उपयोग करके चर्चा की। यहां बताया गया है कि कैसे एक परियोजना योजना कार्य टूटने की संरचना (डब्लूबीएस) एक कंपनी की बैठक की योजना बनाने के लिए एक परियोजना की तलाश कर सकती है:
1. परियोजना की पूर्व योजना
- बजट निर्धारित करें
- परियोजना लक्ष्यों को स्थापित करने के लिए सीईओ के साथ चर्चा करें
- युक्तियों के लिए पिछले परियोजना प्रबंधक (पीएम) से संपर्क करें
- हितधारक सूची का निर्धारण करें
- इनपुट के लिए हितधारकों से संपर्क करें।
- घटना के लिए पसंदीदा तिथि स्थापित करें
- निर्धारित करें कि कितने स्पीकर / प्रस्तुतकर्ता की आवश्यकता है
- निर्धारित करें कि कितने समर्थन कर्मचारियों की आवश्यकता है
- निर्धारित करें कि कितने कर्मचारी भाग लेंगे
- घटना के लिए संभावित स्थानों की सूची
2. परियोजना टीम का निर्माण करें
- विपणन से प्रतिनिधि प्राप्त करें
- एचआर से प्रतिनिधि प्राप्त करें
- देखें कि खरीदारी किसी को मदद करने के लिए असाइन करेगी या नहीं
- सुसान से सभी वक्ताओं के विवरणों को संभालने के लिए कहें
- सुविधाओं से प्रतिनिधि प्राप्त करें
- अनुसूची परियोजना टीम किक-ऑफ मीटिंग
3. एजेंडा विकसित करें
3 ए प्लान डे वन
- प्रारंभ समय सेट करें
- समय निर्धारित करें, पंजीकरण के लिए जगह और स्टाफ की व्यवस्था करें
- सुबह सत्र की लंबाई निर्धारित करें
- भाषणों की लंबाई निर्धारित करें
- सुबह सत्र के लिए आवश्यक वक्ताओं की संख्या की गणना करें
- भर्ती वक्ताओं
- योजना मध्य-सुबह ब्रेक (समय और लंबाई)
- ब्रेक के दौरान सम्मेलन कक्ष के ताज़ा करने की व्यवस्था करें (पानी, कचरे, आदि)
- योजना लंच ब्रेक (समय, लंबाई, स्थान, मेनू, जो भुगतान करता है)
- योजना दोपहर का सत्र (लंबाई, वक्ताओं की संख्या)
- भर्ती दोपहर के वक्ताओं
- योजना दिवस एक बंद (समय, कौन, लंबाई)
3 बी प्लान डे टू
- प्रारंभ समय सेट करें
- सुबह सत्र की लंबाई निर्धारित करें
- सुबह सत्र के लिए आवश्यक वक्ताओं की संख्या की गणना करें
- भर्ती वक्ताओं
- योजना मध्य-सुबह ब्रेक (समय और लंबाई)
- ब्रेक के दौरान सम्मेलन कक्ष के ताज़ा करने की व्यवस्था करें (पानी, कचरे, आदि)
- योजना लंच ब्रेक (समय, लंबाई, स्थान, मेनू, जो भुगतान करता है)
- योजना दोपहर का सत्र (लंबाई, वक्ताओं की संख्या)
- भर्ती दोपहर के वक्ताओं
- योजना समापन भाषण (समय, कौन, लंबाई)
- होटल के साथ चेक-आउट समय व्यवस्थित करें
4. अंतरिक्ष की योजना बनाएं
- उपस्थित लोगों की संख्या निर्धारित करें
- योजना बैठने की व्यवस्था (पंक्ति बनाम टेबल)
- आवश्यक स्थान की गणना करें
- उस स्थान की मात्रा (लागत, स्थान, सेवाएं शामिल) के साथ उपलब्ध स्थानों की जांच करें
- प्रत्येक दिन और कुल वक्ताओं की संख्या की गणना करें
- आवश्यक संख्या कर्मचारियों और संख्या का निर्धारण करें
- पता लगाएं कि कितने उपस्थित लोगों / वक्ताओं / कर्मचारियों को कमरों की आवश्यकता होगी
- उपलब्ध स्थानों के साथ लागत और तिथियों पर बातचीत करें
- चयनित स्थान के साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर करें
5. घटना को प्रचारित करें
- घटना स्थान के साथ सभी विवरण को अंतिम रूप दें
- सुनिश्चित करें कि उपस्थित लोगों को अधिसूचित किया गया है
- विषय और प्रस्तुति समय / दिन के सभी वक्ताओं को सूचित करें
- कर्तव्यों और बदलावों के सभी सहायक कर्मचारियों को सूचित करें
- उपस्थित लोगों से आरएसवीपी प्राप्त करें
- आवश्यकतानुसार प्रतिस्थापन उपस्थिति को सूचित करें
6. ऊपर का पालन करें
- सभी वक्ताओं से ड्राफ्ट भाषण प्राप्त करें
- अंतिम भाषणों की समीक्षा करें
- सभी उपस्थित लोगों, वक्ताओं, कर्मचारियों के लिए नाम टैग प्राप्त करें
- उपस्थित लोगों के लिए किसी भी सामग्री और उपहार खरीदें
- घटना स्थान के साथ पुन: पुष्टि करें
7. समीक्षा और दर
- सभी उपस्थित लोगों को संतुष्टि सर्वेक्षण भेजें
- सभी वक्ताओं को समीक्षा सर्वेक्षण भेजें
- सभी वक्ताओं और कर्मचारियों को धन्यवाद भेजें
- प्रोजेक्ट टीम के साथ क्लोज-आउट मीटिंग आयोजित करें
आगे की योजना
उपरोक्त प्रोजेक्ट प्लान वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्लूबीएस) एक कंपनी की बैठक की योजना बनाने के लिए एक नमूना दिखाता है। यह सिर्फ एक रूपरेखा है। परियोजना टीम को अभी भी इन वस्तुओं पर काम करने और उनमें से कई पर विस्तार करने की आवश्यकता होगी। इसके अलावा, उन्हें प्रत्येक कार्य, कार्यों के सापेक्ष महत्व और कार्यों के बीच अंतर-संबंध / निर्भरताओं के लिए आवश्यक समय पर काम करने की आवश्यकता होगी।