औपचारिक परियोजनाएं पांच चरणों की प्रक्रिया का पालन करें
- शुरुआत: परियोजना टीम गठन, परियोजना चार्टर और किक-ऑफ।
- योजना: परियोजना के दायरे को अंतिम रूप देने, विस्तृत कार्य टूटने को परिभाषित करने, जोखिम का आकलन करने, संसाधन आवश्यकताओं की पहचान करने, अनुसूची को अंतिम रूप देने और वास्तविक कार्य की तैयारी करने के लिए।
- निष्पादन: परियोजना परिभाषा और दायरे द्वारा आवश्यक वास्तविक कार्य निष्पादित करना।
- निगरानी और नियंत्रण: निष्पादन चरण के दौरान संसाधनों और बजट का वास्तविक प्रबंधन , रिपोर्टिंग और नियंत्रण।
- परियोजना बंद: परियोजना की डिलीवरी, सीखे गए पाठों का मूल्यांकन, परियोजना टीम स्थगित करना।
पारंपरिक परियोजना प्रवाह
परियोजना के आकार के बावजूद, चरणों के माध्यम से आंदोलन वही है। इस परियोजना को एक चार्टर के साथ शुरू किया गया है या लात मार दिया गया है जो परियोजना प्रबंधक की पहचान करता है और परियोजना के महत्व का वर्णन करता है।
एक बार परियोजना शुरू हो जाने के बाद, यह योजना चरण में चली जाती है। यहां, कोर और कार्य दल परियोजना के क्षेत्र को प्राप्त करने और समय, लागत, संसाधनों और जोखिमों के अनुमानों और आकलनों को विकसित करने के लिए आवश्यक कार्य को पूरा करने की पहचान करते हैं।
नियोजन चरण के बाद, कार्य पूर्ववर्ती या पूर्ववर्ती गतिविधियों से उत्तराधिकारी गतिविधियों तक जाने के लिए आवश्यक परिभाषित आदेश में शुरू होता है और होता है।
इस चरण में परियोजना निर्भरता एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है।
जबकि निष्पादन आगे बढ़ रहा है प्रोजेक्ट मैनेजर और टीम के सदस्यों की निगरानी, समग्र परियोजना गतिविधियों पर जोर देने के साथ, समग्र परियोजना पर रिपोर्ट और नियंत्रण। यह कार्य तब तक जारी रहता है जब तक कि निष्पादन चरण पूरा नहीं होता है और परियोजना ग्राहक को दी जाती है।
अंतिम चरण, प्रोजेक्ट क्लोज़ में, डिलीवरी को लपेटना, परियोजनाओं को सीखने और परियोजना को स्थगित करना शामिल है ताकि सदस्य अपनी अगली पहल पर जा सकें।
फुर्तीली या पुनरावृत्ति विकास-प्रकार परियोजनाओं के लिए, योजना और निष्पादन शॉर्ट स्पर्ट्स या स्पिंट्स में होता है, जब तक कि ग्राहक की संतुष्टि के लिए परियोजना पूरी नहीं हो जाती है।
प्रत्येक चरण के लिए विस्तृत स्पष्टीकरण
शुरुआत: एक ठोस परियोजना की शुरुआत न केवल आपकी परियोजना को सफलता के लिए स्थापित करेगी , बल्कि यह भविष्य के सभी चरणों के लिए आधारभूत कार्य भी करेगी। दीक्षा के दौरान, आपको प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों को सौंपा जाएगा, उन्हें समग्र परियोजना लक्ष्यों पर संक्षिप्त करें और ग्राहक या परियोजना के मालिक से जितना संभव हो सके सवाल पूछें ताकि आप परियोजना को कुशलता से योजना बना सकें। परियोजना के बारे में टीम उत्साह बनाने और परियोजना के नियोजन को प्रभावित करने वाले किसी भी अंतिम मिनट के विवरण को इकट्ठा करने का यह एक अच्छा समय भी है। अतिरिक्त चरणों में शामिल हैं:
- हितधारक विश्लेषण
- एक कार्यकारी प्रायोजक का असाइनमेंट
- चार्टर दस्तावेज़ विकास और संचार
- औपचारिक किक-ऑफ मीटिंग
योजना : एक बार जब आपने परियोजना शुरू की और सभी प्रासंगिक जानकारी एकत्र कर ली, तो आप अपनी परियोजना की योजना बनाना शुरू कर देंगे। नियोजन चरण आपकी परियोजना के आकार पर निर्भर करता है, आपको कितनी जानकारी व्यवस्थित करना है और आपकी टीम कितनी बड़ी है।
नियोजन का अंतिम परिणाम एक स्पष्ट परियोजना योजना या अनुसूची होना चाहिए, जिससे हर कोई अपने निर्दिष्ट कार्यों का पालन करेगा। प्रोजेक्ट की योजना बनाते समय एक प्रोजेक्ट-प्लानिंग प्रोग्राम जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट या बेसकैम्प का उपयोग करना बेहद सहायक है। यदि आपके पास इनमें से किसी एक प्रोग्राम तक पहुंच नहीं है, तो नि: शुल्क परियोजना नियोजन सॉफ्टवेयर के लिए ऑनलाइन सामान्य खोज करें। हालांकि एक परियोजना नियोजन कार्यक्रम का उपयोग करना सहायक है, यह हमेशा आवश्यक नहीं है। अपनी योजना बनाने और टीम को संवाद करने के लिए एक्सेल और वर्ड का उपयोग करना उतना ही प्रभावी है। नियोजन चरण में विशिष्ट कार्यों में शामिल हैं:
- विभिन्न हितधारकों के लिए एक संचार योजना बनाना
- एक विस्तृत कार्य टूटने की संरचना का विकास।
- महत्वपूर्ण पथ की पहचान करना।
- परियोजना योजना पर संसाधनों को प्लॉट करना और परियोजना निर्भरताओं और संसाधन बाधाओं के आधार पर काम की अनुक्रम को परिष्कृत करना।
- एक विस्तृत कार्यक्रम का विकास।
- जोखिम का आकलन करना और जोखिम प्राथमिकता और शमन योजना विकसित करना।
निष्पादन: अब जब आपके पास एक ठोस परियोजना योजना है, तो टीम अपने असाइन किए गए कार्यों के खिलाफ परियोजना को निष्पादित करना शुरू कर सकती है। यह वह चरण है जहां हर कोई वास्तव में काम करना शुरू कर देता है। आप आधिकारिक तौर पर निष्पादन चरण को व्यक्तिगत रूप से बैठकों के साथ बंद करना चाहते हैं ताकि सभी को यह सुनिश्चित किया जा सके कि उन्हें परियोजना के अपने हिस्से को निष्पादित करने की आवश्यकता है। टीम को सही ट्रैक पर शुरू करना परियोजना की सफलता के लिए अभिन्न अंग है, इसलिए शेड्यूल और संचार योजना स्पष्ट रूप से स्पष्ट करती है।
निगरानी और नियंत्रण: हालांकि परियोजना निष्पादन चरण में है, आप यह सुनिश्चित करने के लिए निगरानी और नियंत्रण शुरू कर देंगे कि यह योजनाबद्ध रूप से आगे बढ़ रहा है। प्रोजेक्ट की निगरानी और नियंत्रण करने के कई तरीके हैं। टीम के नेताओं के साथ आरामदायक चेक-इन, दैनिक "स्टैंड-अप" या अधिक औपचारिक साप्ताहिक स्थिति मीटिंग आयोजित की जाती है। इन मीटिंग्स या संचार चैनलों से निकलने वाली जानकारी फीडबैक लूप को सूचित करेगी और आखिरकार परियोजना के लिए आवश्यक किसी भी पुन: नियोजन और समायोजन को सूचित करेगी। इस चरण में अतिरिक्त महत्वपूर्ण गतिविधियों में शामिल हैं:
परियोजना की स्थिति के बारे में हितधारक जागरूकता सुनिश्चित करने के लिए अपनी पूर्व-स्थापित संचार योजना का पालन करना।
महत्वपूर्ण पथ पर काम करने वाली टीमों और कार्य गतिविधियों की निगरानी करना।
समानांतर या जहां आवश्यक हो, गतिविधियों को जोड़कर अनुसूची को दुर्घटनाग्रस्त कर, तेजी से ट्रैकिंग या गतिविधियों को पूरा करके अनुसूची प्रदर्शन में सुधार के अवसरों की पहचान करना।
नियोजित लागत बनाम वास्तविक बनाम निगरानी।
कुछ मामलों में, परियोजना योजना के लिए अर्जित मूल्य पर निगरानी, गणना और रिपोर्टिंग।
जोखिमों की निगरानी और कम करना और आवश्यकतानुसार जोखिम योजना को परिष्कृत करना।
प्रोजेक्ट बंद करें: एक बार आपके प्रोजेक्ट के सभी विवरण और कार्य ग्राहक या प्रोजेक्ट स्वामी द्वारा पूर्ण और अनुमोदित हो जाते हैं; अंततः आप अपनी परियोजना को बंद कर सकते हैं। एक परियोजना का समापन इसकी शुरुआत, नियोजन और निष्पादन के समान ही महत्वपूर्ण है। आप परियोजना से सारी जानकारी दस्तावेज करना और इसे व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित करना चाहते हैं ताकि यदि आवश्यक हो तो आप इसे वापस जा सकते हैं। परियोजना पर पोस्ट-मॉर्टम रखने का भी एक अच्छा समय है, इसलिए सभी टीम के सदस्य इस परियोजना के दौरान सही या गलत क्या हो सकते हैं, इस पर प्रतिबिंबित कर सकते हैं। इसे दस्तावेज भी किया जाना चाहिए ताकि परिणाम अन्य परियोजना सदस्यों के साथ साझा किया जा सके और एक परियोजना इतिहास फ़ोल्डर में दायर किया जा सके। आखिरकार, प्रोजेक्ट टीम को औपचारिक रूप से स्थगित करना महत्वपूर्ण है, जो आपकी फर्म की नीति द्वारा दर्शाए गए फीडबैक और प्रदर्शन मूल्यांकन प्रदान करता है।
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आर्ट पेटी द्वारा अपडेट किया गया