इन टाइम्सशीट्स पर डेटा इनपुट, आमतौर पर रचनात्मक विभाग के कर्मचारियों द्वारा, परियोजना के हर हिस्से पर खर्च किए गए घंटों को लॉग करता है।
इसका मतलब यह नहीं है कि अभियान का निर्माण, लेकिन प्रारंभिक ब्रीफिंग , ग्राहक प्रस्तुति, और यहां तक कि शूट और उत्पादन स्टूडियो में बिताए गए समय का भी अर्थ है। केवल समय व्यतीत करने के तरीके की एक स्पष्ट तस्वीर प्राप्त करके, एक एजेंसी प्रभावी रूप से वर्कलोड, क्लाइंट बिलिंग व्यवस्था और टीमों के बीच आवंटित करने के तरीके को प्रभावी ढंग से संभाल सकती है।
टाइम्सशीट संक्षेप में
विज्ञापन के शुरुआती दिनों में, उस युग के इतने सारे कार्यों की तरह, कागज़ पर पेन्स और पेंसिल के साथ मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड किया गया था (और बहुत सारी मिटाने)। इन दिनों, कंप्यूटर के एक परिष्कृत टुकड़े का उपयोग कर कंप्यूटर या टैबलेट में समय दर्ज किया जाता है जो सभी किस्मों की रिपोर्ट खींच सकता है। अधिकांश दुकानों में एक बहुत ही समान टेम्पलेट होता है जिसमें निम्न शामिल हैं:
- नौकरी संख्या
- ग्राहक
- हाथ में काम
- कोई भी और सभी निर्दिष्ट स्टाफ
- काम की तारीख और संख्या काम किया
- कीमत प्रति घंटे
- अधिक समय तक
किसी ग्राहक के लिए प्रोजेक्ट प्रारंभ करते समय, खाता प्रबंधक या ट्रैफ़िक प्रबंधक नौकरी संख्या खोल देगा और घंटों को ट्रैक करना शुरू कर देगा।
ये आम तौर पर ग्राहक को दिए गए प्रस्ताव या बोली से मेल खाते हैं, और मुख्य रूप से अनुसंधान, योजना और रणनीति, रचनात्मक विकास, उत्पादन और परियोजना प्रशासन में बिताए गए घंटों में विभाजित हो जाएंगे।
यदि सभी योजनाबद्ध हो जाते हैं, तो परियोजना पर खर्च किए गए वास्तविक घंटे अनुमान के साथ अच्छी तरह से संबंधित होंगे, लेकिन आमतौर पर यह मामला नहीं है।
क्रिएटिव डेवलपमेंट अक्सर प्रक्रिया के किसी अन्य हिस्से की तुलना में अधिक समय खाता है, दिशा में बदलाव, ग्राहक प्रतिक्रिया, या संक्षेप में क्रैक करने में असमर्थता के कारण। यह ग्राहक के साथ विवाद का मुद्दा बन सकता है क्योंकि वे रचनात्मक समय पर बहुत अधिक पैसा खर्च नहीं करना चाहते हैं क्योंकि रचनात्मक विभाग को समाधान की पहचान करने में परेशानी हो रही है।
हालांकि, टाइम्सशीट उस समय को ट्रैक करने के लिए सही तरीके से भरना चाहिए और ग्राहक को दिखाएं कि पैसा कैसे खर्च किया गया था, और एजेंसी ने कैसे संचालित किया। यह देखने का एक अच्छा तरीका है कि क्या कुछ परियोजनाएं लाभ को बदलने के लिए बहुत श्रम-केंद्रित हैं, या यदि अन्य ग्राहक आगे के काम के लिए उस ग्राहक में निवेश की योग्यता के रूप में बहुत आकर्षक हैं। और संक्षेप में, यह टाइम्सशीट की भूमिका है।
टाइम्सशीट के पेशेवर
यहां बताया गया है कि टाइमशीट किसी भी एजेंसी का जीवनकाल क्यों है:
- धन - टाइम्सशीट एक एजेंसी (यहां तक कि घर में) दिखाती है कि प्रत्येक अभियान के प्रत्येक भाग के लिए कितने घंटे रिकॉर्ड किए गए थे। यह देखना आसान है कि क्या क्लाइंट का रखरखाव इसके लायक है, या यदि क्लाइंट को प्रोजेक्ट-बाय-प्रोजेक्ट आधार पर रखने का समय है। एक इन-हाउस एजेंसी के साथ, उस समय सीधे बिलिंग नहीं हो सकता है, लेकिन यह प्रबंधन दिखाता है कि वे रचनात्मक विभाग के समय का कितना प्रभावी ढंग से उपयोग कर रहे हैं। यदि यह पता चला है कि वे अपने समय का 9 0% व्यवसाय के एक पहलू पर खर्च कर रहे हैं, जो कुछ लाल झंडे बना सकते हैं।
- पारदर्शिता - यदि टाइम्सशीट सही तरीके से की जाती हैं, तो यह देखना आसान है कि चीजें आसानी से कहां काम कर रही हैं, और जहां बाधाएं या अक्षमताएं रेंग रही हैं। एक कॉपीराइटर एक क्लाइंट पर आधा समय क्यों खर्च कर रहा है? और यदि अधिक रचनात्मक की आवश्यकता है, तो टाइम्सशीट पर एक त्वरित नज़र देखेंगे कि क्या विभाग अधिक काम कर रहा है।
- वचनबद्धता और उत्तरदायित्व - अधिकांश ग्राहक एक परियोजना पर कुछ घंटों खर्च करने की उम्मीद करते हैं। अगर उन्हें विश्वास नहीं है कि नौकरी में सही प्रयास किए गए हैं, तो टाइम्सशीट अन्यथा कहने के लिए डेटा प्रदान कर सकती है। यह कुछ ग्राहकों को दिखाने का भी एक तरीका है कि वे एजेंसी से कितना मूल्य प्राप्त कर रहे हैं।
- विश्लेषण - पिछला प्रदर्शन अक्सर भविष्य का एक अच्छा संकेतक होता है। यदि कोई ग्राहक एजेंसी से जीवन को चूस रहा है और इसे हर किसी पर नरक बना रहा है, तो टाइम्सशीट का डेटा दिखा सकता है कि क्या उस ग्राहक को चारों ओर रखने के लायक है, या यदि उन्हें जाने देने का समय है। समीकरण के दूसरी तरफ, यह एक एजेंसी को कुछ ग्राहकों की लाभप्रदता दिखा सकता है, जिसके लिए न्यूनतम रचनात्मक कार्य और प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन निवेश पर अधिकतम वापसी होती है।
टाइम्सशीट्स का विपक्ष
उन सभी प्लस प्वाइंट्स के साथ, समस्या क्या है? खैर, एजेंसी के नंबर क्रंचर्स को छोड़कर लगभग हर किसी द्वारा टाइम्सशीट सार्वभौमिक रूप से छेड़छाड़ की वजह है:
- समय - विशेष रूप से रचनात्मक विभागों में एजेंसियों में बहुत से लोग प्रशासन में अपने किसी भी समय को समर्पित नहीं करना चाहते हैं। एक रचनात्मक के रूप में, घंटों में भरने के लिए एक महान रचनात्मक दिमागी तूफान से तोड़ने के लिए हानिकारक हो सकता है। कई खाता प्रबंधकों को एक ही समस्या है। यह विडंबना है, लेकिन टाइम्सशीट के लिए समय शायद ही आवंटित किया जाता है।
- त्रुटियां - यह सीधे पहले बिंदु पर जाती है। कई क्रिएटिव महीने की बिलिंग रिपोर्ट के अंत से पहले अंतिम मिनट तक टाइम्सशीट छोड़ देंगे। और इसका मतलब है कि टाइम्सशीट की शुद्धता काफी अच्छी तरह से अपील करने के लिए जाती है। यह याद रखना मुश्किल है कि आपने दो हफ्ते पहले एक नौकरी पर कितने मिनट बिताए थे, इसलिए यह अक्सर अनुमान लगाने का एक टुकड़ा होता है। यदि टाइम्सशीट का अनुमान लगाया जाता है, तो यह उन्हें लगभग बेकार बनाता है।
- गरीब फोकस - समय उत्कृष्ट विज्ञापन का एक महान संकेतक नहीं है । एक दुकान 40 घंटे खर्च कर सकती है और नोट का उत्पादन नहीं कर सकती है, दूसरा 10 काम कर सकता है और एक उत्कृष्ट कृति का उत्पादन कर सकता है। टाइम्सशीट सोचने की गुणवत्ता रिकॉर्ड नहीं करते हैं, बस इसे करने में व्यतीत समय।
टाइम्सशीट का भविष्य
टाइम्सशीट यहां रहने के लिए हैं, और उन्हें मैन्युअल रूप से किया जाना चाहिए। स्वचालित समय ट्रैकिंग काम नहीं करती है, क्योंकि इसे मैन्युअल प्रारंभ और रोकना आवश्यक है। यदि आप घड़ी शुरू करना भूल जाते हैं, तो आप घंटों खो देते हैं। इसे रोकने के लिए भूल जाओ और कुछ गरीब ग्राहक को किसी अन्य परियोजना पर खर्च किए गए कार्यों के घंटों के लिए बिल भेजा जा रहा है। इसके बदले में, ओवरबिलिंग और एक मूल्यवान ग्राहक के नुकसान के साथ समस्याएं (और यहां तक कि मुकदमे) भी हो सकती हैं।
अच्छा समय ट्रैकिंग की गारंटी देने का एकमात्र तरीका यह है कि प्रत्येक दिन दोपहर के भोजन से पहले और फिर घर जाने से पहले एजेंसी अपडेट टाइम्सशीट में दिन में कम से कम दो बार आग्रह किया जाता है। यदि यह किया जाता है, तो टाइम्सशीट सटीक और सहायक होगी। और यदि यह नहीं किया जा रहा है, तो एजेंसियों को प्रेरणा के साथ रचनात्मक होना चाहिए। समय ट्रैकिंग प्रक्रिया को प्रोत्साहन देने का एक तरीका खोजें।
उन कर्मचारियों को दें जो अपने समय का सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड साप्ताहिक बोनस, या शुक्रवार को कुछ घंटे दूर रखें। यह समय और धन की बर्बादी की तरह प्रतीत हो सकता है, लेकिन प्रत्येक सप्ताह यहां या वहां कुछ सौ रुपये की तुलना में सटीक टाइमशीट एजेंसी के लिए कहीं अधिक मूल्यवान हो सकती है।