यदि आप अपने संगठन के प्रतिनिधि के रूप में एक पत्र लिख रहे हैं, तो पता है कि कुछ कंपनियां अपने कर्मचारियों को स्वतंत्र रूप से संदर्भ पत्र लिखने की अनुमति देती हैं, अन्य लोग उन्हें पूरी तरह से सेंसर या प्रतिबंधित कर सकते हैं।
इसलिए, यह सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें कि आपकी नियोक्ता की नीतियां सहमति देने से पहले क्या हैं।
कई संगठनों में संदर्भ मानव संसाधन (एचआर) के माध्यम से भी होते हैं। आगे बढ़ने से पहले अपनी कंपनी की नीतियों से जांचें।
यदि आप एक व्यवसाय स्वामी हैं और वर्तमान या पूर्व ठेकेदार आपके द्वारा एक सिफारिश पत्र का अनुरोध करते हैं, तो अपने विवेकाधिकार का उपयोग करने के लिए निम्न मार्गदर्शिका पढ़ें।
आपको एक सिफारिश पत्र कब लिखना चाहिए
उम्मीदवार वह व्यक्ति होना चाहिए जिसे आप काफी अच्छी तरह जानते हैं और जिसके साथ आपने हाल ही में काम किया है। उदाहरण के लिए, आप दस साल पहले काम करने वाले किसी व्यक्ति के लिए सिफारिश नहीं दे सकते हैं या जिसके साथ आपने केवल एक महीने तक काम किया है। यद्यपि यह आकर्षक हो सकता है, आप या तो पुराने या पर्याप्त, जानकारी पर निर्भर रहेंगे, जिनमें से दोनों भ्रामक हो सकते हैं। जानने का कोई तरीका नहीं है। इसलिए, जब तक कि आप वास्तव में किसी के मौजूदा कौशल से बात नहीं कर सकते, विनम्रता से उनके अनुरोध को अस्वीकार कर दें।
आपको उम्मीदवार को एक भूमिका में जानना चाहिए जो आपको एक सार्थक संदर्भ लिखने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, यदि आपने व्यक्ति के साथ एक स्वतंत्र लेखक के रूप में काम किया है लेकिन वह अब कुत्ते के चलने वाले व्यवसाय शुरू कर रहा है, तो आप किसी अन्य क्षेत्र में अपने कौशल को प्रमाणित नहीं कर सकते हैं।
ऐसे मामलों में, गिरावट करना सबसे अच्छा है और शायद सलाह दी जाती है कि बेहतर उम्मीदवार कौन करेगा। यदि वह कुत्ते के चलने वाले व्यवसाय को शुरू करना चाहता है, तो उसके पास पहले से ही एक स्थिर ग्राहक होना चाहिए जो वास्तव में अपनी क्षमताओं के लिए प्रतिबद्ध हो सके।
केवल पत्र लिखें यदि आप ईमानदारी से सकारात्मक संदर्भ दे सकते हैं। यदि आपके प्रदर्शन के बारे में कहने के लिए आपके पास कुछ भी सकारात्मक नहीं है, तो ईमानदार बात करें और कहें कि आप योगदान करने में असमर्थ हैं।
यदि आप बहाना देने के लिए बाध्य महसूस करते हैं क्यों:
- पूरी तरह से ईमानदार रहें और कहें कि आप उनकी ओर से सहज लेखन महसूस नहीं करते हैं।
- एक सफेद झूठ बोलो जैसे "मैं अनुशंसा पत्र लिखने की स्थिति में नहीं हूं।"
हालांकि आप अजीब या दोषी महसूस कर सकते हैं, अपने अंतर्ज्ञान पर भरोसा करें। इसके अलावा, एक अनौपचारिक पत्र न तो आवेदक और न ही उनके संभावित नियोक्ता को अच्छी तरह से सेवा प्रदान करेगा।
तथ्यों पर चिपकाओ
एक बार जब आप पत्र लिखने के लिए सहमत हो जाते हैं, तो इसे ध्यान में रखें और केवल उस जानकारी को शामिल करें जो तथ्यात्मक और सत्य है । कुछ ऐसा कहने से बचें जो सख्ती से राय है - यह किसी के खिलाफ भविष्य के रोजगार के लिए विचार किया जा सकता है और संभावित रूप से आपके और आपकी कंपनी के लिए कानूनी समस्याएं हो सकती हैं। एक उदार दावा करना, "लुइसा एक शानदार लेखक है," अपने आप पर खतरनाक है। आपको बाहरी मान्यता या उसके काम से प्राप्त एक पुरस्कार के साथ इसका समर्थन करने में सक्षम होना चाहिए। यदि आप नहीं कर सकते हैं, तो आप कह सकते हैं, "लुइसा ने लगातार हमारे लिए बड़ी सामग्री बनाई।"
एक ही नस में, अतिरंजित और अत्यधिक सकारात्मक बयान से बचें। यदि आप किसी को बहुत अधिक बनाते हैं, तो पत्र भविष्य के ग्राहकों या नियोक्ताओं के साथ कोई भार नहीं ले सकता है।
एक संदर्भ पत्र कैसे संरचना करें
1. उम्मीदवार को अपनी स्थिति और अपने रिश्ते को स्थापित करने के लिए शुरुआती अनुच्छेद में स्वयं को पेश करें।
पाठक को यह बताएं कि आप ऐसे पत्र तैयार करने के लिए योग्य क्यों हैं।
2. उम्मीदवार के बारे में तथ्यों की पुष्टि करें और जहां वह वर्तमान में नियोजित है (यदि वह है):
- व्यक्ति का नौकरी शीर्षक और कंपनी
- आपने उस व्यक्ति के साथ कब तक काम किया
- जब आप उस व्यक्ति के साथ काम करते हैं, यदि आप वर्तमान में नहीं हैं
- आपके व्यापार संबंध की प्रकृति या जिस क्षमता में आपने उम्मीदवार के साथ काम किया था।
- अपने पेशेवर सेवाओं से संबंधित उम्मीदवार के कौशल और गुणों के अपने फैसले की पेशकश करें। कौशल, समस्या सुलझाने या समय प्रबंधन जैसे लेखन के रूप में उनके सबसे मूल्यवान लक्षणों पर जोर दें। आप किसी असाधारण क्षमताओं को निकाल सकते हैं, यह बताते हैं कि आप उन्हें खुशी से पुनर्निर्माण करेंगे, और विशेष रूप से ध्यान दें कि उनकी पेशेवर सेवाओं ने आपको और आपके संगठन को कैसे लाभ पहुंचाया।
4. जब आप फिट देखते हैं तो कोई अतिरिक्त उदाहरण या उपाख्यानों को जोड़ने के लिए अंतिम पैराग्राफ का उपयोग करें।
5. आखिरकार, किसी और प्रश्न का उत्तर देने या अनुवर्ती जानकारी प्रदान करने के लिए पेशकश करके बंद करें।
व्यावसायिक संदर्भ पत्र पेशेवर सेवाओं की सिफारिश करते हैं
पेशेवर सेवाओं की सिफारिश करने वाले निम्नलिखित व्यावसायिक संदर्भ पत्रों की समीक्षा करें।
उदाहरण 1
प्रिय श्री एग्ग्लेस्टन,
मैं डैनियल लाइटहार्ट, सीपीए की सेवाओं की सिफारिश करने के लिए लिख रहा हूं। डैनियल पिछले पंद्रह वर्षों से हमारे एकाउंटेंट और बुककीपर के रूप में मेरी कानूनी फर्म के लिए काम कर रहा है। विस्तार से उनके ज्ञान और ध्यान ने हाल ही में मंदी के दौरान और एक बड़े पुनर्गठन के माध्यम से हमारी कंपनी को ट्रैक पर रखने में सहायता की है।
मुझे डैनियल की लेखांकन सेवाओं की सिफारिश करने में विश्वास है।
वह न केवल पूरी तरह से, बल्कि काम करने में आसान है और हमेशा मेरी चिंताओं पर चर्चा करने और सवालों के जवाब देने के लिए समय लेने के लिए तैयार है।
यदि आपके कोई और प्रश्न हैं, तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें।
सादर,
एनाबेल सेबेस्टियन
साथी, सेबेस्टियन और एसोसिएट्स
कार्यालय: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
उदाहरण # 2
प्रिय सुश्री केली,
मैं एबीसी घड़ियां का उपाध्यक्ष माइकल ब्राउन की मार्केटिंग सेवाओं की सिफारिश करने के लिए लिख रहा हूं। माइकल ने जुलाई 2012 से जनवरी 2016 तक हमारे लिए कई सफल अभियान बनाए और कार्यान्वित किए।
उनकी डिजाइन सॉफ्टवेयर विशेषज्ञता ने उनकी सहयोगी और अभिनव भावना के साथ-साथ उन्हें अपनी सबसे महत्वपूर्ण परियोजनाओं के लिए विशेषज्ञ बनने के लिए प्रेरित किया। उन्होंने आगे-सोचने वाली रणनीतियों का उपयोग करके अकेले ही तीन महीने में 1,000 से अधिक 52,000 से अधिक ट्विटर पर अपना ट्विटर लिया। वह विस्तार से उन्मुख, संगठित और रचनात्मक प्रतिक्रिया के लिए हमेशा खुली थीं, जिससे हमारे व्यापार संबंध दोनों सहज और सुखद बनाते थे।
मैं माइकल को किसी भी भूमिका के लिए अनुशंसा करता हूं जिसके माध्यम से वह अपनी उल्लेखनीय रचनात्मकता और समर्पण का योगदान दे सकती है। अगर किराए पर लिया जाता है, तो मुझे पूरा भरोसा है कि वह आपकी मार्केटिंग प्रयासों को नई ऊंचाइयों पर ले जाएगी।
यदि आपके कोई और प्रश्न हैं, तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें।
सादर,
लिसा मूर
उपाध्यक्ष, एबीसी घड़ियाँ
कार्यालय: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
किसी भी अनुवर्ती प्रश्नों का उत्तर दें
एक संभावित नौकरी उम्मीदवार या सेवा प्रदाता के लिए अनुशंसा पत्र भेजना और इस प्रारूप का पालन करके, आप संभावित ग्राहक या नियोक्ता को उपयोगी जानकारी प्रदान करेंगे। आपको एक सरल "धन्यवाद" प्रतिक्रिया मिल सकती है, या वे आवेदक के बारे में अधिक विस्तृत प्रश्न पूछ सकते हैं। किसी भी मामले में, तुरंत जवाब देना सुनिश्चित करें।