एक संदर्भ पत्र कैसे लिखना है, साथ ही साथ उम्मीदवार से पूछने के लिए कौन सी सामग्री, और किसी के लिए एक पत्र लिखने के लिए कहने के लिए (और कैसे कहें) कहने के सुझावों के लिए नीचे पढ़ें।
संदर्भ पत्र क्या है?
एक संदर्भ पत्र, जिसे अनुशंसा पत्र के रूप में भी जाना जाता है, वह एक पत्र है जो किसी के कार्य अनुभव, कौशल, विशेषज्ञता, व्यक्तिगत गुण, और / या अकादमिक प्रदर्शन से बात करता है। यह एक पूर्व नियोक्ता, सहयोगी, ग्राहक, शिक्षक, या किसी अन्य व्यक्ति द्वारा लिखा जाता है जो उस व्यक्ति के बारे में सकारात्मक बात कर सकता है।
जब आपको संदर्भ पत्र की आवश्यकता होती है
आपको संदर्भ पत्रों की आवश्यकता होती है, आमतौर पर उनमें से लगभग तीन, कब आप नौकरियों, इंटर्नशिप, स्वयंसेवी पदों, कॉलेजों, और स्नातक स्कूल कार्यक्रमों पर आवेदन करते हैं। एक संदर्भ पत्र आपके कौशल और विशेषताओं का सकारात्मक समर्थन है, जो आपके काम, चरित्र और उपलब्धियों से परिचित किसी व्यक्ति द्वारा लिखित है।
संदर्भ पत्र बताता है कि पाठक को आपको क्यों चुनना चाहिए, और जिस अवसर के लिए आप आवेदन कर रहे हैं उसके लिए आपको क्या योग्यता मिलती है। संगठन द्वारा उनसे अनुरोध किया जा सकता है जो किसी संस्था में रोजगार या स्वीकृति के लिए व्यक्ति पर विचार कर रहे हैं, या उन्हें नौकरी तलाशने वाले या आवेदक द्वारा पेश किया जा सकता है।
संदर्भ पत्र में क्या शामिल है
एक संदर्भ पत्र आपके कौशल और विशेषताओं का सकारात्मक समर्थन है। यह बताता है कि पाठक को आपको क्यों चुनना चाहिए और आप जिस अवसर के लिए आवेदन कर रहे हैं उसके लिए आपको क्या योग्यता मिलती है।
एक पेशेवर संदर्भ पत्र आमतौर पर एक पर्यवेक्षक, सहयोगी, ग्राहक, शिक्षक या प्रोफेसर द्वारा लिखा जाता है जो कार्य-प्रकार सेटिंग में आपकी उपलब्धियों से अच्छी तरह से परिचित है।
इसमें आम तौर पर आपकी स्थिति और जिम्मेदारियों का विवरण, कंपनी में आपके समय की अवधि, और संगठन में आपकी क्षमताओं, योग्यताएं और योगदान शामिल हैं।
एक चरित्र, या व्यक्तिगत संदर्भ पत्र एक परिवार के मित्र, सलाहकार या पड़ोसी द्वारा लिखा जा सकता है जो उन लक्षणों को प्रमाणित कर सकता है जो आपको अपनी इच्छित स्थिति के लिए एक अच्छा उम्मीदवार बनाते हैं। यह बताता है कि लेखक आपको कैसे जानता है और आपकी व्यक्तिगत विशेषताओं पर चर्चा करता है क्योंकि वे नौकरी सेटिंग में आवेदन करेंगे।
एक संदर्भ पत्र लिखने से पहले क्या करना है
"हां" कहने से पहले सोचें। पत्र लिखने के लिए सहमत होने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप महसूस करते हैं कि आप इस व्यक्ति के लिए संदर्भ का एक सकारात्मक पत्र लिख सकते हैं। यदि आप व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, या नहीं सोचते कि आप व्यक्ति के कौशल या क्षमताओं के बारे में ज्यादा बात कर सकते हैं, तो सिफारिश के लिए अनुरोध को बंद करना ठीक है। वास्तव में, व्यक्ति के लिए नकारात्मक संदर्भ लिखने की बजाय सिफारिश लिखना न कहना बेहतर है। जब आप अनुरोध को बंद करते हैं तो आप अस्पष्ट हो सकते हैं, बस यह कहकर "मुझे नहीं लगता कि मैं आपको एक सिफारिश लिखने का सबसे अच्छा व्यक्ति बनूंगा।" यदि संभव हो, तो किसी और को सलाह दें कि वे पूछ सकते हैं।
जानकारी का आग्रह। व्यक्ति को अपने रेज़्यूमे या सीवी की प्रतिलिपि के लिए पूछना अच्छा विचार है, भले ही आप उन्हें लंबे समय से जानते हों।
उनके पास नया प्रमाणीकरण या उपलब्धियां हो सकती हैं, और आप यथासंभव अधिक मौजूदा जानकारी प्रदान करना चाहते हैं। यह पत्र लिखते समय उपयोग करने के लिए दिशानिर्देश देने में भी मदद करेगा।
यदि संदर्भ पत्र एक विशिष्ट रोजगार अवसर के लिए है, तो नौकरी पोस्टिंग की प्रतिलिपि भी मांगें। इसी प्रकार, यदि संदर्भ पत्र एक विशिष्ट स्कूल या कार्यक्रम के लिए है, तो स्कूल पर कुछ जानकारी मांगें। आपके पास जितनी अधिक जानकारी होगी, वह पत्र लिखना आसान होगा।
सभी विवरण प्राप्त करें। उम्मीदवार के बारे में जानकारी मांगने के साथ-साथ, पत्र जमा करने के बारे में आपको आवश्यक सारी जानकारी प्राप्त करें। पूछें कि आपको किस समय पत्र भेजना है, जब समय सीमा है, और पत्र किस प्रारूप में होना चाहिए। यह भी पूछें कि क्या कोई विवरण है कि स्कूल या नियोक्ता चाहता है कि आप अपने पत्र में शामिल हों।
संदर्भ पत्र में क्या शामिल करें
जब तक उम्मीदवार आपको अपनी सिफारिश लिखने के लिए एक फॉर्म नहीं देता है, तो आपको संदर्भ औपचारिक पत्र के रूप में लिखना चाहिए। एक संदर्भ पत्र तिथि के बाद आप और नियोक्ता की संपर्क जानकारी (नाम, पता, फोन नंबर, ईमेल) दोनों के साथ शुरू होना चाहिए। यदि यह वास्तविक पत्र की बजाय एक ईमेल है, तो अपने हस्ताक्षर के बाद, पत्र के अंत में अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें।
संपर्क जानकारी और ग्रीटिंग: यदि आप किसी व्यक्ति या भर्ती समिति को पत्र लिख रहे हैं, तो पत्र के शीर्ष पर और अपनी ग्रीटिंग में अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें। यदि आप एक सामान्य पत्र लिख रहे हैं, तो आप " किसके साथ चिंता कर सकते हैं" लिख सकते हैं या बस अपना अनुच्छेद पहले अनुच्छेद के साथ शुरू कर सकते हैं।
अभिवादन: "प्रिय श्रीमान / श्रीमान अंतिम नाम" के साथ अपना पत्र शुरू करें। यदि आप नियोक्ता के अंतिम नाम को नहीं जानते हैं, तो बस "प्रिय भर्ती प्रबंधक" लिखें। यदि उम्मीदवार शैक्षणिक कार्यक्रम में आवेदन कर रहा है, तो आप "प्रिय प्रवेश समिति" लिख सकते हैं।
परिचय: उस व्यक्ति के साथ अपने रिश्ते को समझाएं जिसके लिए आप पत्र लिख रहे हैं। आप शामिल कर सकते हैं कि आप उस व्यक्ति को कब तक जानते हैं। फिर समझाओ कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं। कंपनी, नौकरी, स्कूल या अवसर का नाम शामिल करना सुनिश्चित करें जिसके लिए व्यक्ति आवेदन कर रहा है। उदाहरण के लिए, "मैं पिछले पांच सालों से एक्सवाईजेड कंपनी में जेम्स स्मिथ के पर्यवेक्षक रहा हूं। मुझे एबीसी कंपनी में हेड एकाउंटेंट की स्थिति के लिए सिफारिश करने में प्रसन्नता हो रही है।
शारीरिक अवलोकन: पत्र के शरीर में, उम्मीदवार की व्यक्तिगत विशेषताओं (रचनात्मकता, धैर्य, आत्मविश्वास, आदि), विशिष्ट कौशल (उत्कृष्ट संचार कौशल, संगठनात्मक कौशल इत्यादि) के बारे में विशिष्ट जानकारी शामिल करें। जितना संभव हो विषय से जुड़े रहें।
पहला पैराग्राफ: संदर्भ पत्र का पहला पैराग्राफ उस व्यक्ति से आपका कनेक्शन बताता है जिसमें आप अनुशंसा कर रहे हैं, जिसमें आप उन्हें कैसे जानते हैं, और आप रोजगार या स्नातक स्कूल की सिफारिश करने के लिए संदर्भ पत्र लिखने के योग्य क्यों हैं। आपके द्वारा अनुशंसित व्यक्ति के साथ संबंध (व्यक्तिगत या पेशेवर) का उल्लेख करें।
दूसरा अनुच्छेद (और तीसरा, और चौथा)
संदर्भ पत्र के मध्य अनुच्छेद में उस व्यक्ति के बारे में जानकारी होती है जिसके बारे में आप लिख रहे हैं, जिसमें वे योग्य हैं, और वे क्या योगदान दे सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो विवरण प्रदान करने के लिए एक से अधिक पैराग्राफ का उपयोग करें। विशिष्ट रहें और इस उदाहरण को साझा करें कि यह व्यक्ति एक योग्य उम्मीदवार क्यों है। यदि आप कर सकते हैं, विशिष्ट उदाहरणों से संबंधित हैं जहां आपने व्यक्ति को स्थिति के लिए आवश्यक कौशल का सफलतापूर्वक उपयोग करके देखा है।
विशिष्ट नौकरी , स्कूल या अवसर से संबंधित गुणों और कौशल का वर्णन करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, यदि व्यक्ति प्रबंधक के रूप में नौकरी के लिए आवेदन कर रहा है, तो व्यक्ति के नेतृत्व और संचार कौशल पर ध्यान केंद्रित करें।
पत्र बंद करना
समापन अनुच्छेद में, अधिक जानकारी प्रदान करने और अपनी संपर्क जानकारी (फोन और ईमेल) शामिल करने की पेशकश करें ताकि आप मौखिक अनुशंसा देने के लिए उपलब्ध हों, या यदि आवश्यक हो तो आगे के प्रश्नों का उत्तर दें। आप यह भी दोहरा सकते हैं कि आप इस व्यक्ति को "दिल से" या "आरक्षण के बिना" अनुशंसा करते हैं।
हस्ताक्षर: अपने हस्ताक्षर के साथ पत्र, हस्तलिखित, अपने टाइप किए गए नाम के बाद समाप्त करें। यदि यह एक ईमेल है, तो बस अपने टाइप किए गए नाम को शामिल करें, इसके बाद आपकी संपर्क जानकारी के बाद। बिजनेस क्लोजिंग के उदाहरणों के साथ एक पत्र को समाप्त करने का तरीका यहां बताया गया है ।
अनुशंसा पत्र लंबाई, प्रारूप, और फ़ॉन्ट
पत्र लिखना शुरू करने से पहले: उम्मीदवार से आपको अपना रेज़्यूम, ट्रांसक्रिप्ट, सीवी, या कोई अन्य सामग्री भेजने के लिए कहें जो आपको व्यक्ति का सही वर्णन करने में मदद करेगी। आप उस स्थिति के विवरण के लिए भी पूछ सकते हैं जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है, और कंपनी के बारे में जानकारी। आपके पास जितनी अधिक जानकारी होगी, उतनी ही मजबूत सिफारिश लिखना आसान होगा।
लंबाई: अनुशंसा का एक पत्र एक या दो पैराग्राफ से अधिक होना चाहिए; एक छोटा सा पत्र आपको सुझाव देता है कि आप या तो व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं या पूरी तरह से उनका समर्थन नहीं करते हैं। हालांकि, आप पत्र को संक्षेप में रखना चाहते हैं और कुछ महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं, इसलिए एक से अधिक पृष्ठों को लिखने से बचें। तीन या चार पैराग्राफ जो बताते हैं कि आप व्यक्ति को कैसे जानते हैं और आप उनकी सिफारिश क्यों कर रहे हैं वह उचित लंबाई है।
प्रारूप: अनुशंसा का एक पत्र प्रत्येक अनुच्छेद के बीच एक स्थान के साथ एकल दूरी होना चाहिए। पृष्ठ के शीर्ष, निचले, बाएं और दाएं के लिए लगभग 1 "मार्जिन का उपयोग करें, और अपने पाठ को बाईं ओर संरेखित करें (अधिकांश दस्तावेज़ों के लिए संरेखण)।
फ़ॉन्ट: टाइम्स न्यू रोमन, एरियल, या कैलिब्ररी जैसे पारंपरिक फ़ॉन्ट का उपयोग करें। फ़ॉन्ट का आकार 10 से 12 अंक के बीच होना चाहिए, इसलिए इसे पढ़ना आसान है। फ़ॉन्ट आकार को समायोजित करना एक ही पृष्ठ पर अपना पत्र रखने का एक अच्छा तरीका है।
संपादित करें: इसे भेजने से पहले अपने पत्र के माध्यम से पढ़ना सुनिश्चित करें। आप किसी और को पत्र संपादित कर सकते हैं, लेकिन उम्मीदवार के नाम को उसकी गोपनीयता को सुरक्षित रखने के लिए छुपाएं।
एक उदाहरण की समीक्षा करें
प्रिय सुश्री जॉनसन,
मैं सबर मार्केटिंग और पीआर में डिजिटल मार्केटिंग मैनेजर की स्थिति के लिए सारा जोन्स की सिफारिश करने के लिए रोमांचित हूं। ए एंड बी मीडिया के मार्केटिंग डायरेक्टर के रूप में, मुझे सारा के पर्यवेक्षक के रूप में काम करने का आनंद मिला जब वह मार्केटिंग सहयोगी के रूप में यहां रहती थीं। जिम्मेदार, समय-समय पर और बेहद उज्ज्वल, सारा ए एंड बी मीडिया में सबसे अच्छी प्रतिभा में से एक थी, और मैं पूरी तरह से अपनी योग्यता और उसके कौशल सेट का समर्थन करता हूं।
मैं तालिका में लाए गए ज्ञान और क्षेत्र में नवीनतम के शीर्ष पर रहने के लिए उनके समर्पण से लगातार प्रभावित हुआ था। सारा एक मजबूत अंतर्ज्ञान के साथ तेज विश्लेषण कौशल को जोड़ती है, और मुझे हमेशा पता था कि मैं समय सीमा को पूरा करने और हमारी उम्मीदों को पार करने के लिए उस पर भरोसा कर सकता हूं। हमारे साथ अपने दो वर्षों के दौरान, उन्होंने डिजिटल सोशल मीडिया पर 15% तक हमारी आरओआई बढ़ाने के लिए, हमारी वेबसाइट बाउंस दर को 10% तक कम करने के लिए, हमारी सोशल मीडिया सगाई को 20% तक बढ़ाने से कई उपलब्धियां हासिल कीं।
जबकि सारा का पेशेवर कौशल ए और बी मीडिया के लिए बेहद मूल्यवान था, वह भी एक अद्भुत टीम खिलाड़ी थीं। आशावादी, आकर्षक और साथ मिलना आसान है, सारा कार्यालय में होने के लिए एक सच्ची खुशी थी और हमारे विभाग के साथ-साथ पूरे कंपनी के भीतर कई सकारात्मक रिश्ते को बढ़ावा देती थी।
इसके साथ ही, मैं अपनी सिफारिश में बहुत आश्वस्त हूं और मानता हूं कि सारा सबर मार्केटिंग और पीआर के लिए एक अच्छा फिट होगा। यदि आप सारा के साथ काम करने के अपने अनुभव के बारे में और बात करना चाहते हैं, तो कृपया मुझे melissa@abmedia.com पर ईमेल करें या मुझे 555-555-5555 पर कॉल करें।
निष्ठा से,
मेलिसा ब्रैडली
विपणन निदेशक
ए और बी मीडिया
melissa@abmedia.com
555-555-5555
अपना पत्र स्वरूपित करना
यदि आप किसी नियोक्ता या स्कूल को पत्र भेज रहे हैं, तो उचित व्यापार पत्र प्रारूप का पालन करना सुनिश्चित करें। इसमें पत्र के शीर्ष पर आपके पत्र (आमतौर पर, भर्ती प्रबंधक) प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए आपकी संपर्क जानकारी, तिथि और संपर्क जानकारी सूचीबद्ध करना शामिल है। भौतिक पत्र के नीचे अपने हस्तलिखित हस्ताक्षर भी शामिल करें।
हालांकि, अगर आप इस पत्र को ईमेल कर रहे हैं, तो आपको किसी भी संपर्क जानकारी या पत्र के शीर्ष पर तारीख शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, अपने ईमेल हस्ताक्षर के बाद अपनी संपर्क जानकारी सूचीबद्ध करें। यह भी सुनिश्चित करें कि एक स्पष्ट, संक्षिप्त विषय पंक्ति है जो उम्मीदवार के नाम की सूची, वह नौकरी जो वे आवेदन कर रहे हैं (यदि लागू हो), और आपके पत्र का उद्देश्य। उदाहरण के लिए, एक विषय पंक्ति पढ़ सकती है: "प्रथम नाम अंतिम नाम - मानव संसाधन सहायक नौकरी के लिए सिफारिश।"
एक संदर्भ पत्र टेम्पलेट का प्रयोग करें
यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि क्या लिखना है, तो संदर्भ पत्र टेम्पलेट का उपयोग करें और अपनी जानकारी शामिल करने के लिए इसे वैयक्तिकृत करें। एक टेम्पलेट आपके पत्र को प्रारूपित करने और पत्र में क्या शामिल करना है यह देखने का एक उपयोगी तरीका है।
आप अपने पत्र में क्या शामिल करना चाहते हैं, इस पर विचारों के लिए नमूना संदर्भ पत्र भी देख सकते हैं। हालांकि, पत्र को बदलना याद रखें ताकि यह उस विशिष्ट व्यक्ति पर लागू हो जिस पर आप पत्र लिख रहे हैं।
अधिक नमूने: संदर्भ पत्र उदाहरण