पढ़ने वाले ईमेल तैयार करने के लिए टिप्स
अपनी नौकरी की खोज के दौरान, आप संभवतः कवर पत्र , धन्यवाद नोट्स और नौकरी खोज-संबंधित कनेक्शन के संदेशों सहित कई ईमेल भेज देंगे।
इन ईमेल में, आप शर्मनाक त्रुटियों (जैसे किसी के नाम की गलत वर्तनी) से बचना चाहेंगे। आप उन नोट्स को लिखना भी सुनिश्चित करना चाहते हैं जो प्रतिक्रिया प्राप्त करते हैं। ग्रीटिंग तैयार करने के तरीके के बारे में सलाह के साथ, ईमेल शिष्टाचार पर जानकारी के लिए पढ़ें।
पेशेवर ग्रीटिंग के साथ अपना ईमेल शुरू करें
अपनी विषय पंक्ति में स्पष्टता के लिए प्रयास करें। कुछ ईमेल चुनें जो आपके ईमेल के उद्देश्य की पहचान करता है, जैसे कि "मीटिंग टाइम बदल गया" या "आपके प्रस्ताव के बारे में त्वरित क्वेरी"। एक टीज़र के साथ एक गाजर को लटकने से बचें जैसे "मुझे आपको सूचित करने की ज़रूरत है ..." जो आपके इरादे को पाने के लिए ईमेल को खोलने के लिए पढ़ने को लुभाने का प्रयास करता है।
लोग अक्सर निर्णय लेते हैं कि विषय पंक्ति के आधार पर एक ईमेल खोलना है, इसलिए अपना उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताएं।
एक पेशेवर ग्रीटिंग का प्रयोग करें। परिस्थितियों और प्राप्तकर्ता के लिए उपयुक्त ग्रीटिंग शामिल करें। ऐसी बधाईयां हैं जो एक ईमेल में स्वीकार्य हैं जिनका उपयोग नियमित पत्र में नहीं किया जाता है, और बधाई जो दोनों के लिए उपयोग की जाती हैं।
इस बात पर आधारित एक ग्रीटिंग चुनें कि आप जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं और जिस प्रकार का संदेश आप लिख रहे हैं, उसे आप कितनी अच्छी तरह जानते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी को लिख रहे हैं तो आप जानते हैं, "हाय जिम" उपयुक्त है। नौकरी के लिए आवेदन करते समय या व्यवसाय पत्र लिखते समय प्रिय श्रीमान / श्रीमती स्मिथ उपयुक्त होंगे।
"हे" के साथ एक ईमेल खोलने से बचें जो बहुत ही अनौपचारिक है और आमतौर पर कार्यस्थल में उपयोग नहीं किया जाता है।
"हाय दोस्तों" या "हाय दोस्तों" से भी दूर शर्मिंदा रहें, भले ही आपके ईमेल की प्रकृति को आराम दिया जाए।
उपयोग करने के लिए बधाई के कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं :
- प्रिय फर्स्टनाम अंतिम नाम (यह अच्छी तरह से काम करता है यदि आप उस व्यक्ति के लिंग को नहीं जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं)
- प्रिय फर्स्टनाम (जब आप किसी को ईमेल करते हैं)
- हाय फर्स्टनाम (जब आप किसी को ईमेल करते हैं तो उसे ईमेल करते समय)
- प्रिय श्रीमान / श्रीमान अंतिम नाम
- प्रिय श्रीमान / श्रीमान प्रथम नाम अंतिम नाम
- प्रिय डॉ। अंतिम नाम
- किसे यह मई चिंता
- प्रिय मानव संसाधन प्रबंधक
- प्रिय भर्ती प्रबंधक
आखिरी ईमेल पता जोड़ें। अगर आपके पास ईमेल भेजने का विकल्प नहीं है, तो यदि आपके पास त्वरित ट्रिगर उंगली है तो पता अंतिम बार जोड़ें। प्राप्तकर्ता का नाम केवल तभी दर्ज करें जब आप सुनिश्चित हों कि ईमेल जाने के लिए तैयार है।
पुरानी "सभी को उत्तर दें" त्रुटि से बचें। सभी को मारते समय अपनी ट्रिगर उंगली देखें। इस बात पर विचार करें कि सूची में मौजूद सभी को वास्तव में पढ़ने की जरूरत है कि आपको क्या कहना है। चेन में पुराने ईमेल के बारे में भी ध्यान रखें कि शायद आप किसी को जवाब देने के लिए सभी सूची को नहीं देखना चाहेंगे।
विनोद पर आसान जाओ। हास्य को ईमेल में समझना मुश्किल हो सकता है क्योंकि आपका स्वर जरूरी नहीं होगा। शरीर की भाषा, चेहरे की अभिव्यक्ति या ताल के बिना, हास्य फ्लैट या यहां तक कि अनजाने में एक पाठक का अपमान कर सकता है। इसे सुरक्षित खेलें और इसे छोड़ दें।
प्रूफरीड! यह सोचने की गलती न करें कि लोग अनौपचारिक ईमेल में टाइपो को माफ कर देंगे या अगर आप अपने फोन पर टाइप कर रहे हैं तो गलतियों की उम्मीद की जा सकती है। आपके ईमेल में गलतियों से आप कठोर रूप से निर्णय ले सकते हैं, खासकर यदि वे प्रचलित हैं। एक स्पेलचेकर पर भरोसा न करें जो अक्सर आपके लिए गलत शब्द चुन सकता है - अपने ईमेल को प्रमाणित करें जैसे कि आप एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ करेंगे ।
विशेष रूप से, हमेशा जांचें और दोबारा जांचें कि लोगों के नाम सही वर्तनी में हैं।
इमोजी या इमोटिकॉन्स का प्रयोग न करें। अधिक से अधिक, ईमेल संदेश टेक्स्ट संदेशों के समान आ रहे हैं। कार्यस्थल संदेशों में कभी-कभी "अंगूठे-अप" इमोजी या स्माइली चेहरे शामिल होते हैं। भले ही वे अधिक आम हो रहे हैं, औपचारिक पत्राचार में इमोजी और इमोटिकॉन्स से बचें। (युक्ति: यदि आपका ईमेल ग्रीटिंग अंतिम नाम का उपयोग करता है, तो यह एक निश्चित संकेत है कि आपको इमोजी और इमोटिकॉन्स छोड़ना चाहिए।)
याद रखें कि ईमेल हमेशा के लिए रहता है। कुछ व्यक्तिगत या गोपनीय ईमेल करने से पहले दो बार सोचें, ईमेल के माध्यम से किसी को फायर करना, किसी को अपमानित करना, या क्रोध से जवाब देना।
उन प्रकार की बातचीत व्यक्तिगत रूप से बेहतर हो सकती है। चौबीस घंटे का शासन एक अच्छा है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको संदेश भेजना है या नहीं, तो अगले दिन तक निर्णय लेने तक प्रतीक्षा करें। अंगूठे का एक और अच्छा नियम: किसी ईमेल में कुछ भी न लिखें जिसे आप सार्वजनिक रूप से साझा करने के इच्छुक नहीं होंगे (एक बयान में, कहें, या सोशल मीडिया पर)।
ईमेल लिखने और भेजने के बारे में अधिक जानकारी: नौकरी चाहने वालों के लिए ईमेल शिष्टाचार युक्तियाँ | पत्र सलाम और नमस्ते