जो आप चुनते हैं उस पर निर्भर करता है कि आप किसके साथ संवाद कर रहे हैं, और आपके पत्राचार का उद्देश्य। ईमेल तेज़ और आसान है, लेकिन कुछ ईमेल संदेश कभी नहीं खोले जाते हैं और, आप किसके लिए लिख रहे हैं और आप क्यों लिख रहे हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आपको एक टाइप और हस्ताक्षरित पत्र मेल करना होगा या इसे ऑनलाइन अपलोड करना होगा।
व्यावसायिक पत्र और ईमेल लेखन दिशानिर्देश
आप कैसे संवाद करते हैं, भले ही लिखित अक्षरों में कई अनुभाग शामिल हैं, आप प्रत्येक अनुभाग में क्या शामिल करते हैं और दस्तावेज़ को स्वरूपित करने के तरीके पर निर्भर करता है कि आप एक टाइप किए गए पत्र या ईमेल संदेश भेज रहे हैं या नहीं।
पत्रों और ईमेल संदेशों को लिखने के लिए दिशानिर्देश यहां दिए गए हैं, जिसमें विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक अक्षरों के उदाहरणों के साथ आपके अक्षरों को लिखना, प्रारूपित करना और प्रमाणित करना शामिल है।
पत्र या ईमेल में क्या शामिल करें
अक्षरों को लिखने के लिए यह मार्गदर्शिका में एक पत्र के प्रत्येक भाग में सूचीबद्ध होना चाहिए, टाइप किए गए और ईमेल संचार, पत्र प्रारूप और लेआउट, और उदाहरणों और टेम्पलेट्स को कैसे संबोधित और हस्ताक्षर करना है।
एक पत्र के भाग
- संपर्क जानकारी
- अभिवादन (ग्रीटिंग)
- पत्र का ढाँचा
- समापन
- हस्ताक्षर
संपर्क जानकारी
आप अपनी संपर्क जानकारी कैसे शामिल करते हैं इस आधार पर अलग-अलग होंगे कि आप अपना पत्र कैसे भेज रहे हैं। जब आप एक ईमेल संदेश भेजते हैं, तो आपकी संपर्क जानकारी पृष्ठ के शीर्ष के बजाय संदेश के अंत में होगी।
यहां टाइप किए गए अक्षरों और ईमेल दोनों के लिए शामिल करना और नमूने शामिल करना है।
अभिवादन उदाहरण
अभिवादन आपके पत्र का ग्रीटिंग अनुभाग है। यहां पत्र अभिवादन उदाहरणों की एक सूची दी गई है जो पेशेवर पत्राचार के लिए अच्छी तरह से काम करते हैं।
पत्र का ढाँचा
आपके पत्र के शरीर में कई पैराग्राफ शामिल होंगे।
पहले पैराग्राफ में एक परिचय और लेखन के आपके कारण की एक संक्षिप्त व्याख्या शामिल होनी चाहिए। दूसरा पैराग्राफ (और कोई भी अनुच्छेद) लिखने के आपके कारणों को और समझाएगा। अंतिम अनुच्छेद या तो पाठक से कार्रवाई का अनुरोध करना चाहिए, अगर आप कुछ अनुरोध कर रहे हैं, या बताएं कि आप कैसे अनुवर्ती होंगे।
सुनिश्चित करें कि आपके पत्र का उद्देश्य स्पष्ट है। पाठक को यह जानने की आवश्यकता होगी कि आप क्या पूछ रहे हैं और वे आपकी मदद कैसे कर सकते हैं। या, यदि आप पाठकों को जो सेवाएं प्रदान कर सकते हैं उन्हें सेवाएं या सहायता प्रदान कर रहे हैं।
समापन
एक पत्र "सर्वश्रेष्ठ संबंध" या "ईमानदारी से" जैसे शब्द के साथ बंद होता है, जिसके बाद अल्पविराम होता है, फिर यदि आप एक टाइप किए गए पत्र भेज रहे हैं तो आपका हस्ताक्षर। अगर आप एक ईमेल संदेश भेज रहे हैं, तो बंद होने के बाद बस अपना नाम टाइप करें। यहां पत्र समापन उदाहरणों की एक सूची दी गई है जो व्यवसाय और रोजगार संबंधी पत्राचार के लिए उपयुक्त हैं।
हस्ताक्षर
आपके पत्र पर परिष्कृत स्पर्श आपका हस्ताक्षर है, जो एक ईमेल संदेश में आपकी संपर्क जानकारी शामिल करेगा।
एक पत्र को कैसे संबोधित करें
उस व्यक्ति को संबोधित करना महत्वपूर्ण है जिसे आप औपचारिक रूप से लिख रहे हैं, जब तक कि आप उन्हें बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते। यहां बताया गया है कि यदि आपके पास कंपनी में कोई संपर्क व्यक्ति नहीं है तो सामान्य जानकारी सहित एक पत्र को कैसे संबोधित किया जा सकता है।
आपके पत्राचार को स्वरूपित करना
अब आपके पास शामिल करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी है, अक्षरों और ईमेल संदेशों के लिए उपयोग करने के लिए मानक प्रारूप की समीक्षा करें:
पत्र लेखन दिशानिर्देश
अगला कदम आपके पत्र को पॉलिश करना है, इसलिए अनुच्छेदों और पृष्ठ के ऊपर और नीचे के बीच बहुत सी जगह है। आप एक पठनीय, पेशेवर शैली और फ़ॉन्ट का आकार भी चुनना चाहेंगे। आप जो कहते हैं वह उस कारण पर निर्भर करेगा जो आप लिख रहे हैं, इसलिए अपने व्यक्तिगत और पेशेवर परिस्थिति में फिट होने के लिए अपने पत्र को तैयार करना सुनिश्चित करें।
पेज मार्जिन, फोंट, स्पेसिंग, और प्रत्येक के उदाहरणों के साथ-साथ क्या शामिल करना है, इसके विवरण सहित विभिन्न प्रकार के अक्षरों को लिखने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिकाएं दी गई हैं।
- एक संदर्भ पत्र कैसे लिखें
- इस्तीफा पत्र कैसे लिखें
- धन्यवाद पत्र कैसे लिखें
- LinkedIn संदेश और आमंत्रण दिशानिर्देश
- पेशेवर ईमेल संदेश दिशानिर्देश
उदाहरण और टेम्पलेट्स
टेम्पलेट का उपयोग करना अपना खुद का पत्र या ईमेल संदेश शुरू करने का एक शानदार तरीका है क्योंकि आप मूल प्रारूप के साथ शुरू कर रहे हैं। बस अपनी जानकारी पत्र के उचित खंड में भरें।
उदाहरणों को देखते हुए भी सहायक होता है, क्योंकि आपको अपने पत्राचार में क्या कहना है इसके बारे में विचार मिलेंगे।
पत्र नमूने
व्यापार पत्र, कवर पत्र, साक्षात्कार पत्र पत्र, अनुवर्ती पत्र, नौकरी स्वीकृति और अस्वीकृति पत्र, इस्तीफा पत्र, प्रशंसा पत्र, व्यापार पत्र, और अधिक पत्र नमूने और टेम्पलेट्स सहित पत्र नमूने।
ईमेल संदेश उदाहरण
रोजगार, नौकरी खोज और व्यापार ईमेल संदेश उदाहरण, प्लस ईमेल टेम्पलेट्स, स्वरूपित संदेश उदाहरण, और विषय पंक्ति, बधाई और हस्ताक्षर उदाहरण।
प्रूफ्रेड और वर्तनी जांच
अंत में, इससे पहले कि आप अपना पत्र प्रिंट या अपलोड करें या अपना ईमेल संदेश भेजें, वर्तनी जांच, व्याकरण जांच, और इसे प्रमाणित करें। यह सुनिश्चित करने के लिए एक युक्ति है कि कोई भी त्रुटि नहीं है, इसे ज़ोर से पढ़ना है। आप उन गलतियों को देख सकते हैं जिन्हें आपने इसे देखकर समीक्षा नहीं की थी।
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