पेशेवर ग्रीटिंग उदाहरणों के साथ एक पत्र कैसे शुरू करें

एक पत्र शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए एक पत्र लिखते समय, उचित ग्रीटिंग अत्यंत महत्वपूर्ण है। आपका ग्रीटिंग आपके पत्र के लिए स्वर सेट करता है, और यह आपके लिखित संचार कौशल का संकेतक है।

एक पत्र शुरू करने के लिए सबसे अच्छे तरीके

यह तय करते समय कि कौन सा अभिवादन उपयोग करना है , आपको इस बात पर विचार करना चाहिए कि क्या आप उस व्यक्ति को जानते हैं, और कितनी अच्छी तरह से। यदि आप किसी पेशेवर क्षमता में किसी को लिख रहे हैं जिसे आपने कई सालों से व्यक्तिगत रूप से जाना है, तो केवल उनके पहले नाम का उपयोग करना उचित है।

अन्यथा, उचित व्यापार पत्र अभिवादन के रूप में श्रीमान, सुश्री, या डॉ का उपयोग करना सबसे अच्छा है। यदि आपको कोई अभिवादन है कि आपको किस अभिवादन का उपयोग करना चाहिए, सावधानी के पक्ष में गलती करें और पते की अधिक औपचारिक शैली का उपयोग करें।

"नमस्ते," "नमस्ते," "हाय वहाँ," या "गुड मॉर्निंग" जैसे अनौपचारिक नमस्कारों के साथ अपने व्यावसायिक पत्र को शुरू करने का प्रयास न करें, अगर आपको अपने संपर्क व्यक्ति का नाम पता नहीं है।

हालांकि ग्रीटिंग की अनौपचारिक शैलियों मित्रों के लिए अनौपचारिक ईमेल के लिए ठीक हैं या यहां तक ​​कि अधिक औपचारिक ईमेल के लिए भी आप लोगों के समूहों को भेज सकते हैं, पेशेवर पत्र में आपको व्यक्तिगत अभिवादन का उपयोग करने की आवश्यकता होगी, एक या तो पहले और / या अंतिम नाम ("प्रिय श्री डो") या नौकरी का शीर्षक ("प्रिय भर्ती प्रबंधक")।

व्यावसायिक पत्र ग्रीटिंग्स के उदाहरण

• प्रिय फर्स्टनाम अंतिम नाम; उदाहरण के लिए, प्रिय जॉन डो
• प्रिय श्रीमान / श्रीमान अंतिम नाम; उदाहरण के लिए, प्रिय श्री डो या प्रिय सुश्री डो
• प्रिय श्रीमान / श्रीमान प्रथम नाम अंतिम नाम; उदाहरण के लिए, प्रिय श्री जॉन डो या प्रिय सुश्री जेन डो

• प्रिय भर्ती प्रबंधक
• प्रिय महोदय या महोदया
• किसे यह मई चिंता
• प्रिय मानव संसाधन प्रबंधक
• प्रिय कंपनी का नाम भर्ती; उदाहरण के लिए, प्रिय एबीसी कंपनी भर्ती

एक संपर्क व्यक्ति कैसे खोजें

यदि संभव हो, तो लिखने पर संपर्क नाम का उपयोग करें। यह आपके पत्र को और अधिक व्यक्तिगत बनाता है, और यह पाठक के साथ तत्काल संबंध बनाता है।

यदि आपके पास कोई संपर्क नाम नहीं है, तो आप अपने पत्र को संबोधित करने के लिए सही व्यक्ति को खोजने का प्रयास करने के लिए कुछ शोध कर सकते हैं।

कभी-कभी नाम कंपनी की वेबसाइट पर होगा, या आप लिंक्डइन पर सही व्यक्ति ढूंढ पाएंगे। शायद आपके सहयोगियों या संपर्कों में से एक यह जान सकता है कि उपयुक्त व्यक्ति कौन हो सकता है। आप अज्ञात व्यक्ति के कार्यालय को भी कॉल कर सकते हैं और कॉल करने के लिए अपना कारण बताकर रिसेप्शनिस्ट से उनके नाम के लिए पूछ सकते हैं ( उदाहरण: "मैं आपकी कंपनी के साथ नौकरी के लिए आवेदन कर रहा हूं। क्या आप कृपया मुझे अपनी भर्ती का नाम बता सकते हैं प्रबंधक ताकि मैं जान सकूं कि मेरे कवर लेटर को किससे संबोधित करना है ? ")। नाम खोजने का प्रयास करने में अधिक समय नहीं लगता है, और जिस भावना को यह व्यक्त करता है वह इसके लायक है।

कभी-कभी, आपके सर्वोत्तम प्रयासों के बावजूद, आपको अपने पत्र को संबोधित करने के लिए कोई नाम नहीं मिल रहा है। उस स्थिति में, आपके पास कई प्रकार के विकल्प हैं, जिनमें से सभी पेशेवर और उपयुक्त हैं। आपके पास पत्र कहां भेज रहा है, इसके बारे में अधिक जानकारी, बेहतर (उदाहरण के लिए, कंपनी के मानव संसाधन विभाग, या आपकी पूछताछ से संबंधित विभाग के प्रबंधक को)। इस तरह आप अपनी ग्रीटिंग का चयन करते समय अधिक लक्षित विकल्प बना सकते हैं।

जब आपके पास कोई नाम हो, लेकिन जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं उसके लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, तो सम्मानजनक छोड़ना और अकेले पहले और अंतिम नामों का उपयोग करना स्वीकार्य है।

एक पत्र लिखने और भेजने के लिए युक्तियाँ

आपकी अभिवादन के बाद, आप अपना पहला पैराग्राफ शुरू करेंगे, जो आम तौर पर एक परिचय है जो पाठक को यह बताता है कि आप कौन हैं और आप किस बारे में लिख रहे हैं। यदि आपके पास एक आपसी परिचित व्यक्ति है जो आपको पाठक को संदर्भित करता है, तो आपको इस समय उनका उल्लेख करना चाहिए।

आपके पत्र के शरीर में आम तौर पर अनुच्छेद या दो पाठ होते हैं। यहां आप अपने पत्र के विषय पर विस्तृत जानकारी दे सकते हैं और विषय को सहायक विवरण प्रदान कर सकते हैं। आप इसे संक्षिप्त और व्यक्ति और विषय के लिए प्रासंगिक रखना चाहते हैं। पूरी तरह से रहें लेकिन खुद को दोहराना न करें या महत्वपूर्ण जानकारी के बारे में और आगे बढ़ें।

इसके बाद, आपको अपना पत्र जोड़ना होगा।

आपके सारांश में व्यक्ति को उसके समय और विचार के लिए धन्यवाद देना चाहिए। यदि आप बाद में पालन करने की योजना बना रहे हैं, तो आप यह भी विवरण दे सकते हैं कि आप कब और कैसे उससे संपर्क करेंगे।

अपने व्यावसायिक पत्र को समापन के साथ समाप्त करें, जैसे कि "ईमानदारी से" या "सम्मान"। यदि आप डाक सेवा द्वारा पत्र भेजने की योजना बनाते हैं, तो आपके हस्ताक्षर आपके टाइप किए गए नाम के बाद किया जाना चाहिए। यदि आप एक ईमेल भेज रहे हैं, तो आपके टाइप किए गए नाम का पालन आपकी संपर्क जानकारी के बाद किया जाना चाहिए, जिसे आप मैन्युअल रूप से टाइप कर सकते हैं या इसे स्वचालित रूप से आपके लिए कर सकते हैं। एक स्वचालित ईमेल हस्ताक्षर कैसे सेट अप करें यहां बताया गया है ।

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