जब आपके पास कहने के लिए कुछ भी सकारात्मक नहीं है
यदि आप एक इच्छा-धोखे से अधिक समर्थन प्रदान नहीं कर सकते हैं तो यह वास्तव में किसी व्यक्ति के संदर्भ पत्र लिखने में विनम्रतापूर्वक व्यक्ति के सर्वोत्तम हित में है।
सकारात्मक संदर्भ से कम नकारात्मक संदर्भ के रूप में ज्यादा नुकसान हो सकता है। नियोक्ता आम तौर पर लाइनों के बीच पढ़ने में अच्छे होते हैं और जो भी आप नहीं कह रहे हैं उस पर उठाएंगे।
यदि आप गिरावट करते हैं, तो व्यक्ति दूसरे संदर्भ में जा सकता है जो चमकदार सिफारिश प्रदान करने में सक्षम हो सकता है। एक सरल तरीका यह कहना है कि आप संदर्भ प्रदान करने के लिए अपने काम या पृष्ठभूमि के साथ पर्याप्त परिचित नहीं हैं। इस तरह आप किसी भी संभावित चोट की भावनाओं को कम कर सकते हैं। यहां संदर्भ के लिए अनुरोध को अस्वीकार करने का तरीका बताया गया है ।
जानकारी का आग्रह
यदि आपसे पूछा जाने के लिए रोमांचित हैं, लेकिन यह सुनिश्चित न करें कि क्या कहना है, तो व्यक्ति को अपने रेज़्यूमे की प्रतिलिपि और उपलब्धियों की एक सूची के लिए पूछें। यह आपको पत्र लिखते समय उपयोग करने के लिए दिशानिर्देश देगा।
यदि आप नौकरी या इंटर्नशिप के लिए आवेदन करने वाले छात्र के लिए अनुशंसा पत्र लिख रहे हैं, तो आप उनके संबंधित coursework की एक सूची भी मांग सकते हैं।
इस बारे में जानकारी के लिए पूछें कि सिफारिश क्या है। यदि यह एक विशिष्ट नौकरी के लिए है, तो नौकरी लिस्टिंग के लिए पूछें। यदि यह किसी स्कूल के लिए है, तो उस कार्यक्रम के प्रकार के बारे में पूछें जिसे वे आवेदन कर रहे हैं।
यह आपको स्थिति या स्कूल से संबंधित कौशल और गुणों पर अपने पत्र पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा।
यह भी सुनिश्चित करें कि उस व्यक्ति से पूछें कि आपको पत्र जमा करना है, और इसे कैसे भेजना है। कुछ अक्षरों को हार्ड कॉपी में भेजा जाना चाहिए, और अन्य ईमेल के माध्यम से भेजे जाते हैं, इसलिए दिशानिर्देशों का ध्यानपूर्वक पालन करना महत्वपूर्ण है।
मूल बातें के साथ शुरू करो
यह बताकर शुरू करें कि आप उस व्यक्ति को कब तक जानते हैं। संक्षेप में विवरण दें कि आप व्यक्ति को कैसे जानते हैं (उदाहरण के लिए, यदि व्यक्ति आपके लिए काम करता है, यदि आप पड़ोसियों हैं तो व्यक्ति आपका छात्र था, आदि)। साथ ही, किसी भी प्रासंगिक तिथियों को शामिल करें - यदि वह कर्मचारी था, तो रोजगार की तिथियां शामिल करें। अगर वह एक छात्र था, तो राज्य।
विवरण शामिल करें
व्यक्ति के कौशल और प्रदर्शन का वर्णन करके जारी रखें, और उन्हें एक संभावित नए नियोक्ता के लिए आदर्श उम्मीदवार बनाता है। दो या तीन बकाया विशेषताओं को शामिल करें, और उस व्यक्ति को प्रदर्शित करने का प्रयास करें जब व्यक्ति ने इन विशेषताओं को प्रदर्शित किया।
उन स्थितियों का चयन करने का प्रयास करें जो उस स्थिति से जुड़ते हैं जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है। यदि संभव हो, तो समय से पहले जॉब लिस्टिंग देखें, या उस व्यक्ति से पूछें कि वह किस प्रकार की नौकरियों के लिए आवेदन कर रहा है। नौकरी के विवरण को देखें (या जिस नौकरी के लिए आवेदन कर रहा है उसके लिए नौकरी प्रविष्टियों के लिए ऑनलाइन खोज करें)।
नौकरी के विवरण में शामिल गुणों की तलाश करें जो आपको उस व्यक्ति की याद दिलाती है जिसके लिए आप सिफारिश लिख रहे हैं। संक्षेप में अंत में आप रोजगार के लिए इस व्यक्ति की सिफारिश क्यों कर रहे हैं।
अनुवर्ती करने के लिए प्रस्ताव
पत्र के अंत में, आप एक फोन नंबर या ईमेल पता भी प्रदान करना चाहेंगे। इस तरह, यदि उनके पास कोई प्रश्न है या अधिक जानकारी चाहते हैं, तो नियोक्ता इसका अनुसरण कर सकते हैं।
यहां सूचना की एक सूची दी गई है जिसे अनुशंसा पत्र में शामिल किया जाना चाहिए, और अपना खुद का पत्र शुरू करने के लिए उपयोग करने के लिए अनुशंसा टेम्पलेट का एक पत्र।
व्यवसायिक बनें
किसी भी व्याकरण या वर्तनी त्रुटियों की तलाश में इसे भेजने से पहले अपने पत्र को अच्छी तरह से पढ़ना और प्रमाणित करना सुनिश्चित करें। किसी मित्र या परिवार के सदस्य से आपके पत्र को संपादित करने के लिए कहने पर विचार करें। उचित पत्र पत्र प्रारूप में अपना पत्र लिखें। टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे स्पष्ट, आसानी से पढ़ने वाले फ़ॉन्ट का चयन करें।
निर्देशों का अनुसरण करें
अपना पत्र ठीक उसी तरह सबमिट करें जैसा व्यक्ति आपको पूछता है। अगर वे आपको नहीं बताते कि पत्र कैसे भेजा जाए (या किसके लिए पत्र भेजना है), पूछें।