पेरोल फ़ाइल सामग्री

सभी कर्मचारी फ़ाइलों के साथ, उन लोगों को छोड़कर पहुंच सीमित करें जिन्हें जानने की आवश्यकता है

कर्मचारी पेरोल फ़ाइल किसी कर्मचारी के पेचेक के साथ क्या करना है, उसके लिए भंडार है। पेरोल फ़ाइल बनाने का मुख्य कारण कर्मियों की फ़ाइल में स्थित शेष गोपनीय जानकारी तक पहुंच सीमित करना है।

पेरोल फ़ाइल कर्मचारी कर्मचारियों को कर्मचारी गोपनीय जानकारी तक पहुंच के बिना कर्मचारी का भुगतान करने में सक्षम बनाता है। लेखांकन कर्मचारी पेरोल रिकॉर्ड रख सकते हैं जहां कर्मचारी को भुगतान करने के लिए यह समझ में आता है।

ऐसे मामलों में जहां पेरोल और लेखांकन आउटसोर्स किया जाता है, यह कर्मचारी के पेरोल रिकॉर्ड के लिए एक और अधिक अनुशंसित अभ्यास है।

पेरोल फ़ाइल गोपनीय कर्मचारी जानकारी तक पहुंच सीमित करती है। कर्मचारी पेरोल फ़ाइल लेखा और वित्त कर्मचारियों को एक सुविधाजनक स्थान पर कर्मचारी को भुगतान करने के लिए आवश्यक जानकारी रखने में सक्षम बनाता है। स्थान किसी भी अन्य कर्मचारियों के लिए सुरक्षित और बाहर पहुंच होना चाहिए।

आपको लेखांकन कर्मचारियों पर इस तथ्य को प्रभावित करने की आवश्यकता है कि पेरोल फाइलों की जानकारी गोपनीय है और एचआर कर्मचारियों से अनुमति और हस्ताक्षर के बिना साझा नहीं की जानी चाहिए। न ही लेखांकन कर्मचारी कर्मचारी उठाने, प्रचार, बोनस, और कर्मचारियों के बारे में गोपनीय किसी भी अन्य जानकारी के बारे में कोई जानकारी साझा करना चाहिए।

मानव संसाधन को कर्मचारी पेरोल फ़ाइलों तक लेखांकन की पहुंच की निगरानी करने की आवश्यकता नहीं है। जैसा कि कर्मियों और चिकित्सा फ़ाइलों जैसे संबंधित कर्मचारी फ़ाइलों के लिए अनुशंसा की जाती है, आपको पेरोल फ़ाइल तक पहुंच सीमित करनी चाहिए।

केवल वे लोग जिन्हें अपनी नौकरी करने के लिए जानकारी रखने की आवश्यकता है, उन्हें सामग्री देखना चाहिए।

एक कर्मचारी पेरोल फ़ाइल की सामग्री

यह एक सुझाव दिया गया है, लेकिन पूरी तरह से व्यापक नहीं है, एक कर्मचारी पेरोल फ़ाइल में क्या है इसकी एक सूची।

• भर्ती प्रबंधक, मानव संसाधन, और कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित प्रस्ताव पत्र

• एक कर्मचारी अनुबंध मौजूद होने पर मानव संसाधन और भर्ती प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित प्राधिकरण का भुगतान करें
• डब्ल्यू -4 फॉर्म
• किसी भी कर्मचारी लाभ से संबंधित पेपरवर्क और प्राधिकरण जिसमें पेरोल कटौती शामिल है
• प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण फॉर्म
• वेतनभोगी समय लेखांकन फॉर्म
• प्रति घंटा साप्ताहिक समय चादरें
• समय घड़ी रिकॉर्ड, जहां इस्तेमाल किया
• उपस्थिति रिकॉर्ड
• यात्रा और अन्य अधिकृत व्यय के लिए प्रलेखन और प्राप्तियां सहित प्रतिपूर्ति अनुरोधों का खर्च करें
• भुगतान, किताबें, और आगे के लिए ट्यूशन प्रतिपूर्ति फॉर्म और रसीदें
• अग्रिम अनुरोध फॉर्म में भुगतान करें
• कंपनी ऋण दस्तावेज और भुगतान अनुसूची
• सजावट आदेश और रिकॉर्ड
• निजी जानकारी के रिलीज के लिए प्राधिकरण
• प्रत्येक कर्मचारी से संबंधित कागजी कार्रवाई
• किसी भी बोनस , लाभ साझाकरण , या मान्यता पुरस्कार से संबंधित पेपरवर्क
• डब्ल्यू -2 फॉर्म
• आपकी कंपनी द्वारा अनुमति दी गई किसी भी अन्य पेरोल कार्रवाइयों के लिए प्राधिकरण

कर्मचारी फ़ाइलों, कर्मचारी अभिलेख , मानव संसाधन फ़ाइलों, दस्तावेज़ीकरण के रूप में भी जाना जाता है

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