प्रत्येक कर्मचारी के लिए आई -9 फॉर्म पूरा करना गंभीर व्यवसाय है - गंभीरता से
6 नवंबर, 1 9 86 के बाद किराए पर रखने वाले सभी कर्मचारियों, नागरिकों और गैर-नागरिकों को किराए के समय फॉर्म I-9 की धारा 1 को पूरा करना होगा।
नियोक्ता यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार है कि फॉर्म I-9 की धारा 1 कर्मचारी द्वारा समय पर और उचित रूप से पूर्ण हो।
नियोक्ता को रोजगार सत्यापन की जांच करनी चाहिए और फॉर्म I-9 की धारा 2 और 3 को भी ठीक से भरना होगा। रोजगार शुरू होने के तीन (3) व्यावसायिक दिनों के भीतर नियोक्ता के पहचान के पहले साक्ष्य (केवल मूल, अप्रत्याशित दस्तावेज़) की जांच करके और रोजगार योग्यता की जांच करके फॉर्म I-9 की धारा 2 को पूरा करना होगा।
कर्मचारी शारीरिक रूप से उपस्थित होना चाहिए और उसके मूल दस्तावेजों की समीक्षा व्यक्तिगत रूप से की जानी चाहिए। कर्मचारी जो मूल दस्तावेजों की समीक्षा करता है उसे आई -9 के सेक्शन 2 पर हस्ताक्षर करना होगा।
फॉर्म सत्यापित करता है कि आपने पहचान के दो अनुमोदित रूपों की जांच की है जो साबित करते हैं कि कर्मचारी कानूनी रूप से संयुक्त राज्य अमेरिका में काम करने के लिए अधिकृत है।
नियोक्ता या उनके अधिकृत प्रतिनिधि को धारा 3 को भरने की आवश्यकता होती है जब एक कर्मचारी यूएस में काम करने के योग्य है।
आई -9 की तारीख के तीन साल के भीतर किसी कर्मचारी को रीहायर करते समय मूल रूप से पूरा किया गया था, नियोक्ता के पास एक नया आई -9 फॉर्म पूरा करने या सेक्शन 3 को पूरा करने का विकल्प होता है।
समय-समय पर, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए आई -9 फॉर्मों का ऑडिट करना होगा कि आपके पास प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक पूरा फॉर्म है। आपको सत्यता और पूर्णता की जांच करने और ऑडिटिंग के सबूत और आई-9 को पूरा करने वाले स्टाफ सदस्यों को प्राप्त करने वाले किसी भी प्रशिक्षण की जांच करने की आवश्यकता है।
पूर्ण I-9 फॉर्मों का स्थान
इन कारणों से आप एक अलग कर्मियों की फाइल में सभी कर्मचारी I-9s और साथ ही साथ दस्तावेज़ों को रखना चाहेंगे।
सरकार इन रूपों का निरीक्षण कर सकती है। यदि सरकारी कर्मचारी आपके आई-9 फॉर्मों का निरीक्षण करते हैं, तो आप उन्हें अपने कर्मचारियों की निजी कर्मियों की फ़ाइलों और उनके गोपनीय जानकारी तक पहुंचने की अनुमति नहीं देना चाहते हैं।
इसलिए, कर्मचारी गोपनीयता और प्रतिबंधित पहुंच के हित में, आप अपने कर्मचारी I-9 को एक फ़ोल्डर में अलग करना चाहते हैं जो विशेष रूप से I-9 संग्रहण के लिए समर्पित है।
यह आपके कर्मचारियों की गोपनीयता की सुरक्षा करता है और कर्मचारी कर्मियों की फाइल की सामग्री द्वारा उठाए गए अतिरिक्त प्रश्नों का उत्तर देने के लिए नियोक्ता को भी बचाता है। यूएससीआईएस कर्मचारियों द्वारा बढ़ती जांच के लिए आप अनजाने में अपनी कंपनी खोल सकते हैं। इससे बचें
वर्तमान आई-9 फाइल जांच
अमेरिकी आप्रवासन और सीमा शुल्क प्रवर्तन (आईसीई) के अनुसार, सरकार आपके आई -9 का निरीक्षण कर सकती है: "प्रशासनिक निरीक्षण प्रक्रिया फॉर्म I-9 के उत्पादन को मजबूर करने वाले नियोक्ता पर निरीक्षण की सूचना (एनओआई) की सेवा द्वारा शुरू की जाती है।
"कानून के अनुसार, फॉर्म I-9 बनाने के लिए नियोक्ता को कम से कम तीन व्यावसायिक दिन प्रदान किए जाते हैं।
अक्सर, आईसीई नियोक्ता से सहायक दस्तावेज प्रदान करने का अनुरोध करेगा, जिसमें पेरोल की एक प्रति, मौजूदा कर्मचारियों की सूची, निवेश के लेख और व्यापार लाइसेंस शामिल हो सकते हैं। "
वर्तमान प्रवृत्ति यह है कि आईसीई अपने प्रवर्तन प्रयासों को बढ़ा रहा है। नियोक्ता ने प्रबंधकों, मालिकों और मानव संसाधन कर्मचारियों के सदस्यों पर उचित रूप से पूरा करने और प्रत्येक कर्मचारी के लिए I-9 रूपों को स्टोर करने में विफलता के लिए आपराधिक आरोपों का सामना करना पड़ रहा है। व्यवसायों को तेजी से महत्वपूर्ण जुर्माना प्राप्त हुआ है और उन्हें अस्वीकार कर दिया गया है।
नियोक्ता को I-9 फॉर्म गंभीरता से लेने की आवश्यकता है। गंभीरता से। क्या हमें और कहना चाहिए?
वर्तमान आई-9 फॉर्म और गृहभूमि सुरक्षा विभाग - यूएस नागरिकता और आप्रवासन सेवा (यूएससीआईएस) में इसके कार्यान्वयन के लिए पूर्ण निर्देश देखें।
इसके रूप में भी जाना जाता है: कर्मचारी फाइल, कर्मचारी रिकॉर्ड, मानव संसाधन फ़ाइलें, दस्तावेज़ीकरण