कर्मचारी अपनी कार्मिक फ़ाइल देखने के लिए कैसे पहुंच सकते हैं?
चूंकि कर्मचारियों को पता है कि ये रिकॉर्ड मौजूद हैं, वे समय-समय पर उन्हें देखना चाहते हैं कि फ़ाइल में क्या है।
कर्मचारी (और पूर्व कर्मचारी पहुंच) प्रदान करने का निर्णय लेने पर आपके व्यवसाय पर लागू होने वाले किसी भी कानून को ध्यान में रखें।
कई राज्यों में ऐसे कानून होते हैं जिनके लिए कंपनी को मौजूदा और पूर्व कर्मचारियों को उपलब्ध फ़ाइल के विशिष्ट हिस्सों को बनाने की आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी नीति सभी कानूनों के अनुपालन में है, अपने रोजगार वकील से जांचें ।
उदाहरण के लिए संघीय कानून की आवश्यकता है कि विकलांग व्यक्तियों से संबंधित रिकॉर्ड कर्मियों के रिकॉर्ड से अलग रखा जाए। यदि आपकी कंपनी एचआईपीएए के अधीन है, तो सुनिश्चित करें कि आपका मेडिकल रिकॉर्ड रखने के साथ-साथ इसका अनुपालन भी हो।
कर्मचारियों को उनकी फाइल में देखने की अनुमति देने के लिए आपके पास बहुत अधिक छूट हो सकती है। लेकिन, ध्यान रखें कि भले ही आप यह निर्धारित करते हैं कि किसी कर्मचारी को संदर्भ जानकारी जैसे कुछ जानकारी तक पहुंच नहीं हो सकती है, कि मुकदमे के मामले में जानकारी खोजने योग्य है।
इसलिए, अपने कर्मचारियों को सटीक रूप से रिकॉर्ड करने और कानून का पालन करने के लिए हर समय निर्देश दें। कर्मचारी रिकॉर्ड अंदरूनी चुटकुले या स्नैप टिप्पणियों के लिए जगह नहीं हैं।
ये कानून की अदालत में अच्छी तरह से नहीं जाते हैं।
एक सामान्य नियम के रूप में, रिकॉर्ड के लिए एक द्वारपाल होने से यह सुनिश्चित होता है कि प्रक्रियाओं का पालन किया जाता है और सुसंगत होता है। आप नहीं चाहते कि एक मानव संसाधन प्रबंधक लोगों को अपने रिकॉर्ड वापस अपने डेस्क पर ले जाये, जबकि कोई भी पहुंच से इंकार कर देता है।
सभी को एक स्रोत के माध्यम से जाने की आवश्यकता है चीजों को लगातार और कानूनी रखने में मदद करता है।
रिकॉर्ड और रिकॉर्ड प्रतिधारण और पहुंच के संबंध में कानून मुश्किल हैं। सुनिश्चित करें कि आप अद्यतित रहें।
नीचे दी गई नीति आपके व्यवसाय के लिए एक अच्छी शुरुआत है , लेकिन ध्यान रखें कि आपका राज्य और स्थानीय कानून अलग-अलग हो सकते हैं।
नमूना कर्मचारी रिकॉर्ड्स एक्सेस पॉलिसी
सभी कर्मचारी, पूर्व कर्मचारी, और कर्मचारियों के प्रतिनिधि मानव संसाधन कर्मचारियों को अग्रिम सूचना के साथ अपने कर्मियों की फाइल की कुछ सामग्री देख सकते हैं । आवेदन, पदोन्नति , अनुशासनात्मक कार्रवाई , और हस्तांतरण जैसे किराए के लिए कर्मचारी की योग्यता से संबंधित दस्तावेज देखे जा सकते हैं । इसके अतिरिक्त, कर्मचारी पॉलिसी साइन ऑफ फॉर्म और प्रशिक्षण रिकॉर्ड की समीक्षा कर सकता है।
जिन दस्तावेजों में कर्मचारी समीक्षा नहीं कर सकते हैं उनमें संदर्भ या संदर्भ जांच, प्रबंधन द्वारा किए गए किसी भी जांच के रिकॉर्ड, चिकित्सा रिकॉर्ड, न्यायिक कार्यवाही से संबंधित दस्तावेज, कोई भी दस्तावेज जो किसी अन्य कर्मचारी की गोपनीयता का उल्लंघन करेगा, और कर्मचारी नियोजन के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज शामिल हैं।
प्रक्रिया
एक कर्मचारी जो अपनी कर्मियों की फाइल की स्वीकार्य सामग्री की समीक्षा करना चाहता है, उसे 24 घंटे के नोटिस (सप्ताहांत को छोड़कर) के साथ मानव संसाधन से संपर्क करना चाहिए। पूर्व कर्मचारियों, या मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए अज्ञात लोगों को कर्मियों की फाइल तक पहुंचने के लिए अनुमति और / या अनुमति का प्रमाण प्रस्तुत करना होगा।
मानव संसाधन कर्मचारियों के व्यक्ति की उपस्थिति में कर्मचारियों को अपनी कर्मियों की फाइलों की समीक्षा करनी चाहिए।
कर्मचारी कर्मियों की फाइल के किसी भी हिस्से को कार्यालय से नहीं हटा सकते हैं।
कर्मचारी फाइल के फाइलों या भागों के फोटोकॉपी का अनुरोध कर सकता है। कारण के भीतर, मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति फोटोकॉपी प्रदान करेगा। व्यापक प्रतिलिपि के लिए, कर्मचारी को फोटोकॉपी के लिए भुगतान करना होगा।
यदि कर्मचारी अपने कर्मियों की फाइल में किसी दस्तावेज़ से नाखुश है, तो मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति की उपस्थिति में, कर्मचारी स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण लिख सकता है और इसे विवादित दस्तावेज़ से जोड़ सकता है। किसी भी परिस्थिति में मानव संसाधन कर्मचारी या कर्मचारी वास्तविक दस्तावेज़ को बदल नहीं पाएंगे।
कर्मचारी कर्मियों की फाइल से दस्तावेज निकालने के लिए भी कह सकता है। यदि मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति सहमत हैं, तो दस्तावेज़ हटाया जा सकता है।
यदि मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति असहमत है, तो कंपनी ओपन डोअर पॉलिसी में निर्धारित तरीके से इस मामले से अपील की जा सकती है।