आप परिणाम तैयार करने के लिए मीटिंग की योजना बना सकते हैं, लीड कर सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं
यदि आप इन मीटिंग प्रबंधन अवसरों में से किसी एक को उपेक्षा करते हैं, तो आपकी बैठकों और टीमों द्वारा आपके द्वारा निवेश किए जाने वाले फल से वह फल नहीं लगेगा। अपेक्षित, सकारात्मक और रचनात्मक परिणामों को प्राप्त करने के लिए अपने उपस्थित लोगों को मार्गदर्शन करने के लिए इन बारह बैठक प्रबंधन युक्तियों को लें।
प्रभावी बैठक सुनिश्चित करने के लिए बैठक से पहले क्या करना है
बैठक से पहले की गतिविधियां बैठक परिणामों को पूरा करने के लिए आधारभूत कार्य स्थापित करती हैं। आप सभी आवश्यक फॉलो-अप कर सकते हैं लेकिन शुरू करने के लिए एक प्रभावी मीटिंग योजना के बिना, आपके परिणाम आपको निराश करेंगे। ये सुझाव आपको मीटिंग की योजना बनाने और कार्यान्वित करने में मदद करेंगे।
बैठक की योजना बनाएं
परिणाम देने वाली प्रभावी मीटिंग मीटिंग प्लानिंग के साथ शुरू होती हैं। सबसे पहले, यह पहचान लें कि मीटिंग की योजना बनाने में आपकी सहायता के लिए अन्य कर्मचारियों की आवश्यकता है या नहीं। फिर, बैठक आयोजित करके आप क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं, यह तय करें। अपनी बैठक के लिए व्यावहारिक लक्ष्य स्थापित करें।
आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य एक प्रभावी मीटिंग योजना के लिए ढांचा स्थापित करेंगे। स्टीफन कोवी अत्यधिक प्रभावशाली लोगों की सात आदतों में कहते हैं, "अंत में दिमाग से शुरू करें।" आपका मीटिंग उद्देश्य मीटिंग फोकस, मीटिंग एजेंडा और मीटिंग प्रतिभागियों को इस उद्देश्य को पूरा करने के लिए निर्धारित करेगा।
सुनिश्चित करें कि आपको एक बैठक की आवश्यकता है
एक बार जब आप अपनी मीटिंग योजना विकसित कर लेंगे, तो सुनिश्चित करें कि सेट लक्ष्य को पूरा करने के लिए एक बैठक एक उपयुक्त वाहन है। जब आप उपस्थित लोगों के समय के लिए खाते हैं, तो मीटिंग शेड्यूल करने और पकड़ने के लिए महंगा होता है, इसलिए यह निर्धारित करने के प्रयास करें कि समस्या हल करने, प्रक्रिया में सुधार करने या चल रही योजना बनाने का सबसे अच्छा अवसर है ।
आप पाते हैं कि आप मीटिंग लक्ष्यों को ईमेल चर्चा के साथ पूरा कर सकते हैं या कंपनी न्यूज़लेटर के माध्यम से जानकारी वितरित और अनुरोध कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि मीटिंग की आवश्यकता है और आपके लिए अधिक सुविधाजनक नहीं है - जब आप वास्तव में उनकी ज़रूरतों का स्टॉक लेते हैं तो आपको अपनी मीटिंग उपस्थितियों से बेहतर परिणाम मिलेंगे।
बैठक में उचित भागीदारी सुनिश्चित करें
यदि कोई बैठक आपके लक्ष्यों को पूरा करने के लिए उचित माध्यम है , तो उन प्रतिभागियों से जांच करें जिन्हें सफल होने के लिए बैठक में भाग लेना चाहिए। बैठक में भाग लेने के लिए आवश्यक उपस्थिति उपलब्ध होनी चाहिए।
महत्वपूर्ण कर्मचारियों के सदस्यों के बिना बैठक आयोजित करने के बजाय बैठक स्थगित कर दी गई। यदि एक प्रतिनिधि एक महत्वपूर्ण निर्णय निर्माता के स्थान पर जाता है, तो सुनिश्चित करें कि नामित स्टाफ सदस्य के पास निर्णय लेने का अधिकार है या बैठक स्थगित कर दी गई है।
मीटिंग से पहले प्री-वर्क वितरित और समीक्षा करें
आपने कितने मीटिंग्स में भाग लिया है, जो मीटिंग सुविधा के साथ हैंडआउट के रीम को पारित करने या चर्चा के लिए माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट स्लाइड पेश करने के साथ शुरू हुआ? निराशा होती? बिलकुल। बैठक एक समूह रीड-इन बन जाती है, लक्ष्य उपलब्धि के लिए शायद ही उत्पादक बनती है।
जब बैठक आयोजित करने के लिए कहा गया निर्णय निर्णय लेने और सवालों के जवाब देने के लिए होता है, तो समूह पढ़ना लोगों के समय का शर्मनाक अपशिष्ट है।
आप बैठकों को सबसे अधिक उत्पादक बना सकते हैं और वास्तविक मीटिंग के पहले आवश्यक पूर्व-कार्य प्रदान करके परिणाम सुनिश्चित कर सकते हैं। बैठक से 48 घंटे पहले प्री-वर्क, चार्ट, ग्राफ और रीडिंग सामग्री प्रदान करना सफलता की सफलता को प्रभावित करता है। जितना अधिक तैयारी का समय आप आवंटित करेंगे, बेहतर तैयार लोग आपकी बैठक के लिए होंगे।
दस्तावेज़ीकरण जो मीटिंग लक्ष्यों को प्राप्त करने में आपकी सहायता करेगा, रिपोर्ट शामिल कर सकते हैं; डेटा, चार्ट, और प्रतिस्पर्धी जानकारी के लिंक, बिक्री महीने-दर-तारीख, और उत्पादन योजनाएं; माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट स्लाइड्स जो महत्वपूर्ण चर्चा बिंदुओं को चित्रित करती है; और बैठकें , नोट्स और पूर्व या संबंधित बैठकों और परियोजनाओं से अनुवर्ती।
प्री-वर्क, यहां तक कि समय-समय पर वितरित की गई जानकारी को पढ़ने के लिए अनुवर्ती लिंक, गंभीर उम्मीदों के साथ कि उपस्थिति बैठक से पहले पूर्व-कार्य पढ़ लेंगे, यह सुनिश्चित करने में सहायता करता है कि आपकी मीटिंग सफल हो।
प्रभावी बैठक सुनिश्चित करने के लिए बैठक के दौरान
बैठक के समय का प्रभावी उपयोग विषय के लिए उत्साह बनाता है। यह प्रतिभागियों से प्रतिबद्धता और उपलब्धि की भावना पैदा करता है। लोग अपनी रोज़मर्रा की चुनौतियों से कहीं ज्यादा बड़े हिस्से का हिस्सा महसूस करते हैं। इसलिए, फॉलो-अप के लिए चरण निर्धारित करने वाली एक अच्छी तरह से सुविधाजनक, सक्रिय बैठक बैठक परिणामों का उत्पादन करेगी।
प्रभावी मीटिंग सुविधा
मीटिंग लीडर मीटिंग प्रतिभागियों के बीच बातचीत के लिए एक सकारात्मक, उत्पादक स्वर सेट करता है। प्रभावी मीटिंग सुविधा लक्ष्यों, या अनुमानित परिणामों और एजेंडा की समीक्षा के साथ शुरू होती है। सुविधाकर्ता समूह के सदस्यों को केंद्रित और उत्पादक रहने में मदद करता है।
बैठक के डिजाइन और एजेंडा ने बैठक के लिए ढांचा निर्धारित किया। एक प्रभावी सुविधाकर्ता, जो प्रतिभागियों को ट्रैक पर रखता है, बैठक से अपेक्षित, वांछित परिणामों की पूर्ति सुनिश्चित करता है।
मीटिंग में प्री-वर्क का प्रयोग करें
मीटिंग के दौरान मीटिंग से पहले पूर्व-कार्य और अन्य जानकारी प्रदान या संदर्भित करें। आप प्रतिभागियों को वांछित परिणामों को पूरा करने के अभिन्न अंग की समीक्षा करने के लिए आगे की आवश्यकता का समय बिताने की आवश्यकता को मजबूत करते हैं।
आपके प्रतिभागी आपकी बैठकों में भाग लेने से पहले तैयार होंगे और आपके परिणाम ठोस तैयारी और नेतृत्व की गवाही देंगे। कोई भी टीम के साथी की आंखों में तैयार, अनिच्छुक, या योगदान नहीं दिखाना चाहता।
क्रियाओं में प्रत्येक प्रतिभागी शामिल करें
प्रत्येक कार्यसमूह में विभिन्न व्यक्तित्व होते हैं जो बैठकों के लिए दिखाए जाते हैं। आपके पास शांत सहकर्मियों और लोग हैं जो हर मंच पर हावी होने का प्रयास करते हैं। बैठक में सुविधा या भाग लेने के लिए, आपको मीटिंग लक्ष्यों की पूर्ति में प्रत्येक उपस्थिति को शामिल करने की आवश्यकता है।
यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक प्रतिभागी को बैठक के विषय में और अनुवर्ती में निवेश किया जाता है। आप पहाड़ी पर हर किसी को धक्का देने की कोशिश कर रहे एक प्रमुख कर्मचारी व्यक्ति के मुकाबले पूरी टीम खींचने के साथ और अधिक परिणाम प्राप्त करेंगे।
एक प्रभावी मीटिंग फॉलो-अप योजना बनाएं
बैठक के दौरान, कार्रवाई वस्तुओं के साथ एक अनुवर्ती योजना बनाओ। प्रभावी योजनाओं में निम्नलिखित शामिल हैं।
- विशिष्ट कार्रवाई आइटम,
- उस व्यक्ति का नाम जो कार्रवाई आइटम की पूर्ति "स्वामित्व" करने के लिए प्रतिबद्ध है,
- कार्रवाई आइटम की देय तिथि, और
- कार्रवाई आइटम के पूरा होने के बारे में एक समझौता।
वास्तविक जीवन परिदृश्यों और सफलता के लिए बाधाओं पर चर्चा करें कि टीम के सदस्यों को अनुभव हो सकता है क्योंकि वे आवश्यक वस्तुओं का उत्पादन करने वाले आइटमों को पूरा करने का प्रयास करते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आपकी अगली मीटिंग के लिए समय निर्धारित करें, जबकि प्रतिभागियों की उपस्थिति हो रही है।
प्रभावी बैठक सुनिश्चित करने के लिए बैठक के बाद
मीटिंग से पहले और उसके दौरान की कार्रवाइयां और योजना, अपेक्षित, सकारात्मक और रचनात्मक परिणामों को प्राप्त करने में आपकी सहायता करने में एक बड़ी भूमिका निभाती है। बैठक के बाद आपके कार्य उतना ही महत्वपूर्ण हैं। अगली अनुसूचित बैठक में अनुवर्ती परिणाम सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त निवेश नहीं है।
मीटिंग मिनट प्रकाशित करें
24 घंटे के भीतर अपने मिनट और कार्य योजना प्रकाशित करके शुरू करें। लोग तुरंत परिणामों में योगदान देंगे यदि वे तुरंत कार्रवाई आइटम शुरू करते हैं। उनके पास अभी भी चुनी हुई दिशा के लिए बैठक, चर्चा और तर्क की ताजा याददाश्त है।
वे उत्साही रहते हैं और शुरू करने के लिए तैयार हैं। मिनटों के वितरण में देरी आपके परिणामों को चोट पहुंचाएगी क्योंकि अधिकांश लोग अपनी प्रतिबद्धताओं से निपटने से पहले मिनटों तक पहुंचने की प्रतीक्षा करते हैं।
प्रभावी मीटिंग फॉलो-अप
समय सीमा और अनुवर्ती निरीक्षण और निरीक्षण करने से आपको अपनी बैठकों से परिणाम प्राप्त करने में मदद मिलेगी। बैठक के दौरान समय सीमा स्थापित की गई थी। बैठक के बाद, प्रत्येक व्यक्ति को एक एक्शन आइटम वाले व्यक्ति को अपनी प्रतिबद्धता की व्यक्तिगत उपलब्धि के लिए योजना बनाना चाहिए।
चाहे वे अपने योजनाकार में कदम उठाएं, कार्यों को किसी अन्य कर्मचारी व्यक्ति को सौंपें, या केवल कार्य पूरा करें, व्यक्ति फॉलो-अप के लिए ज़िम्मेदार है।
तो बैठक योजनाकार है। आप मीटिंग परिणामों में सुधार कर सकते हैं प्रत्येक बैठक के साथ जिनके पास मीटिंग्स के बीच एक एक्शन आइटम मिड-वे है। आपका लक्ष्य प्रगति की जांच करना और यह सुनिश्चित करना है कि कार्य चल रहे हैं। याद रखें कि आप जो पूछते हैं वह पूरा हो जाता है।
अगली मीटिंग के दौरान फॉलो-अप के लिए उत्तरदायित्व
क्या आपने कभी एक फॉलो-अप मीटिंग में बैठे हैं जिसमें प्रत्येक प्रतिभागी समूह को बता रहा था कि वे अपनी प्रतिबद्धता पूरी करने में असमर्थ क्यों थे? नतीजा दुखी है। परिणाम के लिए जवाबदेही के मानक या कस्टम की स्थापना आपके मीटिंग चक्र में शुरुआती शुरू होती है।
मीटिंग्स के बीच मध्यस्थ मार्ग के माध्यम से अनुवर्ती सहायता करता है, लेकिन समूह को प्रतिबद्धताओं को अस्वीकार्य रखने में विफलता होनी चाहिए। अगली बैठक में प्रगति और परिणामों पर रिपोर्ट करें और उम्मीद करें कि सभी पूरा हो जाएंगे। वैकल्पिक रूप से, अगली मीटिंग में प्रगति की जांच करें और यदि प्रगति के लिए वास्तविक रोडब्लॉक है, तो निर्धारित करें कि आगे बढ़ना है।
निरंतर सुधार के लिए मीटिंग प्रक्रिया को संक्षिप्त करें
प्रत्येक बैठक को मिस्री करने का अभ्यास निरंतर सुधार के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। प्रतिभागी वर्तमान मीटिंग प्रक्रिया के बारे में प्रभावी या अप्रभावी होने पर चर्चा करते हैं। वे उस प्रगति पर भी चर्चा करते हैं जो उन्हें लगता है कि समूह उस विषय पर बना रहा है जिसके लिए बैठक आयोजित की गई थी।
दूसरे स्तर पर निरंतर सुधार करना, सफल टीमों ने अपनी पूरी परियोजना के साथ-साथ यह निर्धारित करने की प्रक्रिया को भी परिभाषित किया कि वे परिणाम बनाने में कितनी प्रभावी ढंग से कामयाब रहे। भविष्य की बैठकें मूल्यांकन को दर्शाती हैं। बैठकें संगठन के परिणाम बनाने के लिए एक और अधिक प्रभावी उपकरण के रूप में विकसित होती हैं।
निष्कर्ष
परिणाम अच्छी तरह से योजनाबद्ध और कार्यान्वित मीटिंग्स से प्राप्त और अनुमानित हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए इन बारह अनुशंसाओं का पालन करें कि बैठक में उपस्थित लोगों को मीटिंग में निवेश के समय से अपेक्षित, सकारात्मक और रचनात्मक परिणाम प्राप्त हों। जब आप इन प्रभावी मीटिंग टिप्स का उपयोग करते हैं तो आपका संगठन आपकी उपलब्धि को पुरस्कृत करेगा और आपके सहकर्मी आपको प्यार करेंगे।