मानव संसाधन में दस्तावेज़ीकरण का महत्व

मानव संसाधनों में सही और गलत दस्तावेज़ीकरण के नमूने देखें

दस्तावेज़ीकरण रोजगार कार्यक्रमों का लिखित और बनाए रखा रिकॉर्ड है। दस्तावेज़ीकरण सरकार और कानूनी रूप से अनिवार्य तत्वों, कंपनी नीति और अभ्यास द्वारा आवश्यक दस्तावेज, सर्वोत्तम मानव संसाधन प्रथाओं द्वारा सुझाए गए दस्तावेज, और रोजगार कार्यक्रमों के बारे में औपचारिक और अनौपचारिक रिकॉर्डकीपिंग से बना है।

एक रोजगार रिकॉर्ड के बारे में दस्तावेज़ीकरण

दस्तावेज़ीकरण एक कर्मचारी के कार्यों, चर्चा, प्रदर्शन कोचिंग की घटनाओं, साक्षी नीति उल्लंघन, अनुशासनात्मक कार्रवाई, सकारात्मक योगदान, इनाम और मान्यता, जांच, आवश्यकताओं और लक्ष्यों को पूरा करने में विफलता, प्रदर्शन मूल्यांकन और अधिक का एक लिखित रिकॉर्ड है।

दस्तावेज़ीकरण नियोक्ता या कर्मचारी को किसी विशिष्ट घटना के आसपास होने वाली घटनाओं और चर्चाओं के लिखित रिकॉर्ड को संरक्षित करने की अनुमति देता है। रोजगार संबंधों का दस्तावेज़ीकरण एक लिखित रिकॉर्ड प्रदान करता है जो कर्मचारी पदोन्नति , कर्मचारी वेतन वृद्धि , और रोजगार समाप्ति सहित अनुशासनात्मक कार्रवाई जैसे कार्यों को समर्थन देने के लिए आवश्यक हो सकता है।

कर्मचारियों के बारे में दस्तावेज आमतौर पर सकारात्मक और नकारात्मक दोनों होते हैं, जब आवश्यक हो। यह तथ्यात्मक और न्यायिक नहीं है। यह घटनाओं का वर्णन करता है क्योंकि वे घटना के बारे में दर्शक की राय और विचार नहीं होते हैं। दस्तावेज उन क्रियाओं का भी वर्णन करता है जो उल्लेखनीय उदाहरणों में किए गए थे जैसे कि जब आप औपचारिक कर्मचारी मान्यता प्रदान करते हैं या अनुशासनात्मक कार्रवाई करते हैं।

याद रखें कि जब घटना संभव हो तो आपको दस्तावेज बनाने की आवश्यकता होती है ताकि दस्तावेज समय पर, विस्तृत और सटीक हो।

कानूनी कार्यवाही में, कर्मचारी के पिछले प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज अक्सर नियोक्ता के घटना से अनुभव के परिणाम के लिए महत्वपूर्ण होता है।

नकारात्मक घटनाओं पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित किए बिना कर्मचारी के प्रदर्शन की एक उचित तस्वीर डालना लक्ष्य है।

दस्तावेज़ीकरण के प्रकार

नीतियां, प्रक्रियाएं, कर्मचारी पुस्तिका , और प्रदर्शन विकास योजनाएं दस्तावेज़ीकरण के रूप भी हैं जो एक व्यवस्थित, निष्पक्ष कार्यस्थल को बनाए रखने के लिए अपेक्षित कर्मचारी व्यवहार और कार्यस्थल की आवश्यकताओं को रिकॉर्ड करते हैं जिसमें कर्मचारियों को पता है कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है।

दस्तावेज़ीकरण अभियुक्त, आरोपी, और गवाह कार्यस्थलों की घटनाओं के गवाहों के बयान का भी लिखित रिकॉर्ड है जिसमें यौन उत्पीड़न जैसे कर्मचारी दुर्व्यवहार शामिल है।

दस्तावेज़ीकरण औपचारिक और कर्मचारी की कर्मियों की फाइल में बनाए रखा जा सकता है। कर्मचारियों से यह स्वीकार करने के लिए इस दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने की उम्मीद है कि उन्हें एक प्रति प्राप्त हुई है और उन्होंने सामग्री की समीक्षा की है। (हस्ताक्षर दस्तावेज में बयानों के साथ समझौते को इंगित नहीं करता है।)

इस दस्तावेज में ऐसे स्थायी रिकॉर्ड भी शामिल हैं जैसे हस्ताक्षरित रोजगार आवेदन, लिखित रोजगार संदर्भ , आवेदन सामग्री जैसे कि रिज्यूमे और कवर लेटर, और पृष्ठभूमि जांच। कर्मचारी कर्मियों की फाइल से अलग, आई -9 फॉर्म के रूप में ऐसे दस्तावेज जो कि अमेरिका में काम करने के लिए कर्मचारी की योग्यता को सत्यापित करता है, भी चिकित्सा रिकॉर्ड, एफएमएलए रिकॉर्ड , और इसी तरह के रूप में बनाए रखा जाता है।

एक वर्ष के दौरान एक कर्मचारी के साथ उसकी चर्चा के प्रबंधक के रिकॉर्ड में दस्तावेज़ीकरण भी अनौपचारिक हो सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक इस दस्तावेज़ीकरण को उनके सभी रिपोर्टिंग स्टाफ सदस्यों पर बनाए रखें; प्रदर्शन के कारण कोई कर्मचारी अकेला नहीं होना चाहिए। (इसे बाद की तारीख में भेदभाव के रूप में समझा जा सकता है।)

दस्तावेज़ीकरण का उपयोग

गंभीर घटनाओं का दस्तावेज़ीकरण, चाहे सकारात्मक या नकारात्मक, भी अनुशंसा की जाती है ताकि प्रबंधकों के पास समय-समय पर कर्मचारी प्रदर्शन का रिकॉर्ड हो।

दस्तावेजों का उपयोग संगठनों के अन्य तरीकों से किया जाता है। इनमें कुछ नामों के लिए प्रक्रियाओं, कार्य निर्देशों और कंप्यूटर सॉफ्टवेयर निर्देश शामिल हो सकते हैं, लेकिन मानव संसाधन समारोह के प्रयोजनों के लिए, ये दस्तावेज़ीकरण के सामान्य उपयोग हैं। और, ये उचित तरीके से दस्तावेज़ के बारे में निर्देश हैं।

प्रदर्शन दस्तावेज़ीकरण नमूने

किसी कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज़ीकरण आपको कर्मचारियों को अनुशासन , समाप्ति , या काफी प्रचार, इनाम और पहचानने की अनुमति देगा। दस्तावेज़ीकरण के बिना, इनमें से किसी भी कार्रवाई के लिए मामला बनाना मुश्किल है - और नियोक्ता के लिए संभावित रूप से जोखिम भरा है।

नियोक्ता को कर्मचारियों के भेदभावपूर्ण उपचार के बारे में किसी भी संभावित आरोप से बचना चाहिए।

वैधता एक तरफ, अच्छे नियोक्ता एक ऐसे कार्य वातावरण को बनाना चाहते हैं जो कर्मचारी लक्ष्यों और करियर योजनाओं के निष्पक्ष, सुसंगत और सहायक हों।

यह पर्यावरण प्रबंधक प्रदर्शन के प्रबंधक के व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण द्वारा समर्थित है - सुधार या सुधार की आवश्यकता में प्रशंसनीय व्यवहार और कार्यों दोनों। इससे पहले, कैसे दस्तावेज़ पर विस्तार से चर्चा की गई थी। ये नमूने आपको उचित दस्तावेज़ीकरण के अधिक उदाहरण देते हैं।

दस्तावेज़ीकरण नमूने

गलत :

मार्क आमतौर पर काम के लिए देर हो चुकी है। मार्क बहुत ज्यादा काम याद करता है।

दाएं :

1 अप्रैल: मार्क बीमार में बुलाया और 8 घंटे के काम से चूक गया।

4 अप्रैल: मार्क अपने निर्धारित समय से दो घंटे देर से 10 बजे काम पर पहुंचे।

6 अप्रैल: मार्क ने डॉक्टर की नियुक्ति निर्धारित की और फिर, एक नया फर्नेस स्थापित करने के लिए घर पर रुक गया।

12 अप्रैल: मार्क बीमार में बुलाया और 8 घंटे के काम से चूक गया।

गलत :

मैरी अविश्वसनीय है। वह जो भी करने के लिए प्रतिबद्ध है वह शायद ही कभी करती है।

दाएं :

2 मई: मैरी ने वादा किया कि उत्पाद प्रस्ताव का पहला मसौदा आज की साप्ताहिक बैठक में समीक्षा के लिए उपलब्ध होगा। मैरी ने ड्राफ्ट दस्तावेज की अपेक्षा नहीं की थी। कहा कि वह बहुत व्यस्त थीं और जिन लोगों की उनकी मदद की ज़रूरत थी, वे उसके साथ वापस नहीं आये थे।

प्रबंधक ने जवाब दिया: आपको किस मदद की आवश्यकता थी? जानकारी? कौन आपको वापस नहीं मिला है और आपको उनसे क्या चाहिए?

कार्ल और माइकल को मैरी को उनकी प्रगति के बारे में अपडेट करने की आवश्यकता थी।

आपको इतनी व्यस्तता क्या हो रही है कि आपके पास अपनी प्रतिबद्धता का पालन करने का समय नहीं था? उन्हें पूरा करने के लिए सीमित घंटों के साथ बहुत सी प्रतिबद्धताओं को बनाता है।

मैं आपके लिए क्या कर सकता हूँ?

समीक्षा के लिए आप ड्राफ्ट दस्तावेज़ कब उपलब्ध कराएंगे?

ये नमूने गलत तरीके से लिखे गए दस्तावेज बनाम प्रभावी दस्तावेज के बारे में एक सिंहावलोकन प्रदान करते हैं। प्रभावी ढंग से और कानूनी रूप से नीतियों, प्रदर्शन, और आपके कार्यस्थल में घटनाओं को दस्तावेज़ करने के लिए इस सलाह का पालन करें।

अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि प्रदान की गई जानकारी, जबकि आधिकारिक, सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। साइट को दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ा जाता है और रोजगार कानून और विनियम राज्य से राज्य और देश से देश में भिन्न होते हैं। कृपया सुनिश्चित करें कि आपकी कानूनी व्याख्या और निर्णय आपके स्थान के लिए सही हैं, कानूनी सहायता, या राज्य, संघीय या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता प्राप्त करें। यह जानकारी मार्गदर्शन, विचार और सहायता के लिए है।