मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए पूछने के लिए प्रश्न
लेकिन एचआर और अन्य अधिकारियों को पता है कि वे सभी विवरणों का प्रबंधन करने के लिए सर्वश्रेष्ठ एचआर सूचना प्रौद्योगिकी का चयन कर रहे हैं, और वे जो समाधान चुनते हैं वह समय की परीक्षा खड़ा होगा?
मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी का चयन करने की प्रक्रिया में पूछने और जवाब देने के लिए प्रमुख प्रश्न निम्नलिखित हैं।
- एचआर सूचना प्रौद्योगिकी सॉफ्टवेयर प्रदान करता है कि लचीलापन और मापनीयता की डिग्री क्या है? मानव संसाधन पेशेवरों को यह निर्धारित करना चाहिए कि सॉफ़्टवेयर एकाधिक एक्सेल स्प्रेडशीट्स, डेटाबेस और पेपर दस्तावेज़ों से डेटा आयात कर सकता है और वह स्तर जिसके साथ यह सभी प्रकार के अन्य सिस्टम और आवश्यक डेटा के साथ इंटरफ़ेस कर सकता है।
सॉफ़्टवेयर एकाधिक स्रोतों से जानकारी लेने और फ़िल्टर करने में सक्षम होना चाहिए। आदर्श रूप से, इस प्रक्रिया को भी स्वचालित किया जाना चाहिए। कई ऑनलाइन नामांकन समाधानों की आवश्यकता होती है कि डेटा को मैन्युअल रूप से छेड़छाड़ की जा सके, इससे पहले कि वे अपने सिस्टम को अपडेट करने के लिए वाहक पर जा सकें। अद्यतन प्रारूप, संचरण अनुसूची, और वितरण विधि का स्वचालन बिलिंग और पात्रता के मुद्दों को खत्म करने में मदद कर सकता है। - क्या सॉफ्टवेयर एचआर की कंपनी को समायोजित करने में सक्षम होगा और वाहक नियमों का लाभ उठाएगा? वास्तव में सक्षम नामांकन इंजन प्रत्येक नामांकन गतिविधि का मूल्यांकन करेगा और विशेष रूप से सटीक योग्यता आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए तैयार नियमों, संदेशों, संकेतों और विकल्पों के किसी भी आवश्यक संयोजन को लागू करेगा। सॉफ़्टवेयर को कंपनी और वाहक के किसी योग्यता नियमों को समायोजित करना चाहिए।
- क्या एचआर सूचना प्रौद्योगिकी संगठन के साथ बढ़ने और स्केल करने में सक्षम होगी? एचआर को प्रौद्योगिकी के बढ़ने की क्षमता का आकलन करना चाहिए क्योंकि कंपनी नए कर्मचारियों , कार्यालयों, लाभ परिवर्तनों और नियमों को रखती है। एचआर इन तत्वों में से प्रत्येक के लिए दहलीज के बारे में पूछना चाहिए।
- क्या एचआर सूचना प्रौद्योगिकी सॉफ्टवेयर अन्य प्रणालियों के साथ एकीकृत करने में सक्षम है? पेरोल और अन्य फ़ंक्शन अक्सर लाभ प्रबंधन के समान जानकारी साझा करते हैं । एचआर अधिक क्षमता प्राप्त कर सकता है जब डेटा और अन्य कर्मचारी जानकारी एक सिस्टम में दर्ज की जाती है तो किसी अन्य सिस्टम के साथ साझा की जाती है। ट्रैकिंग कर्मचारी भर्ती एक और आवश्यक कार्य है।
- समाधान, या निर्माण, समाधान के लिए जिम्मेदार कौन है? किस स्तर का प्रशिक्षण शामिल है? कुछ समाधानों के लिए ग्राहक को प्रारंभिक कार्यान्वयन के साथ बहुत शामिल होना आवश्यक है, जो पहले से ही व्यस्त मानव संसाधन प्रशासकों के लिए भारी हो सकता है।
एचआर को प्रशिक्षण और तकनीकी विशेषज्ञता के स्तर की स्पष्ट समझ होनी चाहिए, जिसकी आवश्यकता होगी और अपेक्षित समय की मात्रा होगी। इस विषय पर समाधान समाधान प्रदाता सूक्ष्म क्षेत्रों में अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकते हैं जो प्रारंभ में सरल दिखाई दे सकते हैं, फिर भी महत्वपूर्ण तकनीकी विशेषज्ञता शामिल कर सकते हैं। एचआर तब विशिष्ट कार्यों को निर्धारित कर सकता है जो यथार्थ रूप से पूर्णता को बाधित करने के लिए इतनी बोझिल हो सकती हैं, संभावित रूप से एचआर सूचना प्रौद्योगिकी मूल्य और आरओआई को कम करना। - यदि प्रशिक्षण शामिल है , तो क्या कोई शुल्क है? प्रशिक्षण की लागत का आकलन भी किया जाना चाहिए- ऑफ-साइट यात्रा के लिए समय दूर और यात्रा व्यय सहित। एचआर सूचना प्रौद्योगिकी गोद लेने में शामिल सभी कठिन और मुलायम लागतों के बारे में जागरूक होना चाहिए।
- डेटा का मालिक कौन होगा? इस प्रश्न का उत्तर मानव संसाधन संगठन होना चाहिए । कंपनियां अपने डेटा को किसी भी एप्लिकेशन सेवा प्रदाता (एएसपी) में ले जाने में सक्षम होना चाहिए। यदि डेटा वाहक के स्वामित्व सर्वर पर रहता है, तो कंपनी को कभी-कभी वाह शुल्क स्विच करने के लिए अतिरिक्त शुल्क लिया जा सकता है।
- किस तरह के रखरखाव और रखरखाव की आवश्यकता है? जब किसी कंपनी के ऑन-साइट वर्कस्टेशन या सर्वर पर सॉफ़्टवेयर स्थापित किया जाता है, तो उस तकनीक के नियमित अपडेट अक्सर आवश्यक होते हैं और योजना बनाने और प्रबंधित करने के लिए बोझिल हो सकते हैं। एचआर सूचना प्रौद्योगिकी के अपडेट अक्सर एक सेवा सेवा प्रदाता (एएसपी) या सॉफ्टवेयर के माध्यम से एक सेवा (सास) मॉडल के रूप में ऑनलाइन उपलब्ध सॉफ़्टवेयर के साथ स्वचालित रूप से बनाए जाते हैं।
- मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी में कौन से सुरक्षा उपाय बनाए गए हैं ? यदि सॉफ्टवेयर ऑनलाइन उपलब्ध है, तो एएसपी या सास मॉडल के माध्यम से, प्रदाता को दैनिक बैकअप, बैकअप सर्वर और सुरक्षात्मक परतों को जोड़ा जाना चाहिए। अनधिकृत कर्मियों द्वारा खोए जाने या पहुंचने से जानकारी की सुरक्षा के लिए अतिरिक्त सिस्टम और प्रक्रियाएं होनी चाहिए। एचआर, अन्य प्रबंधकों के परामर्श से, यह तय करने के लिए विशेष अधिकार होना चाहिए कि एचआर सूचना प्रौद्योगिकी तक पहुंच और किस डिग्री की अनुमति होगी।
- क्या कर्मचारी लाभ योजनाओं में नामांकन करने और रीयल-टाइम में अपने व्यक्तिगत डेटा और योजना विकल्पों में परिवर्तन करने में सक्षम होंगे? कंप्यूटर तक व्यापक, सामान्य पहुंच पर विचार करते हुए कर्मचारी पहुंच दी जानी चाहिए।
अधिकांश कर्मचारी आबादी के पास घर पर इंटरनेट का उपयोग होता है। कर्मचारी स्वयं सेवा समय और धन बचाने के लिए बड़ी क्षमता प्रदान करता है। एक अच्छी स्वयं सेवा प्रणाली स्वयं और उनके आश्रितों के बारे में जानकारी दर्ज करके कर्मचारियों को आसानी से मार्गदर्शन करेगी।
सिस्टम को उपलब्ध योजनाओं को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करना चाहिए और कर्मचारियों को उनकी सुविधा पर चयन करने में सक्षम बनाना चाहिए, इन प्रक्रियाओं को विज़ार्ड के साथ प्रक्रिया में सरल बनाना चाहिए। कर्मचारियों को आश्रितों को जोड़ने और आवश्यकतानुसार जानकारी बदलने, दिन में 24 घंटे, सप्ताह में सात दिन, साल भर में परिवर्तन करने में सक्षम होना चाहिए।
जब आप अपने संगठन की मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी आवश्यकताओं का आकलन करते हैं तो ये उत्तर देने के लिए अतिरिक्त प्रश्न हैं।
- क्या यह तकनीक यह तय करने के लिए मानव संसाधन प्रदान करेगी कि किसके लिए पहुंच की अनुमति होगी और किस डिग्री की अनुमति होगी? कर्मचारी पहुंच प्रदान करने वाली वही नस के साथ, प्रौद्योगिकी को एचआर को अंतिम कहना चाहिए। एचआर के पास वाहक को प्रेषित होने से पहले सभी डेटा को स्वीकृति देने का अधिकार होना चाहिए, और यह भी निर्धारित करना चाहिए कि किस सीमा और कर्मचारियों के पास पहुंच है।
- एचआर सूचना प्रौद्योगिकी से किस प्रकार की रिपोर्टिंग क्षमता उपलब्ध है? रिपोर्टिंग तकनीक को कई विचार और प्रारूप (स्प्रेडशीट, पीडीएफ, एचटीएमएल), बड़े चित्र मूल्यांकन और निर्णय लेने में वृद्धि करने के लिए ड्रिल करने की क्षमता प्रदान करनी चाहिए। एचआर किसी भी समय, विशिष्ट योजनाओं में नामांकन, उत्कृष्ट कार्यवाही, और लाभ और अन्य कर्मचारी डेटा के संबंध में कर्मचारी जनसांख्यिकीय जानकारी में परिवर्तन करने में सक्षम होना चाहिए।
- क्या सॉफ़्टवेयर एचआर सेविंग टाइम की मदद करने के लिए विशिष्ट सुविधाएं प्रदान करता है? अपनी खुद की विभागीय जरूरतों के आधार पर, मानव संसाधन बैच में जानकारी को संसाधित करने, सूचनाओं का प्रबंधन और कोबरा नीतियों के लिए बिलिंग , स्वयं बिलिंग और बिल सुलह उपकरण, और विशिष्ट रिपोर्टिंग प्रदान करने की तकनीक की क्षमता के बारे में पूछना चाहता है।
- क्या सॉफ्टवेयर एचआर को कर्मचारियों के साथ बेहतर संवाद करने में मदद करने के लिए विशिष्ट विशेषताओं की पेशकश करता है? कुछ कार्यक्रम एचआर को कई स्तरों पर कर्मचारियों के साथ संवाद करने के लिए लचीलापन देते हैं - बड़े पैमाने पर ईमेल, इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्डों के माध्यम से, और विशिष्ट फ़िल्टर मानदंड (जैसे स्थान, विभाग, बीमा योजना, नामांकन स्थिति, सेवानिवृत्ति स्थिति, और अन्य) के माध्यम से एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली। संवाद करने के कई साधन होने से प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं और एचआर को बेहतर लक्षित संदेशों के लिए मदद मिल सकती है।
- क्या मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली चेक और शेष का साधन प्रदान करती है? लेनदेन को मंजूरी देने के लिए एचआर को सक्षम करने के अलावा, कई एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियां एचआर के लिए ऑर्डरिंग कैरियर बिलिंग में गेटकीपर के रूप में सेवा करने की क्षमता भी प्रदान करती हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे सिस्टम में डेटा से सहमत हैं। यह हो सकता है:
वाहक चालान की सटीकता सुनिश्चित करें,
समय और पैसा बचाओ,
कर्मचारी नामांकन की समय पर वितरण में , और
कर्मचारियों की देखभाल के लिए पात्रता की पुष्टि की पुष्टि।
- कैरियर के साथ जानकारी का आदान-प्रदान कैसे किया जाएगा? और, इस बातचीत के लिए कौन जिम्मेदार होगा? मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली का एकीकरण न केवल उन वाहकों की संख्या के आधार पर किया जाना चाहिए जिनके साथ सॉफ़्टवेयर संबंध हैं लेकिन कनेक्शन के प्रकार के द्वारा इसे सक्षम किया जाता है। एक लाभ प्रबंधन सॉफ्टवेयर के माध्यम से वाहकों के साथ सफल बातचीत सुनिश्चित करने के लिए कई कदमों की आवश्यकता है, जिनमें निम्न शामिल हैं:
प्रारंभिक कार्यान्वयन डेटा जनगणना को इकट्ठा करना;
चल रहे सूचना विनिमय के लिए प्रारंभिक एकीकरण को सेट करना;
डेटा प्राप्त करने और सटीक रूप से लागू होने के लिए दैनिक या साप्ताहिक बातचीत को समन्वयित करना;
चल रहे अद्यतनों की समीक्षा करना;
नामांकन के लिए वाहक आवश्यकताओं को विनियमित करने वाले नियामकों के अनुपालन में पूरा किया जा रहा है; तथा
डेटा एक्सचेंज के रिश्ते को बेहतर बनाने के लिए प्रत्येक वाहक के साथ एक सक्रिय संबंध स्थापित करना।
यह जानना कि प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है, उत्पाद की पेशकश पूरी तरह से समझने के लिए आवश्यक है। प्रत्येक सॉफ्टवेयर प्रदाता उपरोक्त उल्लिखित कार्यों में से कुछ को प्रदान करने में एकीकरण का एक अलग स्तर प्रदान करेगा। एचआर को ऐसे विक्रेताओं के साथ काम करना चाहिए जो कंपनी के चुने हुए वाहकों के साथ मजबूत, चल रहे, निर्बाध संबंध प्रदर्शित करते हैं।
कई प्रदाता एक सामान्य एएनएसआई 834 फ़ाइल के संचरण को सक्षम करते हैं, जो वाहक द्वारा स्वीकार किया जा सकता है या नहीं, एक कारक अक्सर समूह के आकार से प्रभावित होता है। प्रबंधकों को ऐसे प्रदाताओं की तलाश करनी चाहिए जो मुद्दों से बचने के लिए प्रत्येक वाहक की जरूरतों को अनुकूलित करने के लिए स्वच्छ, मान्य स्थानान्तरण (लेनदेन की पात्रता सुनिश्चित करना) प्रदान करते हैं। उन्हें उन प्रदाताओं को भी देखना चाहिए जिनके पास एक समर्पित ईडीआई (इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज) विभाग है जो वाहक की अपनी विशिष्ट, विशिष्ट हस्तांतरण भाषा से बातचीत करने के लिए है।
- किस स्तर की ग्राहक सेवा प्रदान की जाती है? क्या सेवा के लिए कोई अतिरिक्त शुल्क है? एचआर को प्रदान की जाने वाली सहायता के लिए पहुंच का स्तर निर्धारित करना चाहिए और डेटाबेस, ऑनलाइन चैट, ईमेल समर्थन, लाइव व्यक्ति के साथ वार्तालाप, या उसके संयोजन के माध्यम से ग्राहक सेवा-ऑनलाइन सहायता का गठन करना चाहिए। लाभ और अन्य मानव संसाधन सूचना की संवेदनशीलता को देखते हुए, प्रबंधकों को सीधे संपर्क से 24 घंटे के भीतर पूछताछ की प्रतिक्रिया की उम्मीद करनी चाहिए जो मदद कर सकते हैं।
- एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली की लागत क्या है और क्या इससे लाभों से अधिक है? एचआर को एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली की पूरी लागत का आकलन करना चाहिए, जिसमें मुहैया कराए गए लाभों के साथ सभी वार्षिक, मासिक और एक बार के शुल्क शामिल हैं। एक और अधिक महंगा प्रणाली उन सुविधाओं के साथ अंतर के लिए भुगतान से अधिक हो सकती है जो कर्मचारियों को अपने रिकॉर्ड बनाए रखने और अधिक सुविधा, समय बचत और सटीकता प्रदान करने में सक्षम बनाती हैं। इन कारकों पर विचार किया जाना चाहिए और एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली का चयन करने में वजन होना चाहिए।
मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियों की आवश्यकता बढ़ रही है। एचआर कर्मचारियों के साथ मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियों में विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला खोजते हुए, यह उपलब्ध सभी विकल्पों का विश्लेषण और वजन करने के लिए तेजी से महत्वपूर्ण है।
एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली का चयन करना एक निवेश के रूप में देखा जाना चाहिए जो विभाग और कंपनी की जरूरतों के साथ बढ़ेगा । ये प्रश्न आपको आपकी कंपनी के लिए उचित एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली के लिए नेतृत्व करेंगे।