अपने ईमेल संदेशों को खोलने, पढ़ने और प्रतिक्रिया देने के लिए इन युक्तियों की समीक्षा करें, ईमेल विषय पंक्तियों के उदाहरणों के साथ, और औपचारिक और आकस्मिक ईमेल परिचय।
एक ईमेल में खुद को कैसे पेश करें
एक संदेश खोलने विषय पंक्ति लिखें। आप उन्हें खोलने के बिना कितने ईमेल संदेश मिटाते हैं? विषय पंक्ति में जो भी शामिल है उस पर ध्यान दें, इसलिए आपके पास खोले जाने का मौका है। विशिष्ट रहें, और पाठक को यह बताएं कि आप क्यों लिख रहे हैं। अपनी विषय पंक्ति को छोटा रखें, इसलिए प्राप्तकर्ता एक नज़र में देख सकता है कि संदेश क्या है।
किसी व्यक्ति को अपना संदेश पता करें। यदि आप एक सामान्य ईमेल पते की बजाय लिखने के लिए एक व्यक्ति को ढूंढ सकते हैं, जैसे hr@companyabc.com, तो आप व्यक्तिगत रूप से उन व्यक्तियों से जुड़ सकेंगे जिन्हें आप मिलना चाहते हैं। लिंक्डइन, कंपनी वेबसाइट्स, और सोशल मीडिया पेज संपर्क लोगों को ढूंढने के अच्छे तरीके हैं ।
औपचारिक ग्रीटिंग का प्रयोग करें। यदि आप एक विशिष्ट अनुरोध के साथ लिख रहे हैं, तो श्रीमान या सुश्री जैसे औपचारिक व्यावसायिक अभिवादन का उपयोग करें। यदि आपके पास व्यक्ति से कोई संबंध है या आप सहायता प्राप्त करने के बजाय जानकारी प्रदान करने के लिए अधिक आकस्मिक आधार पर लिख रहे हैं तो पहले नाम भी काम करते हैं ।
ईमेल संदेश अभिवादन के उदाहरण यहां दिए गए हैं और यहां पत्र नमस्कार और बधाई चुनने पर स्कूप है ।
अपने कनेक्शन का प्रयोग करें। एक प्रारंभिक ईमेल या लिंक्डइन संदेश लिखते समय यदि आपके पास कोई आम बात है तो उनका उल्लेख करें। एक रेफरल सलाह या सहायता पाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है।
मांग मत करो सुझाव देने या सलाह देने के लिए किसी से निर्देश देना बेहतर है।
उदाहरण के लिए, "क्या आप मुझे अपने रेज़्यूमे पर प्रतिक्रिया दे सकते हैं, यदि समय परमिट है?" कृपया मेरे रिज्यूमे की समीक्षा करें और मेरे पास वापस आएं। "विनम्र होने और पूछने से आप किसी को बताएंगे कि वे क्या करेंगे करना चाहिए।
इसे छोटा रखें । अधिकांश लोग ईमेल को स्किम करते हैं और शायद ही कभी पहले पैराग्राफ से परे पढ़ते हैं। अपने संदेश को कम से कम 2 या 3 पैराग्राफ रखें। प्रत्येक अनुच्छेद में कुछ वाक्य से अधिक शामिल न करें। अपने समापन और हस्ताक्षर से पहले प्रत्येक पैराग्राफ और दूसरी जगह के बीच एक जगह छोड़ दें।
आप लिख रहे हैं के बारे में स्पष्ट रहें। आपका ईमेल संदेश स्पष्ट रूप से बताएगा कि आप कौन हैं, आप क्यों लिख रहे हैं और आप पाठक से क्या अनुरोध कर रहे हैं। खुद को पेश करने के लिए पहले पैराग्राफ का उपयोग करें, आपके अनुरोध के लिए दूसरा, और तीसरा पाठक को उसके विचार के लिए धन्यवाद देना।
एक साधारण फ़ॉन्ट का प्रयोग करें। एक साधारण फ़ॉन्ट (कैलिब्ररी, टाइम्स न्यू रोमन, या एरियल) का उपयोग करें और एक फ़ॉन्ट आकार जो पढ़ने में आसान है। एक 11 या 12-बिंदु फ़ॉन्ट आकार स्क्विंट किए बिना पठनीय है। यहां फ़ॉन्ट शैली और आकार का चयन करने का तरीका बताया गया है ।
एक पेशेवर बंद उठाओ। आपका समापन आपके परिचय के रूप में लगभग महत्वपूर्ण है। लघु पेशेवर बंद होने के साथ अपने ईमेल को समाप्त करें। यहां उपयोग करने के लिए अच्छे बंद करने के उदाहरणों के साथ एक पत्र को समाप्त करने का तरीका बताया गया है ।
एक हस्ताक्षर शामिल करें। उस व्यक्ति के लिए आसान बनाएं जिसे आप ईमेल कर रहे हैं ताकि आप संपर्क में रह सकें। अपने पूर्ण नाम, ईमेल पते और फोन नंबर के साथ हस्ताक्षर शामिल करें। यदि आप लिखित प्रतिक्रिया मांग रहे हैं या आपको कुछ भेजने के लिए हैं तो अपना डाक पता शामिल करें। यहां बताया गया है कि अपना ईमेल हस्ताक्षर कैसे सेट अप करें ।
प्रूफ्रेड और वर्तनी जांच। जब आप स्वयं को पेश कर रहे हों, तो इसे भेजने से पहले अपने संदेश को प्रमाणित करना और वर्तनी करना महत्वपूर्ण है। आपको केवल एक अच्छा प्रभाव बनाने का एक मौका मिला है, और एक टाइपो आपका ईमेल संदेश ट्रैश कर सकता है।
एक टेस्ट संदेश भेजें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका संदेश सही है, इसे पहले अपने आप भेज दें ताकि आप यह जांच सकें कि यह कैसे पढ़ता है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह आप क्या भेजना चाहते हैं, इसे अंतिम रूप देने के लिए दोबारा जांच कर सकते हैं।
बीसीसी: स्वयं। यह हमेशा बीसीसी के लिए एक अच्छा विचार है: (अंधे कार्बन कॉपी) स्वयं संदेश पर।
आपके पास इसे भेजने का रिकॉर्ड होगा, और आप फॉलो-अप संचार के लिए इसे आसानी से वापस देख पाएंगे।
ईमेल परिचय विषय पंक्तियों के उदाहरण
- [आपका नाम ] से परिचय
- अवसरों के बारे में पूछताछ
- मैंने आपको [ पूर्व छात्रों नेटवर्क, लिंक्डइन, प्रोफेशनल एसोसिएशन इत्यादि ) के माध्यम से पाया
- [ नाम ] अनुशंसित मैं आपसे संपर्क करता हूं
- [ नाम ] सुझाया गया मैं पहुंच गया
- [ नाम ] से रेफरल
- [ नाम ] द्वारा संदर्भित
जब आप एक-दूसरे के साथ दो अन्य लोगों को पेश कर रहे हैं:
- परिचय: [ नाम ] - [ नाम ]
- [ नाम ] को [ नाम ] पेश करना
- कनेक्टिंग: [ नाम ] - [ नाम ]
- [ नाम ] और [ नाम ] परिचय
ईमेल परिचय के उदाहरण
औपचारिक परिचय
प्रिय सुश्री स्मिथ,
मेरा नाम मार्कस एंडरसन है, और मैं आपकी सहायता मांगने के लिए लिख रहा हूं। मैं आपकी मदद और सलाह की बहुत सराहना करता हूं।
आरामदायक परिचय
हाय पहला नाम,
मेरा नाम सिंथिया है, और मैं एबीसीडी भर्ती नामक तकनीकी भर्ती फर्म के लिए काम करता हूं। आशा करता हूँ की आप सकुशल होंगे! मैं आपको लॉन्च होने वाली किसी घटना के बारे में और बताना चाहता हूं।
एक रेफरल के साथ परिचय
प्रिय सुश्री स्मिथ,
मैं अलीसा मार्कर का मित्र हूं, और उसने मुझे आपके रेज़्यूमे को आगे बढ़ाने के लिए प्रोत्साहित किया। अलीसा और मैंने कई परियोजनाओं पर एक साथ काम किया, और उसने सोचा कि आप मेरी नौकरी खोज में मेरी मदद कर सकते हैं।
ईमेल किसी और को पेश करना
प्रिय जोनास,
उम्मीद है कि यह आपको ठीक लगेगा! मैं अपने सहयोगी समंथा बिलिंग्स को पेश करने के लिए आज बाहर आ रहा हूं, जो हाल ही में हमारी कंपनी में शामिल हो गए हैं और डीबीसी कंपनी के लिए संचार ले रहे हैं।
समीक्षा उदाहरण: नमूना परिचय ईमेल और पत्र
सुझाए गए पठन: पेशेवर ईमेल संदेश लिखने के लिए दिशानिर्देश | एक ईमेल संदेश कैसे प्रारूपित करें