परियोजना प्रबंधन में कार्यकारी नेतृत्व सहायता हासिल करें

परियोजना प्रबंधकों को एक कठिन काम है। उनकी भूमिका की प्रकृति से, वे नई पहलों के साथ आगे बढ़ने और सफल होने के लिए एक प्रभावी टीम बनाने की ज़िम्मेदारी मानते हैं। चूंकि परियोजनाएं एक फर्म में किए गए सभी कार्यों को शामिल करती हैं, जिसमें अस्थायी और अद्वितीय पहल के साथ-साथ दैनिक संचालन की नियमितता भी शामिल है, हर परियोजना एक नया रोमांच है।

वास्तविकता में जोड़ें कि परियोजनाएं हम कैसे नवाचार करते हैं; हम रणनीति पर कैसे निष्पादित करते हैं और कैसे हम अपने संगठन के बुनियादी ढांचे और क्षमताओं का निर्माण करते हैं, यह स्पष्ट है कि वरिष्ठ नेताओं को अपनी फर्म के परियोजना प्रबंधकों का समर्थन करने के लिए अपनी शक्ति में सबकुछ करना चाहिए।

परियोजना की सफलता को बढ़ावा देने वाले सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक प्रभावी, व्यस्त कार्यकारी प्रायोजक की उपस्थिति है। यह स्थिति लंबे समय से उद्योग अध्ययन में परियोजना की सफलता से जुड़ी हुई है, फिर भी प्रायोजन के आसपास वास्तविक प्रथाओं का वर्णन करने वाले साहित्य की समीक्षा से पता चलता है कि हमारे संगठनों में प्रायोजक भूमिका की उपस्थिति और प्रथाओं को संस्थागत बनाने के लिए हमारे पास लंबा सफर तय है। संदर्भ का थोड़ा सा उचित है। सबसे पहले, प्रायोजक की प्राथमिक जिम्मेदारियों की समीक्षा करें।

एक परियोजना के कार्यकारी प्रायोजक की प्राथमिक जिम्मेदारियां

• एक परियोजना के नतीजे के लिए जिम्मेदारी मानें। (इस बिंदु को अक्सर परियोजना प्रबंधक के साथ साझा जिम्मेदारी के रूप में वर्णित किया जाता है।)
• प्रोजेक्ट चार्टर और प्रोजेक्ट मैनेजर और कोर टीम के सदस्यों पर प्राधिकरण प्रदान करें।
• संसाधनों और दृश्यता के लिए परियोजना टीम का समर्थन करें।
• जवाबदेही और पारदर्शिता सहित प्रभावी टीम मूल्यों की उपस्थिति और समर्थन सुनिश्चित करें।

• असाधारण कठिनाइयों के सामने टीम का समर्थन करें।
• परियोजना प्रबंधक कोच।
• संगठनात्मक हस्तक्षेप के खिलाफ परियोजना टीम की रक्षा करें।

क्या होता है जब कार्यकारी प्रायोजक चित्र से बाहर होता है

एक सहायक कार्यकारी प्रायोजक की अनुपस्थिति में, उपर्युक्त सभी जिम्मेदारियां पहले से ही अधिक बोझ वाले प्रोजेक्ट मैनेजर में आती हैं, जो आमतौर पर इन कार्यों को पूरा करने के लिए बैंडविड्थ और राजनीतिक चोरी की कमी करती हैं।

एक प्रभावी प्रायोजक की कमी परियोजना की समस्याओं का खतरा बढ़ जाती है, जिसमें विफलता, समय, लागत और गुणवत्ता के लक्ष्यों और टीम के उथल-पुथल के खिलाफ उप-प्रदर्शन प्रदर्शन शामिल है ।

बस कहा गया है, एक प्रभावी कार्यकारी प्रायोजक की मौजूदगी एक सफल निष्कर्ष के लिए हमारी सबसे महत्वपूर्ण अस्थायी और अद्वितीय पहलों को लाने के जटिल कार्य के लिए एक सकारात्मक अंतर-निर्माता है। भूमिका के स्पष्ट महत्व को देखते हुए, यह मानना ​​उचित हो सकता है कि अधिकांश संगठन कार्यकारी प्रायोजकों के साथ अपना काम गंभीरता से लेते हैं। अफसोस की बात है, वास्तविक दुनिया में बिताए गए कुछ समय अन्यथा सुझाते हैं।

कैसे हमारे संगठन कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका का इलाज करते हैं में एक झलक

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में स्नातक प्रबंधन प्रशिक्षक के रूप में, मेरे पास बड़े महानगरीय क्षेत्र में अपने छात्रों के नियोक्ताओं के प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रथाओं के बारे में नियमित रूप से सीखने का अच्छा सौभाग्य है। फॉर्च्यून 100 फर्मों से छोटे, उद्यमशील स्टार्टअप और लाभ के लिए, संगठनों का प्रतिनिधित्व हमारी अर्थव्यवस्था का एक पार अनुभाग है।

हालांकि इस युग में अपेक्षा करना उचित होगा जहां परियोजना प्रबंधन प्रथाएं अच्छी तरह से स्थापित की गई हैं कि ज्यादातर कंपनियां कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका के आसपास परिपक्व प्रथाओं को प्रदर्शित करती हैं, वास्तव में, स्थिति बिल्कुल विपरीत है।

एमबीए छात्रों के अपने वार्षिक अनौपचारिक सर्वेक्षण से कुछ गैर-वैज्ञानिक निष्कर्ष अपने फर्मों में कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका के बारे में:

• औसतन, पचास प्रतिशत से अधिक छात्र अपनी फर्म का वर्णन कार्यकारी प्रायोजन के आसपास औपचारिक प्रथाओं के रूप में नहीं करते हैं।
• प्रायोजकों की भूमिका और जिम्मेदारियों के लिए कुछ फर्मों के पास औपचारिक प्रशिक्षण या मानकीकृत विवरण होता है।
• मेरे पास अभी तक एक छात्र रिपोर्ट नहीं है कि उसकी फर्म उनके कार्यकारी प्रायोजकों के लिए प्रशिक्षण प्रदान करती है।
• परियोजना की सफलता के लिए प्रायोजक की उत्तरदायित्व पर थोड़ा लगातार समझौता नहीं है।
• जब छात्र अपने प्रायोजकों के प्रदर्शन और समर्थन के साथ अपनी संतुष्टि के बारे में परियोजना प्रबंधकों से साक्षात्कार करते हैं, तो सर्वेक्षण में से अधिकांश ने निराशा व्यक्त की।

उद्योग संघों और निजी परामर्श फर्मों से अधिक औपचारिक सर्वेक्षणों की समीक्षा मेरे छात्रों से इनपुट की सामान्य वैधता को मजबूत करती है।

और जबकि कार्यकारी प्रायोजन के अभ्यास की वर्तमान स्थिति सुधार के लिए जगह छोड़ सकती है, परियोजना प्रबंधकों के पास अपनी पहल के साथ आगे बढ़ने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। हालांकि, कुछ कदम हैं परियोजना प्रबंधक बहुत आवश्यक कार्यकारी सहायता भर्ती करने के लिए ले सकते हैं।

अपनी परियोजना के लिए कार्यकारी सहायता कैसे प्राप्त करें

1. एक प्रायोजक भर्ती करें। यदि आपकी परियोजना के लिए ग्राहकों के समर्थन में अधिक कुशल और प्रभावी आंतरिक गतिविधियों को सक्षम करके सीधे या ग्राहकों के लिए अप्रत्यक्ष रूप से आपकी फर्म के लिए सामरिक प्रभाव पड़ते हैं, तो आपको प्रायोजक भर्ती करना चाहिए। परियोजना के महत्व को मजबूत करने और सहायता मांगने के लिए सीधे अपने रिपोर्ट-टू-मैनेजर या अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस के प्रमुख के साथ काम करें। उपरोक्त पहचान के रूप में प्रायोजक की भूमिका और जिम्मेदारियों पर जोर दें, और उद्योग अनुसंधान को इंगित करें जो परियोजना की सफलता और प्रभावी प्रायोजन से संबंधित है।
2. अपने प्रायोजक को प्रशिक्षित करें। रणनीतिक, रणनीतिक या एक आकृति के रूप में भूमिका पर जोर दें। अधिकतर अधिकारी एक प्रायोजक की भूमिका में आते हैं जिसमें औपचारिक प्रशिक्षण या उनकी जिम्मेदारियों के संदर्भ भी नहीं होते हैं। जबकि आप एक कार्यकारी को प्रशिक्षण देने की कुछ अजीब भूमिका में हैं, इनमें से अधिकतर व्यक्ति आपके संदर्भ और मार्गदर्शन की सराहना करेंगे। उत्तरदायित्व के मुद्दे, मूल्य सुदृढीकरण, और टीम के संरक्षण को आपके कार्यकारी प्रायोजक पर बोर्डिंग करते समय आपका प्राथमिक ध्यान होना चाहिए।
3. सक्रिय रूप से संलग्न करें और अपने प्रायोजक को शामिल करें। सबसे अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर / कार्यकारी प्रायोजक संबंध अत्यधिक इंटरैक्टिव हैं। दोनों पक्षों के लिए परियोजना गतिविधियों पर अद्यतन करने के साथ-साथ आपात स्थिति को ध्वजांकित करने और प्रतिक्रिया देने के लिए एक स्पष्ट संचार प्रोटोकॉल स्थापित करना महत्वपूर्ण है। प्रोजेक्ट मैनेजर को कार्यकारी प्रायोजक को वास्तविक रुचि दिखाने के लिए समय-समय पर स्थिति या टीम मीटिंग में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए, और टीम की सफलताओं के लिए संगठन के लिए एक सक्रिय चीअरलीडर के रूप में कार्य करना चाहिए।
4. अपने प्रायोजक से कोचिंग समर्थन के लिए पूछें। आपके प्रदर्शन पर रचनात्मक और सकारात्मक प्रतिक्रिया और कोचिंग देखने और पेश करने से अधिक अनुभव रखने वाले व्यक्ति को हमेशा मददगार होता है। अपने प्रायोजक को यह जानने दें कि आप अपने ड्राइव में सुधार के लिए इस इनपुट का स्वागत करते हैं, और जब यह प्राप्त होता है, तो इसे स्वीकार्य रूप से स्वीकार करें।
5. बड़े मुद्दों के लिए प्रायोजक को ध्यान से लीवरेज करें । सामरिक मुद्दों पर अपने प्रायोजक को बहुत अधिक देखने या उसका इलाज न करने के लिए सावधान रहें। आपके प्रायोजक का उच्चतम और सर्वोत्तम उपयोग सुरक्षित संसाधनों की सहायता के लिए है; प्रोजेक्ट टीम के लिए व्यापक प्रबंधन समूह के प्रवक्ता के रूप में कार्य करना और आवश्यक टीम मूल्यों को मजबूत करने में आपकी सहायता करना। एक संतुलित कार्य है कि प्रायोजक को टीम गतिविधियों में आकर्षित करने पर विचार करते समय परियोजना प्रबंधक को सम्मान करना चाहिए।

तल - रेखा

कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका परियोजना पहल के लिए सफलता के लिए पहेली के महत्वपूर्ण टुकड़ों में से एक है। सफल परियोजना प्रबंधक समझते हैं कि यह भूमिका कितनी महत्वपूर्ण है और सही स्तर और तीव्रता पर कार्यकारी समर्थन प्राप्त करने के लिए काम करती है। यदि प्रायोजक की भूमिका अनुपस्थित या अस्पष्ट है, तो अपने कार्यकारी प्रायोजकों को सफलतापूर्वक सफलता के लिए, आपकी टीम और आपकी फर्म का समर्थन करने के लिए भर्ती और प्रशिक्षित करने के लिए इसे अपने आप पर ले जाएं।