मीटिंग्स को अधिक उत्पादक बनाने के लिए सुविधा का उपयोग करें
एक सुविधाकर्ता की मुख्य भूमिका समूह नियोजन सत्र या समूह को कार्य को बनाए रखने और एक ही दिशा में एक साथ चलकर बैठक को जोड़ना है।
सुविधाकर्ता यह भी सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक समूह सदस्य बैठक में भाग लेता है।
समूह सुविधा
समूहों या टीमों की सुविधा आंतरिक कर्मचारियों, या बाहरी सलाहकारों द्वारा प्रदान की जाती है, जो कुशल हैं:
- सामग्री और जानकारी प्रस्तुत करना,
- एक प्रक्रिया को डिजाइन करना और तैयार करना जो समूह को अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करता है,
- बैठक , प्रशिक्षण, टीम बिल्डिंग सत्र, या किसी अन्य कार्य कार्यक्रम के लिए उपयुक्त संरचना प्रदान करना, ताकि समूह का मिशन सत्र में पूरा हो सके,
- बैठक के नतीजे के लिए साझा जिम्मेदारी को बढ़ावा देना, और
- प्रतिभागियों से सवालों के जवाब और समस्याओं के समाधान के जवाब।
व्यक्तिगत सुविधा
जब व्यक्ति प्रक्रिया में भाग लेते हैं तो आमतौर पर ऐसा होता है क्योंकि दो या दो से अधिक कर्मचारी संघर्ष का सामना कर रहे हैं , असहमति, पारस्परिक लक्ष्यों को निर्धारित करने की आवश्यकता है, या किसी परियोजना, प्रक्रिया या अनुभव को अस्वीकार करने की आवश्यकता है। एक कुशल सुविधाकर्ता व्यक्तिगत कर्मचारियों द्वारा उनके मुद्दों पर पारस्परिक रूप से संतोषजनक समाधान तक पहुंचने के लिए आवश्यक संरचना, सामग्री और प्रक्रिया प्रदान कर सकता है।
सुविधा प्रदान करने वाले व्यक्तियों की विशेषताएं
सुविधा एक सीखा कौशल है जो उन लोगों को सबसे स्वाभाविक रूप से आता है जो इस तरह की विशेषताओं को प्रदर्शित करते हैं:
- मजबूत समूह नेतृत्व कौशल,
- समूह प्रक्रियाओं और संरचनाओं का गहरा ज्ञान,
- समूह और पारस्परिक गतिशीलता का ज्ञान और मौखिक और nonverbal संचार की समझ ,
- रचनात्मक रूप से प्रशिक्षण और टीम निर्माण सामग्री को ऐसे तरीके से पेश करने की क्षमता जो सत्र उपस्थित लोगों से भागीदारी को प्रोत्साहित करती है,
- लोगों और उनकी परिस्थितियों के लिए सहानुभूति,
- शक्तिशाली सुनवाई और संचार कौशल, और
- समूह के लिए वांछित परिणाम देने के लिए समूह हस्तक्षेपों और घटनाओं को संरचना करने की क्षमता।
एक कुशल सुविधाकार, मीटिंग्स, टीम बिल्डिंग सत्र, और प्रशिक्षण कक्षाओं के नेतृत्व में एक नेता के बिना परिणाम संभव नहीं हो सकते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक समूह में टीम प्रतिभागियों को अक्सर अपनी कार्य प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से सुविधाजनक बनाने के लिए आवश्यक कौशल, अनुमति और समर्थन की कमी होती है।
बैठक में प्रतिस्पर्धात्मक बातचीत से बचें
काम पर लोगों के साथ प्रभावी कामकाजी संबंध रखना अक्सर मुश्किल होता है। यह वह जगह है जहां सुविधा आसान है। बैठकों में प्रभावी समूह सुविधा प्रतिस्पर्धी बातचीत वाले कठिन लोगों की बातचीत का प्रबंधन करती है।
दो या दो से अधिक मीटिंग सदस्यों के बीच ऑफ-विषय बातचीत समय बर्बाद कर देती है, समूह की प्रगति को रोकती है, और पूरी तरह से टीम के व्यक्तियों के योगदान को सीमित करती है। इसके अतिरिक्त, कई छोटे समूहों में प्रतिस्पर्धात्मक बातचीत, यहां तक कि जब विषय पर, टीम के सदस्यों की अंतर्दृष्टि के सदस्यों को वंचित कर दिया जाता है कि टीम के सदस्य चर्चा कर रहे हैं।
अंततः बैठक में उत्पादित सीमित विचारों में परिणाम मिलता है।
चाहे आप मीटिंग लीडर, मैनेजर या ग्रुप सदस्य हों, आप समूह के सदस्यों को एक साथ एक से अधिक चर्चा करते समय समूह को एक साथ लाने के लिए निम्नलिखित विचारों का उपयोग कर सकते हैं।
प्रतिस्पर्धात्मक बातचीत का प्रबंधन
- Nonverbal संचार का प्रयोग करें: एक पल के लिए प्रतिभागियों पर तेजी से देखो। देखकर, या प्रतिभागियों को तरंग देते समय अपनी भौहें उठाएं। उस व्यक्ति को रोकें जिसकी मंजिल एक मिनट के लिए है जबकि अन्य प्रतिभागियों ने समूह में फिर से शामिल किया है। ऐसा करने से डरो मत- यह बैठकों को नियंत्रित करने के लिए प्रबंधक या टीम के नेता का काम है।
- एक प्रश्न पूछें: प्रतिस्पर्धी वार्तालाप में भाग लेने वाले समूह के सदस्यों में से एक पर कॉल करें। बैठक में होने वाली चर्चा के संक्षिप्त सारांश के साथ, उसकी राय मांगें। बैठक में बाकी लोगों के साथ अपने विचार साझा करने के लिए कहें।
कहो, "मुझे विश्वास है कि हम सभी इस मुद्दे पर आपके विचारों में रुचि रखते हैं, केरी।" यह आपके लिए थोड़ा असहज हो सकता है, लेकिन यह दो उद्देश्यों को पूरा करता है: यह साइड वार्तालाप को मुख्य वार्तालाप में लाता है और यह सभी को यह बताता है कि व्यवहार की अनुमति नहीं है।
- मौखिक रूप से हस्तक्षेप करें: सीधे कटाक्ष या क्रोध का उपयोग किए बिना समूह चर्चा में शामिल होने के लिए प्रतिस्पर्धी वार्तालाप में भाग लेने वाले समूह के सदस्यों से सीधे पूछें। कहो, "मुझे डर है कि जब हम सभी एक बार बात कर रहे हों तो हम अच्छे विचार खो रहे हैं। मुझे पता है कि मैं इन सभी विचारों का ट्रैक नहीं रख सकता हूं।" आम तौर पर, लोगों को खींचने के लिए दूसरे या तीसरे प्रयास के रूप में इस रणनीति का उपयोग करना बेहतर होता है। यह प्रत्यक्ष और बहुत प्रभावी है लेकिन टीम के सदस्यों को शर्मिंदा कर सकता है।
- समूह संकेत स्थापित करें: समूह सिग्नल प्रतिभागियों को एक समय में एक चर्चा आयोजित करने की याद दिलाता है । एक सिग्नल जो प्रभावशाली ढंग से काम करता है, एक बैठक को इंगित करने के लिए एक इंडेक्स उंगली पकड़कर एक गैर-मौखिक समय निकालना है। यदि टीम के सदस्यों के बीच अच्छा रिश्ता है, तो एक मजाक भी एक प्रभावी उपकरण हो सकता है। कुछ ऐसा करने की कोशिश करें, "अरे, जॉन और जेन, अपने विश्व अधिग्रहण की योजना बनाने की कोशिश करना बंद कर दें और बैठक में वापस आएं।"
बैठक में प्रतिस्पर्धा वार्तालापों के बारे में एक अंतिम शब्द
लोग बिजनेस मीटिंग में भाग लेने के अपने काम सप्ताह का एक अच्छा हिस्सा खर्च करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी अपने समय का अच्छा उपयोग कर रहे हैं, प्रबंधक या मीटिंग लीडर के रूप में आपकी ज़िम्मेदारी है। प्रभावी मीटिंग प्रबंधन अपने समय को बरकरार रखता है और साइड वार्तालापों को नियंत्रित करके आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि बैठक विषय पर रहती है और गुणवत्ता का काम करती है।