एक व्यापार पत्र लिखते समय, आपके पत्र का लेआउट महत्वपूर्ण है, ताकि यह पढ़ना आसान हो और पेशेवर दिख सके। तो क्या आपका उचित अभिवादन और समापन, आपकी वर्तनी और व्याकरण, और आपके द्वारा नियोजित स्वर का उपयोग है।
यहां एक फ़ॉन्ट, पैराग्राफ स्पेसिंग, फॉर्मेटिंग, मार्जिन, प्रत्येक अनुच्छेद में क्या शामिल करना है, पत्र को कैसे बंद करना है, और व्यवसाय पत्र के लिए उचित लेआउट का एक उदाहरण शामिल करने सहित व्यावसायिक अक्षरों पर जानकारी दी गई है।
पत्र फ़ॉन्ट और रिक्ति
- शीर्षक, अभिवादन, प्रत्येक पैराग्राफ, समापन, और आपके हस्ताक्षर के बीच की जगह के साथ, आपके द्वारा लिखे गए व्यावसायिक अक्षरों का लेआउट उचित रूप से स्थान दें।
- अपने पत्र को सिंगल स्पेस करें और प्रत्येक अनुच्छेद के बीच एक जगह छोड़ दें। टाइप किए गए अक्षरों को भेजते समय, अपने लिखित हस्ताक्षर से पहले और बाद में दो रिक्त स्थान छोड़ दें।
- अपने पत्र को उचित ठहराना, ताकि आपकी संपर्क जानकारी, तिथि, पत्र और आपके हस्ताक्षर बाईं ओर गठबंधन हो जाएं।
- एरियल, टाइम्स न्यू रोमन, कूरियर न्यू, कैलीबरी, या वेरदाना जैसे सादे फ़ॉन्ट का प्रयोग करें। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले फ़ॉन्ट आकार में काफी बड़ा है कि आपके पाठक को अपने चश्मे तक पहुंचने की आवश्यकता नहीं होगी - इन फ़ॉन्ट्स के लिए मानक फ़ॉन्ट आकार 10 बिंदु या 12 बिंदु है। यदि आप एक बहुत ही रूढ़िवादी संगठन को अपना व्यावसायिक पत्र जमा कर रहे हैं, तो परंपरागत टाइम्स न्यू रोमन 12 पॉइंट फ़ॉन्ट का उपयोग करना सबसे अच्छा है। किसी भी परिस्थिति में, कॉमिक सैन्स या हस्तलिखित फोंट जैसे ल्यूसीडा जैसे व्यापार पत्राचार पर फैंसी फोंट का उपयोग न करें।
व्यापार पत्र शिष्टाचार और स्वर
- अभिवादन : औपचारिक व्यावसायिक पत्राचार (उदाहरण: "प्रिय श्री स्मिथ") के अभिवादन में उनके अंतिम नाम से पहले प्राप्तकर्ता के शीर्षक (श्रीमती, श्रीमती, सुश्री, डॉ।, प्रोफेसर, न्यायाधीश) का उपयोग करना अभी भी मानक है। "प्रिय" शब्द हमेशा प्राप्तकर्ता के नाम से पहले होना चाहिए; अपने आप को अपने नाम का उपयोग न करें क्योंकि आप आकस्मिक पत्राचार में कर सकते हैं। उसी टोकन से, "हैलो," "हाय," या "सुप्रभात" जैसे उद्घाटन के साथ व्यवसाय पत्राचार शुरू करने से बचें - व्यवसाय पत्रों को हमेशा "प्रिय [प्राप्तकर्ता का शीर्षक और नाम]" से शुरू करना चाहिए जब तक आप अभिवादन का उपयोग नहीं करते "इसे किसके लिए मई चिंता "(उदाहरण के लिए जब आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते)।
- समापन : रूढ़िवादी के पक्ष में आपकी समाप्ति की आवश्यकता है। उपयोग करने के लिए स्वीकार्य बंद करने में शामिल हैं: "ईमानदारी से," "ईमानदारी से आपका," "सबसे अच्छा संबंध है," "सम्मान," "धन्यवाद," "आपके विचार के लिए धन्यवाद," "सम्मानपूर्वक," और "बहुत सम्मानपूर्वक" (यह अक्सर संक्षेप में "वी / आर," सैन्य व्यापार पत्राचार में आम है)। आकस्मिक closings का उपयोग न करें: "बाद में," "चीयर्स," "सौहार्दपूर्ण," "धन्यवाद !," "टीटीईएल," या "गर्म।"
- शब्द विकल्प और व्याकरण : हालांकि व्यापारिक अक्षरों के लिए आपका शब्द पसंद बहुत ठंडा, फूलदार, या अलंकृत नहीं होना चाहिए, आपको स्लैंग, संक्षेप / शब्दकोष, इमोजी, या टेक्स्ट-स्पीच का उपयोग करने से भी बचना चाहिए। किसी भी तरह से आप वाक्य के टुकड़े का उपयोग नहीं करना चाहिए जो आमतौर पर पाठ करते समय उपयोग किए जाते हैं। इसके बजाय, पूर्ण वाक्य का उपयोग करें, अल्पविराम स्प्लिसेस के लिए देखें (जहां दो पूर्ण वाक्यों को अल्पविराम से जोड़ा जाता है)। वर्तनी त्रुटियों और व्याकरण संबंधी गलतियों के लिए सावधानीपूर्वक प्रूफ्रेड करें।
- पेपर : यदि आप किसी ईमेल के विरोध में मेल खाने के लिए औपचारिक व्यावसायिक पत्र तैयार कर रहे हैं, तो आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले पेपर को एक सभ्य वजन का मानक सफेद बॉन्ड पेपर होना चाहिए - रंगीन या चमकदार स्टेशनरी के प्रकार का उपयोग न करें जो कि इस्तेमाल किया जा सकता है विपणन "जंक मेल" में। कागज के शीर्ष पर एक साधारण व्यापार लोगो शामिल करना ठीक है।
व्यापार पत्र लेआउट उदाहरण
संपर्क जानकारी
आपका नाम
आपका पता
आपका शहर, राज्य, ज़िप कोड
आपकी दूरभाष संख्या
आपका ईमेल पता
(स्थान)
तारीख
(स्थान)
संपर्क जानकारी
नाम
शीर्षक
कंपनी
पता
शहर (*): राज्य (*): पिन कोड
(स्थान)
अभिवादन
(स्थान)
प्रिय श्रीमान / श्रीमान अंतिम नाम:
(स्थान)
व्यापार पत्र का शरीर
आपके व्यवसाय पत्र के पहले पैराग्राफ को एक परिचय प्रदान करना चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं।
(पैराग्राफ के बीच की जगह)
फिर, निम्नलिखित अनुच्छेदों में आपके अनुरोध के बारे में अधिक जानकारी और विवरण प्रदान करते हैं।
(पैराग्राफ के बीच की जगह)
अंतिम पैराग्राफ को आपके द्वारा लिखे गए कारण को दोहराया जाना चाहिए और पाठक को आपके अनुरोध की समीक्षा करने के लिए धन्यवाद देना चाहिए।
समापन:
(स्थान)
सादर,
(दोहरी रिक्ति)
हस्ताक्षर:
हस्तलिखित हस्ताक्षर (एक मेल किए गए पत्र के लिए)
(दोहरी रिक्ति)
टाइप किया गया हस्ताक्षर
पत्र उदाहरण और लेखन युक्तियाँ
नमूना पत्र
कवर लेटर, साक्षात्कार धन्यवाद पत्र, अनुवर्ती पत्र, नौकरी स्वीकृति और अस्वीकृति पत्र, इस्तीफा पत्र, प्रशंसा पत्र, और अधिक महान रोजगार पत्र नमूने सहित नौकरी तलाशने वालों के लिए पत्र नमूने।
व्यावसायिक पत्र
व्यवसाय पत्र, सामान्य व्यापार पत्र प्रारूप और टेम्पलेट्स, और रोजगार से संबंधित व्यवसाय पत्र उदाहरण कैसे लिखें।