कार्यक्रम प्रबंधन एक पुरस्कृत और अच्छी तरह से भुगतान करियर पसंद है। लेकिन यह एक चुनौतीपूर्ण भूमिका भी हो सकती है।
यहां दस चीजें हैं जो भूमिका निभाने से पहले हर नए कार्यक्रम प्रबंधक को अवगत होना चाहिए।
कार्यक्रम प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के समान नहीं है
परियोजना प्रबंधन आम तौर पर काम की योजना बनाने, कार्यों और संसाधनों का आयोजन, प्रक्रिया को नियंत्रित करने और एक विशिष्ट उद्देश्य देने के लिए स्वीकार किया जाता है।
चाहे वह एक नया कार्यालय खोल रहा है, एक नया ऐप लॉन्च कर रहा है या ओलंपिक स्टेडियम का निर्माण कर रहा है, परियोजनाओं में परिभाषित प्रारंभ, मध्य और अंत और उद्देश्यों का एक स्पष्ट सेट है।
कार्यक्रम थोड़ा अलग हैं। आपको अभी भी लोगों को कार्यों का आयोजन करने, संसाधनों का प्रबंधन करने, प्रक्रियाओं के माध्यम से काम करने की आवश्यकता है, लेकिन वे आपको प्रोग्राम मैनेजर के रूप में रिपोर्ट करते हैं। एक परियोजना योजना पर पूरा होने के रूप में कार्यों को बहुत कम कर रहा है लेकिन बहुत अधिक सामरिक और रिश्तेदार निर्माण कार्य।
कार्यक्रम प्रबंधन समय के साथ संगठन को कुछ मूल्य देने के लिए ट्रैक पर संपूर्ण परिवर्तनीय परिवर्तन को रखने के बारे में है। किसी प्रोग्राम मैनेजर के रूप में कार्य करने वाले किसी भी व्यक्ति के बिना, आपको यादृच्छिक समय पर और बिना किसी एकजुट थीम के प्रोजेक्ट की एक श्रृंखला मिलती है। कार्यक्रम प्रबंधक वह व्यक्ति है जो इसे सभी को एक साथ लाता है।
अनिश्चितता है ... इसके साथ सौदा करें
कार्यक्रम स्वाभाविक रूप से अनिश्चित हैं। जबकि आपको पता चलेगा कि बड़ी तस्वीर क्या है, जब आप शुरू करते हैं तो यह सिर्फ एक दृष्टि बयान है।
अगले पांच वर्षों में वहां कैसे पहुंचे और किस परियोजना की आवश्यकता होगी, इसका सही मार्ग ... अच्छा, यह कुछ है जो आपको जाने के दौरान बाहर करना है।
आप जो जानते हैं उसके लिए विस्तृत योजना के साथ शुरू करेंगे और जब आप करीब आते हैं तो बाकी के बारे में एक तस्वीर तैयार करें। जब तक आप आगे नहीं जा सकते, तब तक अपनी योजना और वितरण क्षितिज को प्रगतिशील रूप से बढ़ाएं।
अगले चरणों की योजना बनाने के लिए नियमित अंतराल पर समय निकाल दें। आप इस अवसर का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए भी कर सकते हैं कि आप अभी भी व्यापार मूल्य प्रदान करने के लिए ट्रैक पर हैं।
Burnout के लिए बाहर देखो
जबकि एक साल में एक परियोजना खत्म हो सकती है, कार्यक्रम आगे बढ़ सकते हैं। यूके की सेलफाल्ड साइट पर परमाणु डिमोकिशनिंग कार्य में उदाहरण के लिए 2025 तक और उसके बाद डिलीवरी मील का पत्थर है।
कार्यक्रम प्रबंधकों को बर्नआउट के खिलाफ अपनी टीम की रक्षा करने की आवश्यकता है। आप उस समय के लिए शीर्ष गति पर काम नहीं कर सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके स्टाफ के सदस्यों को पर्याप्त डाउनटाइम मिल जाए। यह छुट्टियों के लिए कार्यालय से कम डिलिवरेबल्स और पर्याप्त समय के साथ काम पर शांत समय की अवधि होनी चाहिए।
बीमार छुट्टी को बारीकी से प्रबंधित करें, अपनी ओवरटाइम रिपोर्ट देखें और इस तथ्य से सावधान रहें कि अगर आप दुर्घटनाग्रस्त करना चाहते हैं और अपने प्रतिभाशाली लोगों को कार्यक्रम के जीवन के लिए रखना चाहते हैं तो आपकी टीम का कल्याण सर्वोपरि है।
आपको पेस को प्रबंधित करने की आवश्यकता है
जब आप एक ऐसे कार्यक्रम को वितरित कर रहे हैं जिसमें दूरस्थ समाप्ति तिथि हो, तो आपको काम की गति को प्रबंधित करने की आवश्यकता है। कई वर्षों में गति को रखना मुश्किल है, इसलिए प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आपकी भूमिका प्राथमिकताओं और परियोजनाओं को जोड़ना है ताकि मापने योग्य आउटपुट नियमित रूप से वितरित किए जा सकें।
बड़े चित्र लक्ष्यों की ओर त्वरित जीत और स्थिर प्रगति को मिलाएं। इससे टीम को यह देखने में मदद मिलती है कि आप आगे बढ़ रहे हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि प्रेरणा उच्च रखने के लिए साझा करने के लिए कुछ छोटी अवधि की सफलता की कहानियां हैं। अंत में, यह निवेशकों और कार्यकारी प्रबंधन टीम को देखने में मदद करता है कि प्रगति हो रही है।
सफलता के लिए अपनी टीम को प्रशिक्षित करें
कार्यक्रम अक्सर संगठन के लिए कुछ उपन्यास, अद्वितीय या परिवर्तनीय प्रदान करते हैं। उन पहलुओं पर काम करने की चुनौतियों में से एक यह है कि आपके पास संभवतः सभी कार्यों और परियोजनाओं को पूरा करने में सक्षम होने के लिए कौशल में घर नहीं है।
यह ठीक है, और उम्मीद की जा सकती है। एक नया प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आपका काम यह सुनिश्चित करना है कि आप जो लोगों के पास हैं, उन्हें अपस्किल, रीट्रेन और विकसित कर सकें ताकि एक साथ आप सभी संसाधन आवश्यकताओं को संबोधित कर सकें।
ऐसे कुछ क्षेत्र हो सकते हैं जहां आपको केवल सीमित अवधि के लिए एक निश्चित संसाधन की आवश्यकता हो। उदाहरण के लिए, आप अपने कर्मचारियों में से एक को फोर्क-लिफ्ट ट्रक ड्राइवर कैसे बनने के लिए नहीं जा रहे हैं, यदि यह एक कौशल है जिसे आपको केवल एक सप्ताह के लिए चाहिए, तो कुछ डिलीवरी उतारना। लेकिन अगर आप अपनी कंपनी की ऑनलाइन उपस्थिति को प्रबंधित करने के तरीके को बदल रहे हैं, तो शायद सोशल मीडिया या सर्च इंजन ऑप्टिमाइज़ेशन के बारे में कुछ विशेषज्ञता के साथ घर में वेबसाइट विकास कौशल के लिए मूल्यवान होगा। ये वे कौशल हैं जो व्यवसाय लंबे समय तक भरोसा करेंगे।
इस बारे में निर्णय लें कि आपको टीम में किसने एम्बेड किया है और जिसे आउटसोर्स किया जाना चाहिए। फिर सुनिश्चित करें कि आपका कार्यक्रम प्रत्येक प्रोजेक्ट के रूप में आउटपुट प्रबंधित करने के लिए तैयार होने के लिए आवश्यक प्रशिक्षण और भर्ती कार्यों को प्रदान कर सकता है।
शासन अधिक जटिल है
यदि आप एक परियोजना प्रबंधन पृष्ठभूमि से आए हैं तो शासन आपके लिए आश्चर्यचकित नहीं होगा। यह तरीका है कि परियोजना और कार्यक्रम संरचनाओं का आयोजन और नियंत्रित किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि निर्णय लेने के सही तरीके से किया गया है और सही लोग शामिल हैं। यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि काम को प्रगति की जा रही है जो समग्र व्यापार मामले के साथ फिट बैठती है और इससे लोगों को जवाबदेह रखने में मदद मिलती है।
शासन यह भी तरीका है कि परियोजना प्रबंधन कार्यालय और वरिष्ठ अधिकारी यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कार्यक्रम लाभ प्रदान करने के लिए ट्रैक पर है - और परियोजनाओं या पूरे कार्यक्रम को बंद करने के लिए औपचारिक मार्ग प्रदान करता है यदि यह दिखाया जा सकता है कि वे लाभ अब नहीं रहेंगे सफल हो।
एक परियोजना पर्यावरण की तुलना में एक कार्यक्रम पर्यावरण में शासन अधिक जटिल है। प्रोजेक्ट बोर्ड और स्टीयरिंग ग्रुप में आम तौर पर निष्पादन-स्तर की सदस्यता होती है। यह उम्मीद की जा सकती है क्योंकि एक कार्यक्रम से अंतिम परिणाम आम तौर पर व्यापार परिवर्तन होता है।
कार्यक्रमों का सामान्य प्रक्रिया और संगठन के दैनिक संचालन के रूप में व्यापार पर भी असर पड़ता है, इसलिए पी एंड एल प्रभाव के साथ निवेश आम तौर पर महत्वपूर्ण होता है। इसे पूंजी परियोजना की तुलना में निरीक्षण के संभावित उच्च स्तर की भी आवश्यकता होती है।
यह सुनिश्चित करके कि आपके पास निर्णय लेने में सही लोग हैं और टीम के लोगों के लिए स्पष्ट जिम्मेदारियां हैं, अपने कार्यक्रम के लिए कार्यक्रम शासन को सुव्यवस्थित करें।
योजना बहुत कठिन है ...
एक कार्यक्रम की योजना बनाना एक परियोजना की योजना बनाने से कठिन है क्योंकि बहुत अधिक चलने वाले हिस्से हैं, लेकिन आप तर्क दे सकते हैं कि यह भी मजेदार है!
आम तौर पर कार्यक्रम में शामिल प्रोजेक्ट मैनेजर अपनी परियोजना योजनाओं को एक साथ रखेंगे। फिर कार्यक्रम प्रबंधन टीम कार्यक्रम प्रबंधक के रूप में आपकी दिशा के तहत मिलती है और योजनाएं एकीकृत होती हैं।
यह कहना आसान है, लेकिन ऐसा करना आसान नहीं है। इसे परियोजनाओं और परियोजना कार्यों के बीच निर्भरताओं की पहचान करने की आवश्यकता है। यह आपको पूरे कार्यक्रम के लिए संसाधन आवश्यकताओं को देखने और महत्वपूर्ण लोगों की उपलब्धता के अनुरूप गतिविधियों को जोड़ने के लिए मजबूर करता है। और यह एकमात्र काम नहीं है।
एक बार आपकी एकीकृत प्रोग्राम योजना एक साथ रखी जाने के बाद आप इसे गैंट चार्ट या अन्य सॉफ़्टवेयर टूल में ट्रैक कर सकते हैं। चूंकि आपके प्रोजेक्ट मैनेजर रीयल टाइम में अपनी परियोजनाओं को ट्रैक करते हैं, आपको प्रोग्राम प्लान में समायोजन करना होगा, हर किसी को बदलावों के बारे में सूचित करना होगा और काम के अपने क्षेत्र के लिए इसका क्या मतलब है।
... लेकिन आपको हर पंक्ति की योजना नहीं है
एक प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आप विस्तृत परियोजना करने के लिए अपने प्रोजेक्ट मैनेजर्स पर भरोसा करते हैं। हजारों और हजारों कार्यों के साथ एक योजना को ट्रैक करने के लिए यह व्यावहारिक या वांछनीय नहीं है।
आपको परियोजनाओं के एक लुढ़का हुआ, उच्च स्तरीय दृश्य की आवश्यकता है, यह दिखाने के लिए पर्याप्त विवरण है कि कुछ प्रोग्राम-स्तरीय प्रभाव होने वाला है या नहीं।
ऐसा करने का सबसे आसान तरीका समर्पित सॉफ्टवेयर ऐप्स के साथ है (ये 10 सिद्ध परियोजना और प्रोग्राम सॉफ़्टवेयर टूल प्रारंभ करने के लिए एक अच्छी जगह हैं)। स्प्रेडशीट पर आपके बहु-मिलियन डॉलर के कार्यक्रम को प्रबंधित करने का प्रयास करना आसान नहीं होगा।
आपको अपने प्रतिनिधि को बेहतर बनाने की जरूरत है
हालांकि, आप एक प्रतिनिधि प्रबंधन भूमिका में होने के नाते प्रतिनिधिमंडल में हैं, इसका मतलब है कि आपको इससे भी बेहतर होना चाहिए।
अच्छी खबर यह है कि आपके पास प्रोजेक्ट मैनेजर्स की एक टीम होनी चाहिए, और आपके पास अपने परिवर्तनीय परिवर्तन का समर्थन करने के लिए एक समर्पित प्रोग्राम प्रबंधन कार्यालय भी हो सकता है।
बुरी खबर यह है कि आप शायद नहीं!
एक कार्यक्रम पर बहुत काम करना है, और यह सुनिश्चित करने के लिए इसे स्थापित करना कि सभी चलती हिस्से सही समय पर एक साथ चलते हैं, यह एक बड़ा प्रयास है। आप इसे अकेले नहीं कर सकते हैं और आपको कोशिश नहीं करनी चाहिए। कार्य शुरू करने के लिए आपको कितना समय चाहिए और फिर सुनिश्चित करें कि आपके पास वापस आने के लिए एक टीम है।
यदि आपके प्रोग्राम प्रबंधन कार्यालय में कोई भी नहीं है, तो किसी को प्रोग्राम प्रबंधन टीम में दूसरे स्थान पर जाने के लिए कहें। उनके लिए बहुत कुछ करना है: किसी परियोजना समन्वय भूमिका में कोई भी प्रोग्राम स्तर पर आवश्यक समन्वय प्रदान करने के लिए पूरी तरह से रखा जाएगा, जो आपको रणनीतिक कार्यों में शामिल होने के लिए मुक्त कर देगा।
संघर्ष से डरो मत
कार्यक्रमों के लिए बहुत सारे स्ट्रैंड हैं। मुश्किल हितधारकों के साथ परियोजनाओं से अविश्वसनीय समय सीमा लगने के लिए, हर दिन आपको संघर्ष के अवसर मिलेंगे। उन चीजों के लिए देखें जो परियोजना प्रदर्शन को बाधित करते हैं और शुरू होने से पहले एक संघर्ष की स्थिति को दूर करने के लिए आवश्यक होने पर कदम उठाने के लिए तैयार रहें।
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