एक बार जब आप नियोजित हो जाते हैं तो औपचारिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए भी यही होता है। अपने अक्षरों को सही तरीके से संबोधित करें, और आपको कभी भी चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी कि आप गलत पैर पर बातचीत शुरू कर रहे हैं, इससे पहले कि प्राप्तकर्ता को भी आपका संदेश पढ़ने का मौका मिले।
सबसे पहले, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि जब आप एक पत्र लिख रहे हैं या रोज़गार या व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए एक ईमेल संदेश भेज रहे हैं, तो उस व्यक्ति को संबोधित करना महत्वपूर्ण है जिसे आप औपचारिक रूप से लिख रहे हैं, जब तक कि आप उन्हें बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते। यदि आप औपचारिक और आकस्मिक (प्रथम नाम) पते के बीच निर्णय लेने पर अनिश्चित हैं, तो सुरक्षा के पक्ष में गलती करें और औपचारिक पदनाम का उपयोग करें।
एक औपचारिक पत्र को कैसे संबोधित करें: श्रीमान, डॉ, सुश्री, या श्रीमती
नर को लिखने के लिए उपयुक्त शीर्षक श्रीमान मादा के लिए सुश्री सुश्री श्रीमती की तुलना में अधिक पेशेवर हैं, भले ही आप जानते हैं कि जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं वह विवाहित है। एक चिकित्सकीय चिकित्सक या पीएचडी वाले किसी व्यक्ति के लिए, वैकल्पिक रूप से डॉ। का प्रयोग करें, यदि आप विश्वविद्यालय या कॉलेज संकाय सदस्य को लिख रहे हैं तो आप "प्रोफेसर" का भी उपयोग कर सकते हैं।
यदि आप जिस व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं उसकी लिंग पहचान नहीं है, तो लिंग-तटस्थ अभिवादन का उपयोग करें और बस अपना पहला और अंतिम नाम, जैसे "प्रिय त्रिस्टान डॉलन" शामिल करें। निम्नलिखित पत्र अभिवादन उदाहरणों की एक सूची है जो व्यापार और रोजगार से संबंधित पत्राचार के लिए उपयुक्त हैं।
पत्र ग्रीटिंग उदाहरण
- प्रिय मिस्टर स्मिथ
- प्रिय श्री जोन्स
- प्रिय सुश्री मार्कहम
- प्रिय किली डो
- प्रिय डॉ हेवन
- प्रिय प्रोफेसर जोन्स
एक कोलन या अल्पविराम, एक स्थान के साथ ग्रीटिंग का पालन करें, और फिर अपने पत्र का पहला पैराग्राफ शुरू करें।
उदाहरण के लिए:
प्रिय मिस्टर स्मिथ:
पत्र का पहला अनुच्छेद।
एक संपर्क व्यक्ति ढूँढना
आपको उस व्यक्ति के नाम को जानने की बिल्कुल आवश्यकता नहीं है जिसे आप संबोधित कर रहे हैं - और हम उस स्थिति को एक पल में प्राप्त करेंगे - लेकिन इससे कोई चोट नहीं आती है, खासकर यदि आप नौकरी साक्षात्कार स्कोर करने की कोशिश कर रहे हैं। कभी-कभी नियोक्ता नौकरी विज्ञापन में संपर्क नाम प्रदान करने में विफल रहते हैं। यदि आप यह पता लगाने के लिए समय लेते हैं कि आपका संपर्क कौन है, तो यह व्यक्तिगत पहल और विस्तार पर ध्यान देता है जो आपके रेज़्यूमे की समीक्षा होने पर आपके लिए अच्छा बात करेगा।
कंपनी में संपर्क का नाम ढूंढने का सबसे अच्छा तरीका पूछना है। यदि आप किसी स्थिति में अपना रास्ता बना रहे हैं, तो यह बहुत आसान है - बस अपने मित्र या सहयोगी से बात करने के लिए सबसे अच्छे व्यक्ति के नाम और ईमेल पते के लिए एक नोट करें। इसे छोड़कर, कंपनी की मुख्य संख्या पर कॉल करें और भर्ती के प्रभारी मानव संसाधन (एचआर) प्रबंधक के नाम और संपर्क जानकारी के लिए रिसेप्शनिस्ट से पूछें (या ऐसे विभाग के प्रमुख इत्यादि)।
यदि उन तरीकों में से कोई भी काम नहीं करता है, तो आप अक्सर इंटरनेट की छोटी सी चीज करके जो जानकारी मांग रहे हैं उसे उजागर कर सकते हैं। कंपनी की वेबसाइट से शुरू करें, और सूचीबद्ध कर्मियों की तलाश करें। आप अक्सर एक मानव संसाधन संपर्क देखेंगे।
यदि इससे परिणाम नहीं मिलते हैं, तो अब LinkedIn को हिट करने और नौकरी के शीर्षक और कंपनी के नामों के लिए एक उन्नत खोज करने का समय है। इस प्रक्रिया में, आप जिस व्यक्ति को ढूंढ रहे हैं उसके लिए आपको एक और कनेक्शन भी मिल सकता है - कभी भी बुरी बात नहीं, जब आप अपने रेज़्यूमे को देखने के लिए इंसान को प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं।
जब आपके पास कोई संपर्क व्यक्ति नहीं है
अगर आपके पास कंपनी में कोई संपर्क व्यक्ति नहीं है, तो अपने कवर लेटर से अभिवादन छोड़ दें और अपने पत्र के पहले पैराग्राफ से शुरू करें या सामान्य अभिवादन का उपयोग करें।
सामान्य सलाम
- किसे यह मई चिंता
- प्रिय भर्ती प्रबंधक
- प्रिय मानव संसाधन प्रबंधक
- प्रिय महोदय या महोदया
उदाहरण के लिए:
किसे यह मई चिंता:
पत्र का पहला अनुच्छेद।