व्यवसाय के लिए बहुत सारे लेखन ढीले, खराब लिखित, असंगठित, शब्दकोष से भरे हुए, और अपूर्ण हैं।
अक्सर यह बहुत लंबा या बहुत छोटा होता है। ये सभी गुण अप्रभावी व्यावसायिक लेखन में योगदान देते हैं।
चाहे आप एक बिक्री प्रस्ताव लिख रहे हों , अपने मालिक को एक ईमेल, या एक सॉफ्टवेयर पैकेज के लिए एक निर्देश मैनुअल, आप कुछ प्रभावी कदम उठाने के लिए पालन करना चाहिए। इन पांच चरणों का पालन करें:
- अपनी सामग्री व्यवस्थित करें
- अपने दर्शकों पर विचार करें
- अपने विचार लिखें
- अपनी सामग्री प्रूफ्रेड करें
- अपनी सामग्री संपादित करें
संगठन कुंजी है
यदि आप अपनी सामग्री को व्यवस्थित नहीं करते हैं तो यह अच्छी तरह से बहती नहीं है और यह समझ में नहीं आती है। लेखन सरल या जटिल हो सकता है। एक कर्मचारी बैठक की घोषणा करते हुए एक ईमेल लिखते समय, यह आपके विचारों को इकट्ठा करने जितना सरल है। दूसरी तरफ, यदि आप ग्राउंड ब्रेकिंग फार्मास्यूटिकल ट्रायल के परिणाम लिख रहे हैं तो आपको शायद तैयार सामग्री के पहले एक जटिल रूपरेखा विकसित करने की आवश्यकता होगी। जो कुछ भी कार्य है, संगठन के उचित स्तर के बिना (यहां तक कि आपके विचारों को व्यवस्थित करना), आप सबसे महत्वपूर्ण विषयों को प्रमुखता देने के लिए आवश्यक सभी चीज़ों को शामिल नहीं कर सकते हैं।
ओमिशन या गलत फोकस आपके व्यवसाय को कम स्पष्ट कर देगा।
अपने दर्शकों को जानें
लिखने से पहले, अपने इच्छित दर्शकों के बारे में सोचें। उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी के नए 401 (के) कार्यक्रम के बारे में एक प्रस्तुति आपके सीएफओ के साथ-साथ कर्मचारियों को दी जाने वाली समान रूपरेखा हो सकती है, लेकिन आपके द्वारा शामिल किए गए विवरणों का स्तर अलग-अलग होगा।
आपको स्वर पर विचार करने की भी आवश्यकता है। आपकी टीम के लिए एक त्वरित ईमेल, उन्हें वार्षिक कंपनी पिकनिक की याद दिलाने के लिए, आपकी कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट के संबंध में आपके मिसाइव के समान स्वर नहीं होगा।
साथ ही, याद रखें कि आप अपने दर्शकों के लिए अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करेंगे यदि आप जो कुछ कहना चाहते हैं उसके बजाए आप जो सुनना चाहते हैं उस पर ध्यान केंद्रित करते हैं ।
अच्छी लेखन के बारे में एक शब्द
अच्छे लेखकों के लेखन की विभिन्न शैलियों हैं। कुछ सबकुछ लिखना पसंद करते हैं और फिर वापस जाते हैं और संपादित करते हैं। जब वे साथ जाते हैं तो दूसरों को संपादित करना पसंद करते हैं। कभी-कभी उनकी पसंदीदा शैली वे जो लिख रहे हैं उसके आधार पर भिन्न होती है।
जैसा कि आप लिखते हैं (या जब आप संपादित करते हैं) लंबाई के बारे में पता होना चाहिए। आपको अपना अर्थ स्पष्ट करने के लिए पर्याप्त शब्दों का उपयोग करना चाहिए, लेकिन इसे फूलदार बनाने के लिए अनावश्यक शब्दों का उपयोग न करें। व्यापार लेखन स्पष्ट और संक्षेप में होना चाहिए, वर्बोज़ और फूलदार नहीं। याद रखें, व्यवसाय में किसी को भी आवश्यकतानुसार पढ़ने के लिए समय नहीं है।
दूसरी तरफ, अपना टुकड़ा बहुत छोटा मत बनाओ। आपको पर्याप्त लिखना चाहिए ताकि आपका अर्थ स्पष्ट हो और गलत समझा न जाए। कल्पना करें कि एक गोदाम में उपकरण का एक टुकड़ा "इस्तेमाल किया लेकिन अच्छा" लेबल किया गया था। यह अस्पष्ट होगा अगर इसका मतलब था कि उपकरणों का टुकड़ा बहुत उपयोग किया गया था, या उपकरण का टुकड़ा अब नया नहीं था लेकिन अभी भी कार्यात्मक था।
कुछ अतिरिक्त शब्दों ने अर्थ स्पष्ट कर दिया होगा। साथ ही, शब्दकोष या संक्षेपों का उपयोग करने से बचें क्योंकि उनका अलग-अलग पाठकों के लिए अलग-अलग चीजें हो सकती हैं। आपकी लेखन शैली के बावजूद, सभी लेखकों को सभी लिखित सामग्री को प्रमाणित करने और संपादित करने की आवश्यकता होती है, यहां तक कि ईमेल भी।
प्रूफ्रेड और संपादित करें
आपकी लेखन शैली के बावजूद, सभी लेखकों को सभी लिखित सामग्री, यहां तक कि ईमेल को प्रमाणित और संपादित करने की आवश्यकता है। लिखने के बाद, अपना काम प्रमाणित करें। इसके बाद आपको इसे संपादित करने की आवश्यकता हो सकती है। प्रूफ्रेडिंग यह सुनिश्चित करने के लिए आपने जो लिखा है उसे फिर से पढ़ना है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके सिर के सभी शब्दों ने इसे कागज पर सही तरीके से बनाया है। चूंकि हमारे दिमाग हमारी उंगलियों से तेज़ी से काम करते हैं, इसलिए आप शब्दों को छोड़ सकते हैं, समाप्त हो सकते हैं, या गलत homonym (उदाहरण के लिए, "उनके" के बजाय "वहां") का उपयोग कर सकते हैं। प्रूफ्रेडिंग इन त्रुटियों को पकड़ता है। जाहिर है, एक लाइन ईमेल को प्रूफ्रेड करना आसान है और आपके द्वारा टाइप किए जाने पर बस उस पर चमक रहा है।
हालांकि, अगर आप एक निर्देश पुस्तिका लिख रहे हैं, तो आपका प्रूफरीडिंग अधिक जटिल हो जाएगा और अधिक समय लगेगा।
आपके सामग्री को प्रमाणित करने के बाद, यह संपादित करने का समय है। कभी-कभी प्रूफ रीडिंग और संपादन एक साथ किया जा सकता है, लेकिन जब वे अनुक्रमिक रूप से किए जाते हैं तो यह अधिक प्रभावी होता है।
आपके द्वारा संपादित किए जाने का कारण भौतिक ध्वनि (और पढ़ना) बेहतर बनाने के लिए आपने जो लिखा है उसे ठीक या बदलना है। व्यवसाय के लिए लिखते समय, इसका मतलब है त्रुटियों को ठीक करना और पाठ को यथासंभव स्पष्ट और संक्षिप्त बनाना।
आप एक उपन्यास नहीं लिख रहे हैं
जब आप व्यवसाय के लिए लिख रहे हैं तो आप अगले "महान अमेरिकी उपन्यास" नहीं लिख रहे हैं। आपका लेखन आवश्यकतानुसार वर्णनात्मक होना चाहिए, लेकिन आपको बहुत सारे बड़े शब्दों और भाषण के आंकड़ों का उपयोग करके स्पष्ट शब्द चित्रों को पेंट करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आपका मतलब है "कांच के घर", "कांच के घर" लिखना न करें, "ग्लास हाउस" लिखें।