नियोक्ता मानते हैं कि जिन लोगों को वे किराए पर लेते हैं, वे जानते हैं कि कुछ कार्य कैसे करें। उदाहरण के लिए, आपके मालिक आपको यह जानने की उम्मीद करेंगे कि एक पेशेवर ईमेल कैसे लिखना है और फोन को सही तरीके से जवाब देना है। वे कार्य बहुत सरल हैं, लेकिन अन्य थोड़ा अधिक जटिल हैं-उदाहरण के लिए गलती के लिए क्षमा मांगना। ऐसा कुछ नहीं है जो सभी जानते हैं कि कैसे करना है। यहां आठ कार्य हैं, कुछ सरल और कुछ नहीं, कि सभी को मास्टर होना चाहिए:
- एक पेशेवर ईमेल भेजना: यदि आपकी उम्र 30 वर्ष से कम है, तो संभवतः आप ईमेल का उपयोग कर रहे हैं क्योंकि आप जानते हैं कि कैसे लिखना है। आपको क्या पता नहीं हो सकता है कि आपके दोस्तों को ईमेल भेजने और कार्य-संबंधित पत्राचार के लिए इस माध्यम का उपयोग करने के बीच एक बड़ा अंतर है। अपने दोस्तों को लिखते समय, आप सभी लोअरकेस अक्षरों में लिख सकते हैं, स्लैंग और संक्षेपों का उपयोग कर सकते हैं, और शायद गलत वर्तनी और खराब व्याकरण पर्ची भी दे सकते हैं। कंट्रास्ट कि पेशेवर ईमेल के साथ, जहां ये वही चीजें "डॉट्स" में से हैं, जिनके लिए सहकर्मियों, आपके मालिक या ग्राहकों के साथ संबंधित होने पर आपको सावधान रहना चाहिए। और पढ़ें: पेशेवर ईमेल लिखने के लिए युक्तियाँ ।
- एक मेमो या बिजनेस लेटर लिखना: कल्पना करना मुश्किल है कि एक ईमेल के बजाय एक ज्ञापन या पत्र की एक पेपर कॉपी भेजना, लेकिन ऐसा हो सकता है। यदि यह कभी भी करता है, तो आपको यह जानना चाहिए कि इसे ठीक से कैसे किया जाए। और पढ़ें: उचित व्यापार पत्र प्रारूप।
- टेलीफोन का जवाब देना और फोन कॉल करना: आप अपने पूरे जीवन में फ़ोन कॉल कर रहे हैं और प्राप्त कर रहे हैं। बेशक, आप जानते हैं कि यह बहुत आसान काम कैसे करें: आप फोन उठाते हैं और नमस्ते कहते हैं (या अगर कॉल कर रहे हैं, तो उस व्यक्ति से पूछें जिसे आप बोलना चाहते हैं)। यह व्यक्तिगत फोन कॉल के लिए ठीक है लेकिन व्यावसायिक कॉल के लिए नहीं। जब आप किसी कॉल का जवाब देते हैं, तो हमेशा अपने आप को पहचानें और अपने विभाग या कंपनी का नाम बताएं। अपना नाम उस व्यक्ति को दें जो फोन करने का जवाब देता है जब आप कॉलर होते हैं और फिर उसे बताएं कि आप किस तक पहुंचने की कोशिश कर रहे हैं। और पढ़ें: आप मुझे हैलो में था: उचित टेलीफोन शिष्टाचार जानना ।
- परिचय बनाना: जब आप किसी नए व्यक्ति से मिलते हैं, तो वह खुद को पेश करने के लिए विनम्र है। लोगों को एक-दूसरे से पेश करने के लिए यह भी अच्छा शिष्टाचार है। कार्य-संबंधित स्थिति में, पहले और अंतिम नामों का उपयोग करना हमेशा सर्वोत्तम होता है। उदाहरण के लिए, "हैलो। मैं मैरी स्मिथ हूं" कहता हूं जब आप पहली बार किसी से मिलते हैं। आप यह भी कर सकते हैं जब आप किसी ऐसे व्यक्ति में भाग लेते हैं जिसे आप पहले मिले थे लेकिन जिसका नाम आपको याद नहीं है। उस स्थिति में, आप जोड़ सकते हैं "मुझे पता है कि हम पहले मिले हैं लेकिन मुझे डर है कि मैं आपका नाम भूल गया हूं।" संभावना है कि वे तुम्हारा भी याद नहीं है! दूसरों को पेश करते समय, उदाहरण के लिए, "जॉन जोन्स, मैं आपको पीटर स्मिथ से मिलना चाहता हूं।"
- बैठक में मिनट लेना: कम से कम कभी-कभी कई नौकरियों में बैठकों में भाग लेना शामिल होता है। अक्सर यह आवश्यक है कि लिखित रिकॉर्ड, जिन्हें मिनट कहा जाता है, इन सभाओं में से एक रखा जाए। किसी बिंदु पर, बैठक करने वाला व्यक्ति आपको इन मिनटों को लेने के लिए कह सकता है। ऐसा करने पर, आपको उपस्थित लोगों के नाम रिकॉर्ड करना होगा जो उपस्थित हैं और ध्यान से नोट्स लेते हैं जो वे चर्चा करते हैं। आपको बैठक के कुछ मिनट बाद भी टाइप करना होगा। और पढ़ें: मीटिंग मिनट लेना ।
- 'करने के लिए' सूची लिखना: या तो अक्सर या कभी-कभी, आपको कई कार्यों को जोड़ना पड़ सकता है। उन सभी का ट्रैक रखने का सबसे अच्छा तरीका है 'करने के लिए' सूची रखना। उन सभी कार्यों को लिखें जिनके लिए आप जिम्मेदार हैं, देय तिथियों से प्राथमिकता दी गई है। चाहे आप एक फोन ऐप, कंप्यूटर सॉफ्टवेयर या पेपर का टुकड़ा इस्तेमाल करते हों, सुनिश्चित करें कि आप या तो उन्हें पूरा कर सकते हैं या आइटम को पार कर सकते हैं। इसके अलावा, तारीख को नोट करें। आइटम हटाएं क्योंकि आप अपने द्वारा पूरा किए गए ट्रैक का ट्रैक रखने में सक्षम होना चाहते हैं।
- गलती के लिए क्षमा मांगना : गलती के लिए माफ़ी मांगने के लिए, आपको यह स्वीकार करना होगा कि आपने इसे बनाया है। यह करना मुश्किल है, लेकिन यह जरूरी है। यह जरूरी है कि आप जल्दी से कार्य करें-जैसे ही आप अपनी गलती का एहसास करते हैं, अपने मालिक से बात करें या जो भी इससे प्रभावित होगा। गलती को सही करने के लिए दिमाग में योजना बनाने की कोशिश करें। और पढ़ें: अगर आप काम पर गलती करते हैं तो क्या करना है ।
- बीमार में फोन करना: कोई भी बीमार होना पसंद नहीं करता है, लेकिन इससे भी ज्यादा, ज्यादातर लोग बीमार में काम करने से नफरत करते हैं। एक अनिश्चित नौकरी बाजार ने हमें कार्यालय में हमारी मौजूदगी (या जहां भी आपका कार्यस्थल होता है) पर विश्वास करने का नेतृत्व किया है। हालांकि यह सच है कि आपको बीमार दिनों को अनावश्यक रूप से नहीं लेना चाहिए, आपको अपने सहकर्मियों को संक्रमित करने से बचने की कोशिश करनी चाहिए। घर पर रहें यदि आपके पास कुछ ऐसा है जो वे पकड़ सकते हैं! अपने नियोक्ता की अधिसूचना प्रक्रियाओं का पालन करना सुनिश्चित करें। और पढ़ें: काम करने के लिए बीमार में बुलाओ ।