यह आलेख मीटिंग उत्पादकता में सुधार के समर्थन में उनकी मीटिंग सुविधा कौशल को मजबूत करने के लिए सभी स्तरों पर प्रबंधकों के लिए विचार प्रदान करता है।
जहां प्रबंधक बैठक के साथ गलत हो जाते हैं
कई प्रबंधकों को लगता है कि वे एक बैठक को "चलाने" के बारे में जानते हैं।
उन्होंने एजेंडा निर्धारित किया, सभी बात करते हैं, और सभी निर्णय लेते हैं। हालांकि यह प्रबंधकों के लिए आसान और कुशल महसूस कर सकता है, यह अक्सर लोगों के समय का अपशिष्ट होता है, और यह टीम की रचनात्मक क्षमता में टैप नहीं करता है। असल में, इसका विपरीत प्रभाव पड़ता है क्योंकि कर्मचारी वापस लेते हैं, जो उस प्रबंधक का जिक्र करते हैं जो स्पष्ट रूप से प्रभारी बनना चाहता है।
कई कारण हैं कि प्रबंधक अपने कर्मचारियों को बैठकों में अधिक शामिल नहीं करते हैं, जिनमें निम्न शामिल हैं:
- जाने देने का डर
- झूठी धारणा है कि क्योंकि वे प्रभारी हैं, उन्हें सभी उत्तरों को प्रदान करने की आवश्यकता है।
- अपने कर्मचारियों की क्षमताओं या समस्या सुलझाने के कौशल में आत्मविश्वास की कमी।
- बैठक कौशल की कमी की कमी।
जबकि पहले तीन आइटम गरीब प्रबंधकों के व्यवहार हैं, अंतिम, सुविधा कौशल, अभ्यास के साथ सीखा और मजबूत किया जा सकता है।
आपकी मीटिंग सुविधा कौशल को सुदृढ़ बनाना
परिभाषा के अनुसार, सुविधाजनक बनाने का मतलब है, " आसान या कम कठिन बनाना; आगे बढ़ने में मदद करें । "एक प्रबंधक के लिए बैठक (इसे चलाने के बजाए) की सुविधा के लिए, उन्हें अपनी शक्ति छोड़ने और अलग-अलग परिणामों और दृष्टिकोणों के लिए खुले रहने की इच्छा रखने की आवश्यकता है।
उचित मीटिंग सुविधा में समस्याओं को पहचानने और हल करने में शामिल सभी शामिल हैं। टीम हमेशा किसी भी प्रबंधक की तुलना में बेहतर, अधिक रचनात्मक समाधान विकसित करेगी और समाधान के कार्यान्वयन का समर्थन करने की अधिक संभावना होगी।
यहां मीटिंग की सुविधा के लिए आवश्यक नौ कौशल हैं, जिनमें से सभी को अभ्यास के साथ सीखा और सुधार किया जा सकता है:
- एजेंडा योजना। एक सहयोगी बैठक एजेंडा योजना के साथ शुरू होती है। भागीदारी को आमंत्रित करने वाले विषयों का चयन करना, यानी हल करने की समस्या "सूचनात्मक" विषयों से कहीं अधिक आकर्षक है। हालांकि, समूह भागीदारी के लिए अनुमति देने के लिए पर्याप्त समय आवंटित करने की आवश्यकता है।
- पर्यावरण और जलवायु सेटिंग। रसद पदार्थ! जब लोग असहज होते हैं, तो एक दूसरे को नहीं देख सकते हैं, सुन नहीं सकते हैं, या भूख लगी हैं, मीटिंग परिणाम भुगतेंगे। बड़ी भागीदारी को प्रोत्साहित करने और बाधाओं को दूर करने के तरीके के रूप में रसद का उपयोग कैसे करें सीखें।
- सवाल पूछ रही है। महान प्रश्न महान चर्चा को प्रोत्साहित करते हैं। लेख, " ग्रोथ मॉडल का उपयोग कर 70 आश्चर्यजनक कोचिंग प्रश्न ," कुछ उत्कृष्ट चर्चा संकेतक प्रदान करता है।
- सक्रिय होकर सुनना। जब कोई प्रबंधक पैराफ्रेश करता है, समझने की जांच करता है, और अनुवर्ती प्रश्न पूछता है, तो यह अधिक भागीदारी को प्रोत्साहित करता है और चर्चा बहती रहती है। " बेहतर श्रोता कैसे बनें " में, मैं आपके सक्रिय श्रवण कौशल को मजबूत करने के विचारों को साझा करता हूं।
- बुद्धिशीलता। ज्यादातर लोग सोचते हैं कि वे पहले ही जानते हैं कि दिमाग में कैसे आना है। हालांकि, वे आमतौर पर नहीं करते हैं। बहुत सारी सेटिंग्स में, खराब प्रक्रिया प्रबंधन, मजबूत सामाजिक या राजनीतिक दबाव और खराब सुविधा कौशल द्वारा दिमागी तूफान की प्रभावशीलता कम हो जाती है। कई लोगों ने कभी भी एक अच्छी तरह से चलने वाले मंथन सत्र की शक्ति का अनुभव नहीं किया है। क्या नहीं करना है इसके लिए " एक ब्रेनस्टॉर्मिंग सत्र पर बारिश के 15 तरीके " देखें - फिर विपरीत करें!
- सर्वसम्मति निर्माण कौशल। आम सहमति का मतलब यह नहीं है कि सभी को निर्णय के साथ सहमत होना है। इसका मतलब है कि हर किसी को अपने दृष्टिकोण साझा करने और विचारों का प्रस्ताव देने का अवसर मिला है। उचित सुविधा समूह को साझा करने से प्रभावी निर्णय के विकास में मार्गदर्शन करेगी। सर्वसम्मति तक पहुंचने में अधिक समय लगता है, लेकिन आम तौर पर समूह से अधिक मजबूत खरीद-इन प्राप्त होगा। हालांकि, याद रखें कि सर्वसम्मति अंतिम लक्ष्य नहीं है। हाथ में समस्या का एक प्रभावी निर्णय सबसे महत्वपूर्ण मुद्दा है। सर्वसम्मति निर्णय लेने की प्रक्रिया के माध्यम से टीम का नेतृत्व करने के तरीके के बारे में अधिक जानने के लिए एक छह-चरण आम सहमति निर्णय फ्रेमवर्क देखें।
- संघर्ष समाधान। जब भी कोई समस्या हल करने में शामिल लोगों का एक कमरा होता है, तो संघर्ष अनिवार्य है। वास्तव में, कार्य निर्णय लेने के लिए प्रक्रिया के हिस्से के रूप में टीम शोधकर्ताओं द्वारा कार्य या मुद्दे पर संघर्ष देखा जाता है। एक प्रबंधक को सीखना चाहिए कि कैसे सकारात्मक तरीके से संघर्ष की शक्ति का उपयोग करना है। देखें: "छोटे समूहों के लिए संघर्ष समाधान। "
- गैर मौखिक संचार कौशल। जबकि शोधकर्ताओं ने सटीक प्रतिशत पर बहस की है, ज्यादातर सहमत होंगे कि 50 प्रतिशत से अधिक संचार गैर मौखिक है। एक प्रबंधक को अपने सगाई, कैंडर और प्रतिबद्धता के स्तर का आकलन करने के लिए समूह के स्वर और शरीर की भाषा को पढ़ने में सक्षम होना चाहिए।
- रिकॉर्डिंग। कुशल समूह की सुविधा में यह जानना शामिल है कि लोग क्या कह रहे हैं, इसे पकड़ने के लिए फ्लिपचार्ट या व्हाइटबोर्ड पर कब जाना है। ऐसा करने से लोगों को लगता है कि उनके विचारों को सुनाया जा रहा है और मूल्यवान हैं, और कार्य योजना और अनुवर्ती कार्रवाई के लिए उपयोग किए जाने वाले मूल्यवान रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है।
तल - रेखा:
समय जीवन और काम पर एक बहुमूल्य संपत्ति है। इष्टतम दक्षता और प्रभावशीलता के लिए बैठकों का प्रबंधन करने का प्रयास करें। उपरोक्त पहचान की गई नौ सुविधा कौशल सीखना, अभ्यास करना और लागू करना एक महान जगह है।
-
आर्ट पेटी द्वारा अपडेट किया गया