परियोजनाओं और व्यापार के बीच सामान्य अंतर क्या है?

परियोजना कार्य और सामान्य कार्य में अंतर करने के 5 तरीके

क्या आप एक परियोजना पर काम कर रहे हैं? या आप अपने व्यापार के दैनिक संचालन का हिस्सा क्या कर रहे हैं?

जब मैं टीमों में लोगों से बात करता हूं, तो वे अक्सर मुझे बताते हैं कि वे निश्चित नहीं हैं कि वे एक परियोजना पर काम कर रहे हैं या 'बस' सामान्य कार्य के रूप में व्यवसाय कर रहे हैं। दोनों भूमिकाओं को एक संगठन में और समान रूप से मान्य करने की आवश्यकता होती है, लेकिन यह समझने में सहायता कर सकती है कि आप क्या काम कर रहे हैं ताकि आप बेहतर ढंग से देख सकें कि यह संगठन में समग्र रूप से फिट बैठता है।

आइए अंतर को साफ़ करें ताकि आप इस बात पर भरोसा कर सकें कि एक परियोजना क्या है और सामान्य रूप से व्यवसाय का हिस्सा क्या है। सामान्य काम के रूप में परियोजना के काम और व्यापार के बीच पांच मुख्य अंतर हैं। आप अक्सर 'सामान्य रूप से व्यवसाय' को बीएयू के रूप में संक्षिप्त रूप से देखेंगे।

परियोजनाएं व्यवसाय बदलें; बीएयू परिवर्तन की पहचान करता है

सबसे पहले, बदलाव कैसे किया जाता है में एक अंतर है।

सामान्य संचालन के रूप में व्यवसाय व्यवसाय चलाते हैं। वे रोशनी चालू रखते हैं। वे ग्राहकों की सेवा करते हैं, और उन्होंने लक्ष्य को मारा। बीएयू टीमों को यह जानने वाला पहला व्यक्ति भी है कि मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाएं काम नहीं कर रही हैं और अब उद्देश्य के लिए उपयुक्त नहीं हैं। जब ऐसा होता है, तो बीएयू टीम वे हैं जो परिवर्तन की आवश्यकता की पहचान करते हैं।

एक रणनीतिक समीक्षा के हिस्से के रूप में एक प्रबंधक, सुझाव दे सकता है कि उस विभाजन या व्यापार इकाई के लिए अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए किन परिवर्तनों की आवश्यकता है। या, एक विभाग में एक चमकदार स्पार्क कर्मचारी सुझाव योजना के माध्यम से परिवर्तन के लिए एक सुझाव दे सकता है।

स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर, आपके पास एक वरिष्ठ प्रबंधक द्वारा उत्पादित एक पूर्ण व्यावसायिक मामला हो सकता है जो कि उनके विभाजन को वर्ष के लिए अपने लक्ष्य तक पहुंचने में मदद करने के लिए आवश्यक परिवर्तन प्रदान करने के लिए हो।

यह सिर्फ व्यापार प्रक्रियाओं को व्यवस्थित नहीं कर रहा है। बीएयू भूमिकाओं में काम करने वाले लोग यह भी महसूस कर सकते हैं कि नियामक ढांचे में बदलाव या संगठन के लिए प्रतिस्पर्धी स्थिति के हिस्से के रूप में परिवर्तन आवश्यक है।

फ्रंटलाइन स्टाफ रणनीति प्रदान करने के लिए काम करता है, और वे जानते हैं कि वे वहां पहुंचने के लिए अलग होना चाहते हैं।

परियोजनाएं उस परिवर्तन को लागू करने के लिए तंत्र हैं। परियोजनाएं परियोजना प्रबंधन का उपयोग कर बीएयू कार्यों में और उसके माध्यम से परिवर्तन प्रदान करती हैं। हम स्पष्ट करेंगे कि परियोजना प्रबंधन आगे क्या है। परियोजना संगठन बीएयू टीमों की पहचान में बदलाव लाने पर काम करता है। ऐसा तब होता है जब यह एक परियोजना अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से चला जाता है जो आमतौर पर एक व्यावसायिक मामला और वरिष्ठ प्रबंधन अनुमोदन होता है।

यह कहना नहीं है कि परियोजना की भूमिका में लोग कभी भी व्यावसायिक अभ्यास में सुधार का सुझाव नहीं दे सकते हैं, लेकिन वे अपनी परियोजना भूमिका के तहत एक कर्मचारी के रूप में अपनी भूमिका के तहत ऐसा करेंगे।

यह विभाजन, जिसे आप 'व्यवसाय को बदलने, व्यवसाय चलाने' के रूप में सारांशित भी सुनेंगे, परियोजनाओं के अंत में भी ध्यान देने योग्य है। एक प्रोजेक्ट लागू करने वाला परिवर्तन आउटपुट वितरित करना है। यह नए सॉफ्टवेयर, एक इमारत, एक नई सेवा या कुछ और का एक टुकड़ा हो सकता है। बीएयू टीम इसे लेने और व्यापार लाभ प्रदान करने के लिए इसका अच्छा उपयोग करने के लिए ज़िम्मेदार है। दूसरे शब्दों में, परियोजना लाभ प्राप्त करने की क्षमता प्रदान करती है, और बीएयू संचालन लाभ प्राप्त करने के लिए उस क्षमता का उपयोग करते हैं।

परियोजना जोखिम प्रबंधित करें; बीएयू मिटिगेट्स जोखिम

सामान्य कार्यों के रूप में व्यवसाय के लिए प्रभावी होने के लिए, आप पाएंगे कि बीएयू टीम संचालन के लिए सभी जोखिमों को कम करने की कोशिश करती है। बेहतर संगठनात्मक स्थिरता और दोहराने योग्य प्रक्रियाओं के लिए व्यापार से अनिश्चितता लेना एक अच्छी बात है।

अद्वितीय और अनिश्चित होने की उनकी प्रकृति से, परियोजनाओं को जोखिम के तत्व की आवश्यकता होती है। कंपनी सिर्फ एक परियोजना करके अज्ञात में एक छलांग लगा रही है, क्योंकि यह बदलाव पेश करती है और कुछ ऐसी चीज प्रदान करती है जो पहले नहीं थी।

परियोजना दल, इसलिए, संगठन के बीएयू पक्ष के लिए अलग-अलग तरीके से जोखिम से संपर्क करते हैं। सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए परियोजना प्रबंधक सकारात्मक और नकारात्मक दोनों जोखिमों का प्रबंधन करना चाहते हैं। इसमें होने वाली संभावना को सीमित करने की कोशिश करने के लिए जोखिम कम करना शामिल हो सकता है, लेकिन इसमें अन्य जोखिम प्रबंधन रणनीतियों भी शामिल हैं।

यह संभावना नहीं है कि आप कभी भी एक परियोजना पर जोखिम बुझाएंगे, लेकिन आप अपने बीएयू काम के लिए अच्छे परिचालन कारणों के लिए ऐसा करने में सक्षम हो सकते हैं।

परियोजनाएं समय-बाउंड हैं; बीएयू चल रहा है

परियोजनाओं की शुरूआत, मध्य और अंत है। यह परियोजना जीवन चक्र है । वास्तव में, एक परियोजना की सबसे परिभाषित विशेषता यह है कि यह खत्म होता है। प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट टीम इस समय परियोजना पर काम करती है। फिर अंत में हैंडओवर और करीबी चरण के दौरान टीम को तोड़ दिया जाता है।

बीएयू नहीं रुकता है। यदि आप व्यवसाय के लिए अब आवश्यक नहीं हैं, तो आप निश्चित रूप से किसी फ़ंक्शन को बंद कर सकते हैं या प्रक्रिया को रोक सकते हैं - हालांकि इसे एक प्रोजेक्ट के रूप में प्रबंधित किया जाएगा! एक बीएयू फ़ंक्शन किसी भी अंतिम समाप्ति तिथि के साथ चल रहे काम का उत्पादन करता है।

परियोजनाओं को पूंजीकृत किया जा सकता है; बीएयू अक्सर नहीं हो सकता है

परियोजनाओं को पूंजीकृत किया जा सकता है और अक्सर बीएयू नहीं हो सकता है - आप अपने चल रहे व्यवसाय के लिए सामान्य काम के रूप में परिचालन खर्च पर भरोसा करते हैं। दूसरे शब्दों में, परियोजनाओं और 'अन्य' कार्यों के लिए लेखांकन उपचार अलग हैं।

परियोजना निधि अक्सर संपत्ति को सेवा में लाने से संबंधित है, जिसका अर्थ है कि लागत को पूंजीकृत किया जा सकता है। कुछ मामलों में, आप दुनिया में कहां हैं और आपके स्थानीय लेखा नियमों के आधार पर, आप लाइन के नीचे परियोजना लागत भी ले सकते हैं।

बीएयू लागत को आम तौर पर ओपेक्स (परिचालन व्यय) माना जाता है और कंपनी के लाभ और हानि खातों में ट्रैक किया जाता है।

प्रोजेक्ट फंडिंग और बिजनेस फंडिंग, सामान्य रूप से, एक बहुत ही विशिष्ट क्षेत्र है, इसलिए अपने वित्त विशेषज्ञों से सलाह लेना हमेशा अच्छा होता है कि आपके संगठन में कैपिटल होना चाहिए और क्या नहीं होना चाहिए। लेखांकन नियम देश से देश में और यहां तक ​​कि संगठन से संगठन तक भिन्न होते हैं जहां व्यक्तिगत व्यवसायों में विशेष प्रक्रियाएं होती हैं और चीजें करने के तरीके होते हैं।

अगर संदेह में, हमेशा जांचें!

परियोजनाएं क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों को शामिल करती हैं; बीएयू कार्यात्मक टीमों को शामिल करता है

अंत में, परियोजना टीमों के मेकअप में एक बड़ा अंतर है। परियोजनाओं में एक विशेष आउटपुट देने के लिए एक साथ लाए गए विशेषज्ञों की बहु-अनुशासनात्मक टीमों को शामिल करना होता है। एक परियोजना टीम को प्रेरित करने के बारे में जानना महत्वपूर्ण है क्योंकि कभी-कभी परियोजनाएं हर किसी के लिए लक्ष्य के बिना शुरू होती हैं। अगर लोगों को इस बात की स्पष्ट समझ नहीं है कि वे क्या काम कर रहे हैं, तो वे अपना सर्वश्रेष्ठ काम नहीं करते हैं।

परियोजना दल विशेष भूमिका निभाने वाले लोगों से बने होते हैं। ये नौकरी के शीर्षक नहीं हैं बल्कि परियोजना के भीतर अलग-अलग जिम्मेदारियों के साथ पद हैं। एक परियोजना टीम पर मुख्य भूमिकाएं हैं:

• प्रोजेक्ट का प्रायोजक
• प्रोजेक्ट मैनेजर
• वरिष्ठ प्रदायक (काम करने के लिए जिम्मेदार संगठन, जो आईटी या बाहरी ठेकेदार या विक्रेता जैसी आंतरिक टीम हो सकता है)
• ग्राहक (यह एक अलग ग्राहक प्रबंधक जैसे क्लाइंट सेवा संगठन, या जिस ग्राहक के लिए आप प्रोजेक्ट दे रहे हैं, में एक आंतरिक ग्राहक हो सकता है)
• विषय वस्तु विशेषज्ञ (लोग या तो परियोजना की अवधि या उस हिस्से के लिए टीम में लाए जो परियोजना की सफलता में योगदान करने के लिए अपनी विशेषज्ञता का उपयोग करते हैं)।

एक परियोजना टीम में भूमिकाओं के बारे में और जानें।

दूसरी तरफ, बीएयू कार्य, कार्यात्मक टीमों द्वारा प्रबंधित किया जाता है। वे अपने अधिकार में विशेषज्ञ हैं, लेकिन एक परियोजना के रूप में एक साथ समूहित होते हैं और आम तौर पर परियोजना टीमों की तुलना में अन्य विभागों को कम क्रॉस-फ़ंक्शनल ओवरलैप के साथ।

यह आमतौर पर बहुत स्पष्ट है कि उन्हें क्या काम करना चाहिए और टीम के उद्देश्य क्या हैं। विभाग में कंपनी की भूमिका निभाने के लिए उनके पास स्पष्ट लक्ष्य और दृष्टि होगी। एक उदाहरण एक ग्राहक सेवा टीम होगी, जो आपके उत्पाद के बारे में ग्राहकों से कॉल और ईमेल को संभालने वाले बड़े ग्राहक सेवा प्रभाग के हिस्से के रूप में काम करती है।

यह जटिल है: ओवरलैप है। उदाहरण के लिए, उस ग्राहक कॉल सेंटर में एक टीम लीडर अपने क्षेत्र में एक विशेषज्ञ है। उन्हें एक कार्य पैकेज और ग्राहक संपर्क से संबंधित एक परियोजना के हिस्से को वितरित करने से संबंधित संसाधनों का प्रबंधन करने के लिए प्रोजेक्ट टीम में दूसरा स्थान दिया जा सकता है। लेकिन उनके प्रोजेक्ट के काम में, वे विषय वस्तु विशेषज्ञ की भूमिका निभा रहे हैं, ग्राहक सेवा टीम नेता नहीं। प्रोजेक्ट टीम के सदस्य के रूप में, वे परियोजना बजट के अपने हिस्से के लिए ज़िम्मेदार होंगे और अंतिम लक्ष्यों को पूरा करने के लिए काम कैसे किया जाता है, इस बारे में उच्च स्तर की विवेकाधिकार है। उनके पास बीएयू की भूमिका में यह नहीं हो सकता है।

बीएयू और परियोजनाओं के बीच संघर्ष

परियोजना का काम और बीएयू का काम एक-दूसरे के साथ अच्छी तरह से बैठ सकता है, लेकिन अक्सर तनाव होने की तुलना में अधिक होता है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि परियोजनाएं स्थिति को बदलने की कोशिश करती हैं। स्थिति बहुत अच्छी तरह से काम करती है, और अधिकांश भाग, जैसे परिवर्तन के रूप में लोग नहीं करते हैं, इसलिए हमेशा तनाव का थोड़ा सा होने वाला होता है।

दूसरा, जब आप लोगों को अपनी परियोजना टीम में शामिल होने के लिए कह रहे हैं, तो वे वफादारी के संघर्ष से पीड़ित हो सकते हैं। क्या उनके दिन की नौकरी या परियोजना की उनकी पहली ज़िम्मेदारी है? स्पष्ट उद्देश्यों और प्रबंधन से परियोजना के लिए एक मजबूत प्रतिबद्धता यहां मदद कर सकती है, साथ ही संचार की लाइनों को खोलने में मदद कर सकती है ताकि वे जान सकें कि कंपनी और टीम की प्राथमिकताओं क्या होनी चाहिए।

तीसरा, व्यवसाय चलाना हमेशा प्राथमिकता है। यह परियोजना टीमों के लिए एक निहितार्थ है जो अपने वित्त पोषण कट देख सकते हैं, मुख्य संसाधन बीएयू भूमिकाओं में वापस खींचे गए हैं और टाइम्सकेल्स में देरी हुई है क्योंकि संगठन के दिन-प्रतिदिन के संचालन को ध्यान में रखते हुए काम करना ध्यान केंद्रित कर रहा है।

परियोजना प्रबंधक इस से निराश हो सकते हैं लेकिन यह हमेशा ऐसा ही होगा, और यह होना चाहिए। एक शानदार परियोजना देने में कोई बात नहीं है अगर कंपनी इस दौरान बस्ट चला गया है और आपके द्वारा बनाए गए उपयोग का उपयोग करने के लिए कोई भी नहीं बचा है!

इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखते हुए, यह देखना आसान होना चाहिए कि आप परियोजनाओं या बीएयू या दोनों पर काम कर रहे हैं या नहीं।