जिस नौकरी के लिए आप आवेदन कर रहे हैं उसके आधार पर, आपको भर्ती प्रबंधक को अपना रेज़्यूम और कवर लेटर ईमेल करना पड़ सकता है। नेटवर्किंग संपर्क जो आपकी नौकरी खोज में मदद कर रहे हैं, वे आपको अपनी आवेदन सामग्री को ईमेल करने के लिए भी कह सकते हैं ताकि वे उनकी समीक्षा कर सकें और संभावित नियोक्ता के साथ अपना रेज़्यूमे साझा कर सकें।
01 नियोक्ता के निर्देशों का पालन करें
जब आप ईमेल के माध्यम से नौकरियों के लिए आवेदन करते हैं, तो नियोक्ता को आपको अपने संदेश और कवर पत्र को ईमेल संदेश के अनुलग्नक के रूप में भेजने की आवश्यकता हो सकती है। आपके अनुलग्नकों को सही ढंग से भेजने के लिए महत्वपूर्ण है, आपको आवश्यक सभी जानकारी शामिल करने के लिए, ताकि आपका ईमेल संदेश पढ़ा जा सके और रिसीवर को यह पता चल सके कि वे साक्षात्कार निर्धारित करने के लिए आपसे कैसे संपर्क कर सकते हैं।
02 कवर लेटर को कैसे बचाएं और फिर से शुरू करें
जब आप कवर लेटर भेज रहे हैं और संलग्नक फिर से शुरू कर रहे हैं, तो पहला कदम अपने रेज़्यूमे को पीडीएफ या वर्ड डॉक्यूमेंट के रूप में सहेजना है । इस प्रकार रिसीवर को मूल प्रारूप में फिर से शुरू करने की एक प्रति प्राप्त होगी। आप या तो अपने कवर लेटर को दस्तावेज़ प्रारूप में सहेज सकते हैं या सीधे इसे ईमेल संदेश में लिख सकते हैं।
यदि आपके पास माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड के अलावा वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है तो वर्ड (.doc या .docx) दस्तावेज़ के रूप में अपना रेज़्यूमे बचाएं। फ़ाइल, के रूप में सहेजें, अपने कार्यक्रम में एक विकल्प होना चाहिए।
अपने वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर के आधार पर, आप अपने दस्तावेज़ों को पीडीएफ के रूप में सहेजने के लिए पीडीएफ पर प्रिंट कर सकते हैं। यदि नहीं, तो ऐसे प्रोग्राम हैं जिनका उपयोग आप फ़ाइल को पीडीएफ में बदलने के लिए कर सकते हैं।
एक पीडीएफ फाइल आपके रेज़्यूमे और लेटर के प्रारूप को बरकरार रखती है, इसलिए प्राप्तकर्ता उन्हें देखेगा जब आपने उन्हें भेजे गए फाइल को खोलते समय उन्हें लिखा था।
फ़ाइल नाम के रूप में अपना नाम प्रयोग करें, इसलिए नियोक्ता जानता है कि इसका रेज़्यूम और कवर लेटर यह है, यानी janedoeresume.doc और janedoecoverletter.doc।
03 ईमेल संदेश में एक विषय पंक्ति कैसे शामिल करें
विषय पंक्ति उन ईमेल संदेशों के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है जिन्हें आप नौकरियों के लिए आवेदन करने के लिए भेजते हैं। यदि आप एक शामिल नहीं करते हैं, तो आपका संदेश भी खोला नहीं जा सकता है।
आपके ईमेल संदेश में एक विषय पंक्ति शामिल होनी चाहिए, और इसे पाठक को समझाया जाना चाहिए कि आप कौन हैं और आप किस नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं। विशिष्ट रहें, इसलिए प्राप्तकर्ता जानता है कि वह क्या प्राप्त कर रहा है। नियोक्ता अक्सर एक ही समय में कई पदों के लिए किराए पर लेते हैं, इसलिए अपना नाम और नौकरी शीर्षक दोनों शामिल करें।
इसे लिखना शुरू करने से पहले ईमेल संदेश में कोई विषय जोड़ें। इस तरह, आप इसे बाद में शामिल करना नहीं भूलेंगे।
यहां क्या लिखना है:
विषय: आपका नाम - नौकरी शीर्षक
04 अपने कवर लेटर और फिर से शुरू करने के लिए एक ईमेल संदेश कैसे लिखें
एक बार जब आप अपना रेज़्यूमे और कवर लेटर सहेज लेते हैं और वे भेजने के लिए तैयार होते हैं, तो अगला कदम आपके दस्तावेज़ों को भेजने के लिए एक ईमेल संदेश लिखना है।
सबसे पहले, अपना ईमेल खाता खोलें। फिर स्क्रीन के ऊपरी बाईं ओर संदेश पर क्लिक करें या फ़ाइल, नया, संदेश पर क्लिक करें।
आप या तो अपने कवर लेटर को सीधे ईमेल संदेश में टाइप कर सकते हैं, एक वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ से कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं या अगर कंपनी संलग्नक का अनुरोध करती है, तो अपना कवर लेटर भेजें और ईमेल संदेश के साथ फिर से शुरू करें। इसलिए, आपके विकल्प एक कवर लेटर अटैचमेंट भेजना चाहते हैं या ईमेल कवर का उपयोग अपने कवर लेटर के रूप में करना है।
यदि आप कवर लेटर संलग्न कर रहे हैं, तो आपका ईमेल संदेश संक्षिप्त हो सकता है। बस बताएं कि आपका रेज़्यूम और कवर लेटर संलग्न है। अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने की पेशकश करें और पाठक को यह बताएं कि आपसे कैसे संपर्क किया जा सकता है।
यदि आप एक ईमेल कवर लेटर लिख रहे हैं, तो इसे भेजने से पहले इन स्वरूपण युक्तियों की समीक्षा करें ।
साथ ही, अपने कवर लेटर को भेजते समय आवेदन करने के लिए नौकरी पोस्टिंग में दिशानिर्देशों का पालन करना सुनिश्चित करें और फिर से शुरू करें या आपके आवेदन पर विचार नहीं किया जा सकता है।
05 ईमेल संदेश में हस्ताक्षर जोड़ें
अपनी सभी संपर्क जानकारी के साथ एक ईमेल हस्ताक्षर शामिल करना महत्वपूर्ण है, इसलिए प्रबंधकों और भर्ती करने वालों के साथ संपर्क में रहना आसान है। अपने ईमेल हस्ताक्षर में अपना पूरा नाम, अपना ईमेल पता, और अपना फोन नंबर शामिल करें, इसलिए एक नज़र में, भर्ती प्रबंधक आपसे संपर्क कैसे कर सकता है।
यदि आपके पास LinkedIn प्रोफ़ाइल है , तो इसे अपने हस्ताक्षर में शामिल करें। कैरियर और व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाने वाले किसी अन्य सोशल मीडिया खाते के साथ ऐसा ही करें।
अपने ईमेल संदेश में अपना हस्ताक्षर जोड़ने के लिए, फ़ाइल, सम्मिलित करें, हस्ताक्षर पर क्लिक करें यदि आपके पास नौकरी खोज के लिए उपयोग किए गए हस्ताक्षर सहेजे गए हैं। यदि आपने ईमेल हस्ताक्षर नहीं बनाया है, तो अपने संदेश के नीचे अपनी संपर्क जानकारी (नाम, ईमेल पता, फोन, लिंक्डइन) टाइप करें।
06 एक ईमेल संदेश में फिर से शुरू करने और कवर पत्र को कैसे संलग्न करें
एक बार आपका ईमेल संदेश भेजने के लिए तैयार हो जाने के बाद, आपको अपने संदेश में अपना रेज़्यूम और कवर लेटर संलग्न करना होगा। सम्मिलित करें, फ़ाइल संलग्न करें पर क्लिक करें। आपका ईमेल क्लाइंट आपके कंप्यूटर के डिफ़ॉल्ट फ़ाइल फ़ोल्डर में फ़ाइलों की एक सूची प्रदर्शित करेगा।
यदि आपका रेज़्यूमे और कवर लेटर किसी दूसरे फ़ोल्डर में संग्रहीत है, तो उपयुक्त फ़ोल्डर पर क्लिक करें।
उस फ़ाइल का चयन करने के लिए क्लिक करें जिसे आप अपने ईमेल संदेश में जोड़ना चाहते हैं, और उसके बाद दस्तावेज़ को अपने ईमेल संदेश में संलग्न करने के लिए सम्मिलित करें पर क्लिक करें। संदेश भेजने से पहले संदेश को ध्यान से प्रमाणित करने के लिए समय लें।
प्रेषण पर क्लिक करने से पहले, सुनिश्चित करें कि सभी अनुलग्नक आते हैं, और आपका ईमेल संदेश सही है, यह संदेश स्वयं को भेजें।
संदेश की एक प्रति अपने साथ, साथ ही साथ कंपनी को भेजें, इसलिए आपके पास अपने रिकॉर्ड के लिए एक प्रति है। बीसीसी पर क्लिक करके खुद को एक बीसीसी (अंधा कार्बन कॉपी) के रूप में जोड़ें ... और अपना ईमेल पता जोड़ना।
फिर भेजें पर क्लिक करें, और आपका कवर लेटर और आपका रेज़्यूमे नियोक्ता के रास्ते पर होगा।