कार्यालय सहायक कौशल सूची और जिम्मेदारियां

by एलिसन डोयले

रेज़्यूमे, कवर लेटर्स और साक्षात्कार के लिए कार्यालय सहायक कौशल की सूची

कार्यालय सहायक को कभी-कभी सचिव या प्रशासनिक सहायक के रूप में जाना जाता है, लेकिन वे जो करते हैं वह कार्यालय के कामकाज में सहायता करता है। चाहे कार्यालय एक कानूनी फर्म, एक चिकित्सा अभ्यास, एक शैक्षिक संस्थान, या निगम से संबंधित है, जरूरतें समान हैं; किसी को रिकॉर्ड दर्ज करना, शेड्यूल बनाए रखना, और कार्यालय का उपयोग करने वाले लोगों की तरफ से नियमित संचार का ख्याल रखना है।

वह कोई आप हो सकता है।

कार्यालय सहायक नौकरी जिम्मेदारियां

जबकि कार्यालय सहायक पद आमतौर पर एक दूसरे के समान होते हैं, नौकरी अभी भी परिवर्तनीय है - यह कार्यालय से कार्यालय के बजाय दिन-प्रतिदिन भिन्न होती है। आज आप रिसेप्शनिस्ट के रूप में कार्य कर सकते हैं, कल प्रिंटर की मरम्मत की आवश्यकता हो सकती है, और उसके बाद के दिन, आपको इक्कीसवीं शताब्दी में पूरे फाइलिंग कैबिनेट को लाना होगा। सफल होने के लिए आपको एक बहुत ही व्यापक कौशल सेट की आवश्यकता होगी।

कार्यालय सहायक व्यवसायिक दुनिया के महान असंगत नायकों में से हैं, क्योंकि जब आप अपना काम सही करते हैं, तो कोई भी नोटिस नहीं करता है। कार्यालय खुद को चलाने के लिए प्रतीत होता है। लेकिन कुछ लोग तेजी से विकसित लचीले काम का आनंद लेते हैं, सब कुछ के दिल में होने की भावना। और एक अच्छा सचिव अभी भी किसी भी प्रकार के संगठन में लगभग कहीं भी काम ढूंढ सकता है।

कौशल सूची का उपयोग कैसे करें

आप अपनी नौकरी खोज प्रक्रिया में इन कौशल सूचियों का उपयोग कर सकते हैं।

सबसे पहले, इन कौशल के नाम कीवर्ड के रूप में कार्य करते हैं, इसलिए अपने रेज़्यूमे लिखते समय जितना हो सके उतना उपयोग करें। पर्यवेक्षकों को भर्ती करने पर भरोसा न करें कि यह पता लगाने के लिए कि वे क्या चाहते हैं, उन्हें सीधे बताएं।

दूसरा, आप अपने कवर लेटर में इन वही कीवर्ड का उपयोग कर सकते हैं। विशेष रूप से उन लोगों पर फ़ोकस करें जिनके संभावित नियोक्ता सबसे अधिक परवाह करते हैं।

आपको अपना शोध करना होगा, क्योंकि कार्यालय सहायक नौकरियां अक्सर समान होती हैं, पर्यवेक्षकों को भर्ती करना उनकी प्राथमिकताओं में भिन्न होता है। नौकरी के विवरण में शायद आवश्यक कौशल की एक सूची शामिल होगी। इसे ध्यान दें।

अंत में, आप अपने साक्षात्कार की योजना बनाने के लिए इस चर्चा का उपयोग कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपने कम से कम एक उदाहरण तैयार किया है जब आपने यहां सूचीबद्ध शीर्ष 6 कौशल में से प्रत्येक का प्रदर्शन किया था।

यह नौकरी और कौशल के प्रकार द्वारा सूचीबद्ध कौशल की हमारी सूचियों की समीक्षा करने में भी मदद कर सकता है।

शीर्ष छह कार्यालय सहायक कौशल

नीचे एक कार्यालय सहायक के लिए शीर्ष छह सबसे महत्वपूर्ण कौशल की एक सूची है, साथ ही कौशल नियोक्ताओं की एक लंबी सूची आपके पास होने की उम्मीद कर सकती है।

मौखिक संचार कौशल: कार्यालय सहायक के लिए संचार एक महत्वपूर्ण नरम कौशल है । आपको अपने पर्यवेक्षक, साथी कार्यालय के कर्मचारियों, पेशेवरों की सहायता करने वाले पेशेवरों और संभवतः क्लाइंट या उसी संगठन के अन्य कार्यालयों में लोगों से बातचीत करनी होगी। आप सभी एक टीम के रूप में काम करते हैं, और आप इसका मुख्य संचार केंद्र हैं। आपको हर दिन हंसमुख, सहायक, अच्छी तरह से सूचित, स्पष्ट, और एक अच्छा श्रोता होने की आवश्यकता होगी।
लिखित संचार कौशल: अधिकांश कार्यालय सहायक बहुत कुछ लिखते हैं। वे मेमो लिख सकते हैं, फॉर्म भर सकते हैं, या मसौदे पत्र या ईमेल। कुछ कंपनी की वेबसाइट के लिए सामग्री बनाते हैं या दूसरों के लिए टेक्स्ट संपादित करते हैं। स्पष्ट, पेशेवर लिखित संचार एक जरूरी है।

मित्रता: एक कार्यालय सहायक पहला व्यक्ति हो सकता है जो ग्राहक कार्यालय में प्रवेश करने पर देखता है। यदि इस समय कार्यालय का प्राथमिक अधिवासक बाहर निकलता है, तो कार्यालय सहायक एकमात्र व्यक्ति हो सकता है जिस पर आगंतुक बातचीत करता है। आपको प्रत्येक आगंतुक को मुस्कुराहट और एक दयालु शब्द के साथ बधाई देने के लिए तैयार रहना चाहिए और जहां तक आप सक्षम हैं, उन्हें उनकी सहायता करने के लिए तैयार रहना चाहिए। तो, अच्छे पारस्परिक कौशल एक आवश्यकता है।
प्रौद्योगिकी कौशल: पुराने दिनों में, सचिवों ने बहुत सारे टाइपिंग किए। टाइम्स बदल गए हैं और इसलिए तकनीक है, लेकिन कार्यालय सहायक अभी भी कीबोर्ड के सामने काफी समय बिताने की उम्मीद कर सकते हैं। टाइपराइटर के बजाय, आपको विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों के आसपास अपना रास्ता जानना होगा। कुछ हल्के तकनीकी समर्थन और रीयलसीट्रेंट प्रिंटर को कैसे ठीक किया जाए, यह जानने के लिए या तो चोट नहीं पहुंची है।

संगठन: कार्यालय सहायकों को अपने कई कार्यों को जोड़ने के लिए प्रभावी ढंग से बेहद व्यवस्थित होना चाहिए। कार्यालय को व्यवस्थित रखने के लिए आपको कैलेंडर बनाए रखने से भी अन्य लोगों को संगठित रखने में मदद करने की आवश्यकता होगी।
समस्या हल करने में समस्या : समस्या निवारण , या महत्वपूर्ण सोच कौशल , किसी भी कार्यालय सहायक के लिए महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि आप अक्सर अन्य व्यक्ति प्रश्न या मुद्दों के साथ आते हैं।