सर्वश्रेष्ठ प्रबंधक इन घटनाओं के महत्व को समझते हैं, और वे समझते हैं कि एक महान बैठक का निर्माण योजना और जानबूझकर प्रयास करता है।
यह आलेख आपकी टीम के साथ इस मूल्यवान सहयोग समय का लाभ उठाने में आपकी सहायता के लिए दस युक्तियां प्रदान करता है। यहां आपकी टीम की बैठकों को मजबूत करने के सुझाव दिए गए हैं।
बैठक के बारे में एक सकारात्मक दृष्टिकोण है
टीम की बैठकों में सुधार करने के लिए एक नेता के रूप में प्रबंधक एकमात्र सबसे महत्वपूर्ण बात है। मुझे आश्चर्य है कि कितने प्रबंधकों को बैठकों के नापसंद का प्रचार करने पर गर्व है। महत्वपूर्ण परिणामों को प्राप्त करने, समस्याओं को हल करने, निर्णय लेने, सूचित करने, प्रेरित करने, सहयोग करने और प्रेरित करने के लिए, प्रबंधकों को लोगों के साथ काम करने की आवश्यकता है।
इसका मतलब है कि कभी-कभी उन लोगों को कमरे में या कॉन्फ़्रेंस कॉल पर और उनसे बात करना। मैनेजिंग दरवाजे बंद करने के साथ कार्यालय में बैठे प्रबंधन के बारे में नहीं है। एक नेता के रूप में, नेतृत्व की अभिव्यक्ति के रूप में बैठकों को देखने का प्रयास करें। यह नेतृत्व शो का समय है, दंत चिकित्सक की यात्रा की तरह डरने के लिए कुछ नहीं।
याद रखें, आप बैठक का मालिक हैं
प्रशासनिक सहायक या किसी अन्य टीम के सदस्य को एजेंडा योजना का प्रतिनिधि न दें।
नेता के रूप में, यह आपकी बैठक है। मीटिंग की योजना बनाने और चलाने का आपका काम है। अपने आप को उचित दिमाग में रखने के लिए, निम्नलिखित प्रश्न पूछें और जवाब दें: "इस बैठक के बाद, मैं लोगों को क्या सीखना, हासिल करना या हल करना चाहता हूं?"
हमेशा एक एजेंडा तैयार करें
प्रभावी कार्यस्थल की बैठकों के बारे में आप जो भी लेख पढ़ेंगे, वह एजेंडा तैयार करने पर सलाह शामिल है।
फिर भी, हम अभी भी उन बैठकों को दिखाते हैं जहां कोई एजेंडा नहीं है। एजेंडा की योजना बनाने का कार्य आपको मीटिंग के लिए प्राथमिक विषयों पर ध्यान केंद्रित करने और पहचानने में मदद करता है।
एजेंडा पर इनपुट के लिए पूछें
हालांकि एजेंडा विकसित करने के लिए प्रबंधक की प्राथमिक ज़िम्मेदारी है, टीम के सदस्यों को एजेंडा वस्तुओं का योगदान करने के लिए आमंत्रित किया जा सकता है। बैठक से कुछ दिन पहले विचारों के लिए एक कॉल भेजें।
इसके ऊपर मसाला डालें!
प्रारूप में एक छोटी विविधता रखो। यहां कुछ ऐसी चीजें हैं जो आप अपनी टीम की बैठकों को मसाला देने के लिए कर सकते हैं:
- अतिथि वक्ताओं को आमंत्रित करें
- कुछ मनाओ
- एक "लर्निंग गोलमेज" का संचालन करें - टीम के सदस्य एक-दूसरे को कुछ और सिखाते हैं
- एक टेड टॉक देखें जो मीटिंग एजेंडा से प्रासंगिक है
- एक टीम निर्माण गतिविधि चलाएं
- स्थान बदलें (ऑफ-साइट मीटिंग लेने पर विचार करें)
- कुछ मजेदार या दिलचस्प भोजन में लाओ
- एक "एकल आइटम एजेंडा" बैठक है
- बिजली के दौर के अपडेट के लिए पूछें
- दिमागी तूफान में टीम संलग्न करें
- कुर्सियां स्विच करें; एकता को तोड़ने के लिए कुछ भी स्विच करें
सहज रचनात्मकता और सगाई के लिए कुछ "व्हाइट स्पेस" की अनुमति दें
एजेंडा में इतनी सारी वस्तुओं को क्रैक न करें कि आप इसे पूरा करने के लिए संघर्ष करते हैं। इसके बजाय, स्वचालित चर्चा के लिए अंत में कुछ कमरा छोड़ दें। अगर बैठक जल्दी खत्म हो जाती है, तो सभी को जल्दी जाना चाहिए।
लोग भी समय की सराहना करते हैं।
सहयोग करने के लिए टीम मीटिंग का उपयोग करें
केवल जानकारी साझा करने के बजाय, किसी समस्या को हल करने या किसी निर्णय पर पहुंचने के लिए समूह के साथ काम करने का प्रयास करें। हां, यह चुनौतीपूर्ण है और गन्दा हो सकता है, लेकिन यही वह जगह है जहां हमें बैठकों से सबसे अधिक मूल्य मिलता है।
हल्का होना
एक बैठक के नेता होने के नाते प्राधिकारी या सत्ता का दुरुपयोग करने के बारे में नहीं है। टीम के सामने देर से होने के लिए किसी को दंडित करना ऐसा करने का एक उदाहरण है। विनोद और नम्रता की भावना है।
ऊपर का पालन करें
कार्रवाई वस्तुओं का ट्रैक रखें और सुनिश्चित करें कि लोग ऐसा करते हैं जो वे कहते हैं कि वे क्या करने जा रहे हैं। अगली बैठक में दिखाने के लिए निराशाजनक है और पता चला कि आधे टीम ने आखिरी बैठक में जो किया वह करने से परेशान नहीं था। बैठक से पहले पालन करें और व्यक्तियों को उनकी प्रतिबद्धताओं के लिए उत्तरदायी बनाए रखें।
एक आदर्श मॉडल नेता बनें
टीम मीटिंग्स आपके गार्ड को छोड़ने और अपनी टीम के साथ वापस आने का समय नहीं है। अपने आप को और अपनी टीम को आचरण के उच्चतम मानकों पर रखें, जिसका अर्थ है कि कोई ऑफ-रंग चुटकुले नहीं, टीम के सदस्यों, शंकुवाद, और कटाक्ष पर चुनना, या अन्य विभागों या प्रबंधन को झुका देना। उस तरह के नेता के बारे में सोचें जिसके बारे में आप जानना चाहते हैं, और उसके बाद उस नेता की प्रत्येक बैठक को दिखाएं।
तल - रेखा
आपकी टीम के साथ मिलने और काम करने का अवसर बर्बाद करने के लिए एक भयानक चीज है। यह जरूरी है कि आप योजना बनाने और उन बैठकों का नेतृत्व करने के लिए अनुशासन विकसित करें जो लोग मूल्यों को आगे बढ़ाते हैं और आगे बढ़ाते हैं।
आर्ट पेटी द्वारा अपडेट किया गया