बैठक प्रबंधन कुंजी - स्टैंड पीएटी
कुछ प्रबंधक एक पीएटी कार्यरत हैं
बैठकों के लिए दृष्टिकोण, पी पेशाब की आवश्यकता है, एक एण्डा, और एक टी imeframe। सत्र से पहले संदर्भ के इन महत्वपूर्ण बिंदुओं के साथ प्रतिभागियों को हथियाने से यह सुनिश्चित होता है कि लोग बैठक के समग्र उद्देश्य में भाग लेने और समर्थन करने के लिए तैयार हो जाएं। एक स्पष्ट पीएटी रूपरेखा एक उत्पादक सत्र सुनिश्चित करने में मदद करता है।
आपको बैठक के उद्देश्य को 1 या 2 वाक्यों में परिभाषित करने में सक्षम होना चाहिए। "यह बैठक नए विपणन अभियान की योजना बनाना है" या "यह बैठक रिटर्न संभालने के लिए शिपिंग की नई नीति की समीक्षा करना है।" उद्देश्य यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि हर कोई जानता है कि वे वहां क्यों हैं, क्या करने की आवश्यकता है, और एक निष्कर्ष के लिए प्रगति और ड्राइव कैसे मार्गदर्शित करें।
एक एजेंडा सेट करें। उन वस्तुओं की सूची बनाएं जिन्हें आप समीक्षा / चर्चा / निरीक्षण करने जा रहे हैं। मैं प्रत्येक एजेंडा आइटम (नीचे देखें) को समय सीमा असाइन करना चाहता हूं और उस व्यक्ति की पहचान करता हूं जो चर्चा को नियंत्रित करने के लिए जिम्मेदार है। एक समय सीमा सेट करें; कम से कम एक शुरुआत और अंत समय निर्धारित करें।
मैं एजेंडा में प्रत्येक आइटम के लिए अवधि निर्धारित करने की भी सिफारिश करता हूं। ये कुल बैठक समय सीमा के लिए कुल होना चाहिए।
समय पर अपनी बैठक शुरू करें
यदि आप उन संस्कृतियों में से एक में काम करते हैं जहां लोग निर्धारित समय के बाद पांच या दस मिनट तक सभी तरह से बैठकों में घूमते हैं, तो यह एक नई प्रवृत्ति शुरू करने का समय है।
एक फर्म अपने प्रबंधकों को निर्धारित समय पर दरवाजा बंद करने के लिए प्रोत्साहित करती है, और देर से जो लोग भाग लेने के लिए स्वागत नहीं करते हैं। हालांकि यह कार्य करने की आपकी देखभाल करने से अधिक कठोर हो सकता है, लेकिन बैठक को पूरा करने, उद्देश्य की समीक्षा करने और अपेक्षाओं और समय की पुष्टि करने के लिए आपको कोई योग्यता नहीं होनी चाहिए।
Stragglers दिखाने के लिए इंतजार मत करो। जब कोई देर से आता है, तो वापस न जाएं और समीक्षा करें कि पहले से ही क्या कवर हो चुका है। अपने मीटिंग विषयों के साथ जारी रखें। यह straggler के लिए अजीब होगा और अगली बैठक में समय पर पहुंचने की बाधाओं में सुधार होगा।
यदि बैठक आयोजक / प्रायोजक समय पर प्रदर्शित नहीं होता है, तो बैठक को रद्द कर दें और काम पर वापस जाएं। एक पांच से सात मिनट प्रतीक्षा अवधि उचित है। बाधाएं हैं, बैठक आयोजक एक अप्रत्याशित कठिनाई में भाग गया और आप चाहते हैं कि आप अपना समय बर्बाद न करें।
विषय पर बैठक रखें
एक अच्छी प्रैक्टिस किसी को बैठक के दौरान हर किसी को ट्रैक पर रखने की भूमिका निभाना है। अक्सर, चर्चाएं बहती हैं और फिर विचारों, विचारों, तथ्यों और भावनाओं के घूमने के लिए अपमानित होती हैं। इसके बजाए, भूमिका नियुक्त करें और सभी को उपस्थिति में सूचित करें कि अगर व्यक्ति एजेंडा और चर्चा के विशिष्ट आइटम से चर्चा करता है तो यह व्यक्ति इंजेक्ट करेगा।
कुछ फर्मों में, इस भूमिका को "ट्रैफिक कॉप" के रूप में संदर्भित किया जाता है, "टॉपिक कीपर"। लेबल के बावजूद, आपकी बैठकों की प्रभावशीलता और उत्पादकता को मजबूत करने में भूमिका बेहद सहायक है।
यदि अतिरिक्त विषय उत्पन्न होते हैं जो कि एजेंडा हैं लेकिन चर्चा करने के लिए महत्वपूर्ण हैं, तो उन्हें स्पष्ट रूप से कब्जा कर लिया जाना चाहिए और भविष्य में विचार और चर्चा के लिए या एक अलग बैठक के लिए "पार्किंग स्थल" में रखा जाना चाहिए। बैठक के मालिक को मामूली अलग-अलग चर्चा की अनुमति देने का अधिकार सुरक्षित है यदि यह समग्र मीटिंग उद्देश्य का समर्थन करता है।
बैठक नोट्स / मिनट रखें और वितरित करें
मीटिंग आयोजक के अलावा किसी को भी बैठक के कुछ मिनट रखना चाहिए। मिनटों की अच्छी रिकॉर्डिंग में निम्न शामिल होंगे:
- मीटिंग समय, तिथि, स्थान
- उद्देश्य का विवरण
- एजेंडा की प्रति
- उपस्थित लोगों की सूची और उन लोगों की एक सूची जो उपस्थित नहीं हुईं
- निष्कर्षों, कार्यवाही वस्तुओं, जिम्मेदारियों और पूरा होने की तिथियों की विस्तृत सारांश सूची। निष्कर्ष और कार्यों को सूचीबद्ध करने के लिए कई नोटेटर्स एजेंडा का उपयोग गाइड के रूप में करते हैं।
- यदि आवश्यक हो तो योजनाबद्ध फॉलो-अप मीटिंग।
आदर्श रूप से, बैठक के समापन के बाद और पूरी तरह से एक व्यावसायिक दिन के भीतर बैठक नोट्स वितरित करें। मिनट और नोट प्रतिभागियों के लिए एक महत्वपूर्ण अनुस्मारक के साथ-साथ अन्य हितधारकों के लिए एक सूचना स्रोत के रूप में या उन लोगों के लिए, जो बैठक से चूक गए थे। मिनटों को लोगों और उनकी प्रतिबद्ध अनुवर्ती कार्रवाइयों की टीमों को याद दिलाने के लिए लाभ उठाने का एक शानदार साधन है।
अभी के लिए नीचे रेखा:
यह संभव है कि एक बैठक के परिणामस्वरूप सकारात्मक परिणाम मिलेगा, जिससे परियोजनाओं और लोगों को आगे बढ़ाने में मदद मिलेगी, बस उस पर भरोसा न करें। आपकी मीटिंग प्रबंधन तकनीकों की कुछ परिश्रम और जानबूझकर मजबूती से एक अच्छा परिणाम चलाने की आपकी बाधाओं में सुधार होगा।
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