फिर भी, कभी-कभी हमें बस मिलना पड़ता है। और हां, समय प्रबंधन, एजेंडा नियंत्रण और आदेश के नियमों पर विशेषज्ञों से कुछ बेहतरीन सलाह उपलब्ध है ।
यहां पर ध्यान थोड़ा अलग है, कुछ प्रयास-और सही मार्गदर्शन प्रदान करता है जो प्रबंधकों को पांच आम बैठक प्रकारों को दर्द रहित और उत्पादक घटनाओं में बदलने में मदद करेगा।
पांच आम मीटिंग समाधान
1. "टेबल के आसपास" अपडेट द्वारा मौत को खत्म करें । आप इस बैठक को जानते हैं। एक कमरे में अठारह लोगों को क्रैक करें और फिर प्रत्येक व्यक्ति को एक अद्यतन साझा करने की आवश्यकता होती है जो आम तौर पर अपने अस्तित्व को न्यायसंगत बनाने के प्रयास की तरह लगता है और महान कर्मचारी हॉल ऑफ फेम में उनके निषेध के लिए एक मामला बना देता है। सीईओ और वरिष्ठ नेता इन बैठकों को चलाने के लिए कुख्यात हैं, इस बात पर विश्वास करते हुए कि यह हर किसी के लिए फर्म में क्या हो रहा है, यह सुनकर एक शानदार तरीका है। हकीकत में, लोग ज्यादातर अपने स्वयं के अपडेट की योजना बनाने पर ध्यान केंद्रित करते हैं और ध्यान नहीं देते हैं कि कोई भी सुन नहीं पाएगा।
इसके बजाए: हर तरह से, अपने साथियों, टीम के सदस्यों या प्रमुख सहयोगियों के साथ मिलें, लेकिन "टेबल के चारों ओर" दृष्टिकोण पर न आएं। अपवाद के आधार पर जानकारी प्रदान करें।
वित्तीय परिणामों, बड़े ग्राहक जीत या संगठन-व्यापी पहलों पर अपडेट सहित प्रासंगिक समाचार साझा करें। साथ ही, महत्वपूर्ण मुद्दों को उठाने के लिए व्यक्तियों के प्रस्ताव को बढ़ाएं। अगर कुछ उल्लेखनीय और व्यापक रूप से ज्ञात नहीं हुआ है, तो किसी को इसे साझा करना चाहिए। अगर एक समूह को किसी अन्य समूह से मदद की ज़रूरत है, तो अनुरोध बढ़ाएं।
अन्यथा, सभी उपस्थित लोगों को साझा करने के लिए मजबूर मत करो।
2. सामान्य रूप से स्थिति बैठकें। ये क्रूर समय-हत्यारे हो सकते हैं, खासकर जब वे पुनरावर्ती घटनाओं के रूप में लॉक-इन करते हैं और खराब प्रबंधन होते हैं।
इसके बजाए : किसी भी चीज़ के लिए मीटिंग को कॉल न करें जिसे आप देख सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए दिन की तकनीकी उपकरण का लाभ उठाएं कि आपकी कार्य टीम वर्तमान और दृश्यमान स्थिति अपडेट बनाए रखती है जहां हर कोई इसे माउस के क्लिक से देख सकता है। यदि आपको आधे में नियोजित मीटिंग का समय पूरा करना होगा या फुर्तीली दृष्टिकोणों का उपयोग करना होगा और छोटे "स्टैंड-अप" सत्र चलाएं। इन सत्रों को बढ़ाने वाले अवसाद और विकृतियों के बारे में कठोर बनें। साझा करने की स्थिति पर ध्यान केंद्रित करें और लोगों को इस मंच के बाहर के मुद्दों से निपटने की आवश्यकता है।
3. अनियंत्रित brainstorming मीटिंग्स। अधिकांश दिमाग की बैठकें इतनी खराब होती हैं कि हम विचारों को दबाने, मालिक के विचारों का समर्थन करने या पोस्ट पर ठंडी चीजों की महान सूचियां उत्पन्न करने के लिए समाप्त होते हैं, जिन्हें कभी नहीं सुना और न ही देखा जाता है।
इसके बजाए: मंथन विषय को परिभाषित करने और सत्र से पहले आमंत्रित लोगों के साथ साझा करने के लिए कार्य करें। अपने इनपुट को एकत्रित करें और इसे समेकित करें और इसे पोस्ट करें या विचारों के बिना एट्रिब्यूशन के साझा करें। सूची में जोड़ने, प्रस्तुत विचारों पर कूदने और निर्माण करने के लिए लाइव सत्र का उपयोग करें।
इस सत्र में विचारों का मूल्यांकन करने के आग्रह का विरोध करें। अन्य तकनीकों को शामिल करें जो मस्तिष्क-लेखन जैसे सामाजिककरण दबाव को कम करें। और अन्य सभी से ऊपर, विचारों को समेकित करें और उन्हें मूल्यांकन करने के लिए एक प्रक्रिया बनाएं और भविष्य के सत्रों और स्थितियों में आसान समूह संदर्भ के लिए उन्हें संग्रहित करें।
4. संचालन समीक्षा जो जांच को कम करती है। यदि आपने कभी ऐसे सत्र से पीड़ित किया है जहां मीटिंग लीडर-आम तौर पर एक कार्यकारी-किसी भी संघर्षशील समारोह पर ध्यान केंद्रित करता है या हर किसी की प्रस्तुति में कमजोर जगह की खोज करता है और फिर दूतों को निर्दयतापूर्वक पकड़ता है, तो आप जानते हैं कि यह प्रारूप कितना विनाशकारी है। इस प्रक्रिया को कायम न करें।
इसके बजाए: गहरे कार्यात्मक डाइव और कॉर्पोरेट प्रोक्टोलॉजी परीक्षा को निजी रखें और प्रमुख ऑपरेटिंग संकेतकों, समस्याओं और अवसरों को साझा करने पर ध्यान केंद्रित करें।
समूह की बैठक एक कम प्रदर्शन क्षेत्र या व्यक्ति को अलग करने के लिए समय या स्थान नहीं है। इस स्थान पर एक फॉलो-अप मीटिंग सेट अप करें, लेकिन इस मुद्दे पर सभी को अपनी दृश्य क्रॉस-परीक्षा में शामिल न करें। सुधार के लिए उत्तरदायित्व पर वापस न आएं , लेकिन क्रूरता को खत्म करें और आपके मीटिंग मैनेजमेंट रिपर्टोयर से सार्वजनिक शर्मनाक करने के लिए क्या मात्रा है।
5. बैठकें जो स्वचालित निर्णयों की मांग करने वाले मुद्दों को उठाती हैं। विचित्र रूप से या विडंबना यह है कि बैठक कक्ष त्वरित निर्णय लेने के लिए सबसे खराब स्थानों में से एक है। पहली बार किसी मुद्दे को उठाने और निर्णय लेने के लिए लोगों को मौके पर डाल दिया जाता है, और वे इस दृष्टिकोण का उपयोग करने के लिए आपको परेशान करेंगे।
इसके बजाए: मुद्दों और विकल्पों पर प्रमुख हितधारकों को शामिल करने के लिए समूह मीटिंगों से पहले बिना काम करना। उनके इनपुट को प्रमाणित करें, अपने दृष्टिकोण प्रदान करें और ब्रोकर साझा हितों के लिए काम करें। हितधारकों के हितों को प्रमाणित करने और उनकी सिफारिशों की पहचान करने के लिए मीटिंग फ़ोरम का उपयोग करें। जबकि आपको अभी भी एक या दो कदम के बिना तत्काल निर्णय नहीं मिल सकता है, तो आप अपने पूर्व सत्र के काम के साथ अपने कामकाजी संबंधों को मजबूत करेंगे।
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हम प्रकृति द्वारा सांप्रदायिक प्राणियों और यहां तक कि विभिन्न प्रकार के तकनीकी उपकरणों के साथ भी हैं जो हमें एक ही स्थान पर बिना कनेक्ट किए कनेक्ट करने में सक्षम बनाता है, कभी-कभी, यह आमने-सामने होने में मदद करता है। इस बार लीवरेज बुद्धिमानी से और प्रतिभागियों के लिए बैठकों का उत्पादन करके अपना सम्मान दिखाएं जो समय निवेश को कम करें और एक गैर-खतरनाक माहौल में उच्च गुणवत्ता वाले सूचना साझाकरण को अधिकतम करें।