समय पर काम पूरा हो जाओ
समय पर अपना काम पूरा करना मॉनिटर करने के लिए दोनों की आसान है। ऐसा इसलिए है क्योंकि गुणवत्ता की तुलना में समय मापना आसान है। आपको मील का पत्थर और समय सीमा सहित स्पष्ट आवश्यकताओं को निर्धारित करने की आवश्यकता है, लेकिन आपको कुछ लचीलापन भी देने की आवश्यकता है।
अपने शेड्यूल की योजना बनाएं, या कुछ ढीले समय को शामिल करने के लिए, उन्हें अपने शेड्यूल की योजना बनाएं। वहां हमेशा कुछ अप्रत्याशित घटनाएं होंगी, इसलिए कम से कम एक शेड्यूल में थोड़ा सा ढेर बनाना समझदारी है। आपके शेड्यूल में अनुमति देने वाले ढेर की मात्रा अलग-अलग से अलग-अलग और प्रतिभाशाली व्यक्तियों के साथ अलग-अलग हो सकती है, जो कम ढीले होते हैं।
अनुसूची ट्रैक करने के लिए एक प्रगति रिपोर्ट का उपयोग करना
समय पर काम किया जाता है या नहीं, यह ट्रैक करने की सबसे आम विधि आवधिक रिपोर्ट है, आमतौर पर छोटी परियोजनाओं के लिए साप्ताहिक आधार पर और बड़ी परियोजनाओं के लिए मासिक आधार पर किया जाता है। जब आपको अपने अधीनस्थों को लिखित प्रगति रिपोर्ट जमा करनी होती है , तो वे जिस आइटम पर रिपोर्ट करेंगे, उनमें से एक अनुसूची का पालन करना है। स्थिति को तुरंत इंगित करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक आम विधि स्टॉपलाइट रंग है। यदि परियोजना शेड्यूल पर है, तो वे एक हरा प्रतीक दिखाएंगे। यदि परियोजना देर हो चुकी है तो वे एक लाल प्रतीक के रूप में दिखाएंगे।
कभी-कभी पीले रंग का भी संकेत मिलता है कि एक छोटी सी समस्या है जो लाल रंग की गारंटी देने के लिए पर्याप्त गंभीर नहीं है।
आप यह भी चाहते हैं कि वे अपनी प्रगति को अवरुद्ध कर रहे कुछ भी रिपोर्ट करें। इस खंड में अवरोधक को साफ़ करने और उन प्रयासों के परिणामों को शामिल करने की कोशिश की गई है। अगर वे आपके से या उनके क्षेत्र के बाहर किसी से सहायता का अनुरोध कर रहे हैं, तो इसे स्पष्ट रूप से इंगित किया जाना चाहिए।
उन्हें अपनी उपलब्धियों को भी शामिल न करना न भूलें। अगर उन्होंने कुछ ऐसा किया है जिसने अवरोधक को मंजूरी दे दी है, तो समस्या को रोका है, या किसी अन्य तरीके से अनुसूची को बरकरार रखने में मदद मिली है जिसे उनकी प्रगति रिपोर्ट में ध्यान दिया जाना चाहिए।
अंत में, प्रगति रिपोर्ट को प्रतिशत पूर्ण, योजना बनाम वास्तविक दिखाना चाहिए। ज्यादातर परियोजनाएं शुरुआत में बहुत कम प्रगति करती हैं, फिर वे तेजी से बढ़ती हैं, और परियोजना के अंत में धीमी गति से प्रगति होती है। प्रोजेक्ट शेड्यूल जो आपने और आपके कर्मचारी को विकसित किया है, इसके लिए जिम्मेदार होना चाहिए। चाहे आपने इसे शेड्यूल में शामिल किया हो या नहीं, आपको कर्मचारी द्वारा रिपोर्ट की गई प्रगति का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है। योजनाबद्ध पूर्ण प्रतिशत को सामान्य रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए, सामान्य रूप से, परियोजना को कितना समय आवंटित किया गया है। तीन महीने के कार्यक्रम के साथ एक परियोजना में, कर्मचारी को पहले महीने के अंत में लगभग 1/3 के नियोजित पूर्ण प्रतिशत की रिपोर्ट करनी चाहिए। यदि उन्होंने बहुत कम या बहुत बड़ी संख्या की रिपोर्ट की है तो यह थोड़ा गहरा दिखने के लिए समझदार होगा। साथ ही, आपको वास्तविक प्रतिशत पूर्ण करने के लिए रिपोर्ट की सटीकता के बारे में निर्णय लेने की आवश्यकता है। परियोजना के बारे में आपके ज्ञान और इसकी समग्र स्थिति के आधार पर आप निर्णय ले सकते हैं कि, कर्मचारी द्वारा रिपोर्ट की गई कुल प्रतिशत सटीक है या नहीं।
उदाहरण के लिए, यदि वे 60% की योजनाबद्ध पूर्ण आंकड़े और 65% के वास्तविक पूर्ण प्रतिशत की रिपोर्ट करते हैं, लेकिन आप जानते हैं कि परियोजना कठिनाइयों से पीड़ित है, तो आपको रिपोर्ट की अधिक जानकारी में जांच करनी चाहिए।
कार्य ठीक हो गया
यह मापना और निगरानी करना अधिक कठिन है कि आपका कर्मचारी सही काम कर रहा है या नहीं। ऐसा इसलिए है क्योंकि "सही किया गया" मतलब परिभाषित करना और मापना कठिन होता है। यहां फिर से, शेड्यूल के साथ, आपको स्पष्ट और विशिष्ट अपेक्षाएं और उद्देश्यों को सेट करने की आवश्यकता है। और शेड्यूल के साथ आप कुछ लचीलापन और ढीला होने की अनुमति देते हैं, आपको गुणवत्ता के संबंध में कम लचीला होना चाहिए। अच्छा अच्छा है।
अपने लक्ष्य को न खोएं। जब हम "सही काम" के बारे में बात करते हैं, तो याद रखें कि आप "उत्कृष्ट" नहीं "परिपूर्ण" नहीं जा रहे हैं। और प्रक्रिया के बजाय परिणामों पर ध्यान केंद्रित करना न भूलें।
इसे सही होने पर ट्रैकिंग प्रगति
काम करने के संबंध में अपने कर्मचारियों की प्रगति को ट्रैक करने का सबसे अच्छा तरीका अक्सर बैठकें होती है और "शो और बताना" का उदार उपयोग करती है। जब एक कर्मचारी ने सराहनीय प्रगति की रिपोर्ट की है, तो उन्हें दिखाएं कि उन्होंने क्या किया है। परियोजना की शुरुआत में, काम थोड़ा मोटा हो सकता है और केवल आंशिक रूप से पूरा हो सकता है। इसकी उम्मीद की जा रही है। हालांकि, जैसे ही समय बीतता है, कर्मचारी के प्रदर्शनों को काम को आसान और अधिक पूर्ण होने के साथ प्रगति दिखाना चाहिए।
इन गुणवत्ता समीक्षाओं के दौरान कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि कर्मचारी द्वारा किए गए काम की गुणवत्ता का अनुमान अब तक मेल खाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप उस परियोजना की समीक्षा करते हैं जो लगभग आधा हो गया है, और कर्मचारी इंगित करता है कि काम की गुणवत्ता उस स्तर पर है, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप सहमत हैं। यदि आपको ऐसा लगता है कि इस बिंदु पर किए गए काम की गुणवत्ता अभी भी किसी न किसी और प्रारंभिक है, तो आपको कर्मचारी के साथ अंतर पर चर्चा करने और उनकी अपेक्षाओं को रीसेट करने की आवश्यकता है। यदि आप नहीं करते हैं, जब उन्हें लगता है कि उन्होंने पूर्ण गुणवत्ता हासिल की है, तो आप अनुमान लगा सकते हैं कि काम केवल मामूली रूप से समाप्त हो गया है।
जमीनी स्तर
जब आप उपनिवेशों को सौंपे गए काम की समीक्षा करते हैं, तो याद रखें कि आप अभी भी उनके काम के लिए ज़िम्मेदार हैं। तो सुनिश्चित करें कि कार्य समय पर किया जाता है और ऊपर चर्चा के अनुसार सही किया जाता है। कठिनाई के पहले संकेत पर, आपको स्वयं के अनुरूप होने के लिए कर्मचारी के मानकों में कदम उठाने और समायोजित करने की आवश्यकता है।