एक आरएफपी बनाएं जो परिणाम प्राप्त करेगा
, कभी-कभी "उद्धरण के लिए अनुरोध" के लिए आरएफपी या आरएफक्यू कहा जाता है, एक दस्तावेज एक कंपनी है जब वह एक उत्पाद खरीदना चाहता है और यह जनता के लिए इसके विनिर्देश उपलब्ध करना चाहता है। आमतौर पर यह मामला तब होता है जब कई कंपनियां काम या नौकरी पर बोली लगाती हैं और यह अधिक प्रतिस्पर्धी कीमतों को आमंत्रित करती है। लेकिन यदि आप आरएफपी को सही तरीके से तैयार नहीं करते हैं, तो आपका प्रयास उन बोलियों का उत्पादन कर सकता है जो आपके समय की बर्बादी हैं, या बदतर नहीं, कोई बोलियां नहीं।
यहां सर्वश्रेष्ठ सफलता के लिए इसके बारे में कैसे जाना है।
कठिनाई: औसत
समय आवश्यक: अक्सर कई दिन लगते हैं
ऐसे:
- अपना होमवर्क करें: अपनी आरएफपी लिखना शुरू करने से पहले आपको क्या चाहिए, और क्या संभव है, इसे चित्रित करें। एक मशीन के लिए आरएफपी जारी न करें जो एक घंटे में 1,500 विजेट्स का उत्पादन कर सकता है यदि आपने कभी महीने में 25 से अधिक नहीं बेचे हैं। एक फ्लाइंग कार के लिए आरएफपी जारी करने में कोई बात नहीं है जब एक मैसेंजर साइकिल पर जितनी जल्दी हो सके यातायात के माध्यम से हो सकता है।
- अपनी जरूरतों और इच्छाओं के बीच अंतर करें: यदि आप एक ऐसा ऐप्लिकेशन खरीदना चाहते हैं जो नौकरी साइट पर मुख्यालयों और अपने वैन के बीच चित्रों को प्रेषित कर सके, तो आप प्रति सेकंड की आवश्यक छवियों की संख्या निर्दिष्ट कर सकते हैं, आपको आवश्यक छवियों का अधिकतम आकार, और आवश्यक संकल्प। निश्चित रूप से, उन छवियों को रंग में रखना अच्छा लगेगा, लेकिन क्या यह वास्तव में आवश्यक है? यदि आपको वास्तव में एक निश्चित विशिष्ट की आवश्यकता है, तो "इच्छा," "होगा," और "जरूरी" जैसे शब्दों का उपयोग करें। यह इंगित करता है कि ये आवश्यकताएं हैं। विनिर्देश जो केवल "चाहता है" की पहचान "मई," "कर सकते हैं" और "वैकल्पिक" जैसे शब्दों द्वारा की जानी चाहिए।
- यह तय करें कि विजेता कैसा दिखाई देगा : आपके आरएफपी के जवाब में आपको जो प्रस्ताव मिलेंगे, वे अलग होंगे। प्रत्येक प्रतिक्रिया कंपनी के पास अलग-अलग शक्तियां और कमजोरियां होंगी। कुछ सबसे कम लागत पर ध्यान केंद्रित करेंगे। अन्य अच्छी गुणवत्ता पर गियर करेंगे। फिर भी, अन्य एक पूर्ण सुविधा सेट पेश करेंगे। जो भी आप खोज रहे हैं उसके सामने निर्णय लें - सबसे कम लागत, सबसे तेज़ डिलीवरी या दोनों का कुछ संयोजन।
- दस्तावेज़ व्यवस्थित करें : व्यवसाय के लिए जो कुछ भी आप लिखते हैं उसे बहुत सारे विचार दिए जाने चाहिए और इसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए। शुरू करने के लिए एक रूपरेखा एक अच्छी जगह है। कम से कम, आपको परिचय, आवश्यकताओं, चयन मानदंड, समयरेखा और प्रक्रिया के लिए अनुभागों की आवश्यकता होगी। इनमें से कई अनुभागों में उपखंड होंगे।
- परिचय लिखें : यह वह जगह है जहां आप संभावित बोलीदाताओं को समझाएंगे कि आप आरएफपी क्यों प्रकाशित कर रहे हैं और ऐसा करने से आप क्या हासिल कर सकते हैं। परिचय में देय तिथि सहित अन्य वर्गों के प्रमुख बिंदुओं का सारांश भी शामिल हो सकता है। एक छवि संचरण प्रणाली के लिए आरएफपी की शुरूआत इस तरह कुछ पढ़ सकती है: "एक्सवाईजेड कंपनी मेट्रोपॉलिटन क्षेत्र में कहीं भी मुख्य कार्यालय से वैन तक छवियों को प्रेषित करने में सक्षम एक अत्यधिक विश्वसनीय, उपयोग में आसान प्रणाली के प्रस्तावों का अनुरोध करती है। उत्तरदायी बोलियां सोमवार, 5 मार्च, 2007 को 8AM पीएसटी पर प्राप्त किया जाना चाहिए। "
- आवश्यकताओं की व्याख्या करें : यह खंड सबसे महत्वपूर्ण है और इसमें आमतौर पर अधिकतर समय लगता है। आपको प्रसारित होने वाली छवियों के आकार और स्पष्टता को निर्दिष्ट करना होगा और आवश्यक गति। विशिष्ट रहें, लेकिन बोलीदाताओं को यह न बताएं कि जब तक यह आवश्यक नहीं है तब तक आप काम को पूरा करना चाहते हैं। आप सिस्टम द्वारा उपखंड में इस भाग को तोड़ना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए: ए) छवि आकार और गुणवत्ता बी) संचरण (जिसमें वांछित गति और ट्रांसमिशन को सुरक्षित करने वाली किसी भी आवश्यकता को शामिल किया जा सकता है) और सी) वांछित विकल्प (जहां आप एक वांछनीय विकल्प के रूप में रंग सूचीबद्ध कर सकते हैं)।
- चयन मानदंड : यहां आप बोलीदाताओं को बताते हैं कि आप विजेता बोली का चयन कैसे करेंगे। आप जितना चाहें उतना या कम से कम बता सकते हैं। एक वाक्य शामिल करना एक अच्छा विचार है, "विजेता बोलीदाता, यदि कोई है, तो पूरी तरह से एक्सवाईजेड कंपनी के फैसले से चुना जाएगा।" कुछ सरकारी आरएफपी चयन मानदंडों के बारे में बहुत विशिष्ट हैं, लेकिन अधिकांश वाणिज्यिक आरएफपी कम सटीक हैं। आप एक स्प्रैडशीट बनाना चाहते हैं जो प्रत्येक श्रेणी में अंक की एक निश्चित सीमा बोली देता है, फिर एक टीम शीर्ष तीन स्कोर वाले लोगों से "सर्वश्रेष्ठ" बोली चुनती है।
- टाइमलाइन : यह अनुभाग उन कंपनियों को बताता है जो आपके आरएफपी पर बोली लगाना चाहते हैं कि उन्हें कितनी जल्दी कार्य करना चाहिए और प्रक्रिया को कितनी देर तक लेने की उम्मीद है। जब आप अपनी समय सीमा तय करते हैं तो उचित बनें। जटिल प्रणालियों के प्रस्तावों के लिए मत पूछें, फिर बोलीदाताओं को जवाब देने के लिए कुछ दिन दें। यदि आपकी आरएफपी बड़ी है, तो यदि आपकी वांछित खरीद जटिल है, या यदि आपको अधिक विस्तृत प्रतिक्रिया की आवश्यकता है तो बोली तैयार करने के लिए अधिक समय दें। यह वह जगह भी है जहां आप बोलीदाताओं को बता सकते हैं कि मूल्यांकन प्रक्रिया कितनी देर तक होगी, जब उन्हें सूचित किया जाएगा कि वे सफल होते हैं, और उन्हें कितनी जल्दी वितरित करना होगा।
- प्रक्रिया: अनुबंध देने और काम शुरू करने के लिए आरएफपी भेजने से, प्रक्रिया कैसे काम करेगी, यह समझाने के लिए इस अनुभाग का उपयोग करें। यह खंड कह सकता है, "बोलियां ऊपर चरण 8 में निर्दिष्ट तारीख पर देय हैं। सभी बोलियों की समीक्षा की जाएगी ताकि वे सभी आवश्यकताओं को पूरा कर सकें और उत्तरदायी हों। सभी उत्तरदायी बोलियां एक्स श्रेणियों में बनाई जाएंगी (यदि आप श्रेणियों का नाम दे सकते हैं आप चाहते हैं) और शीर्ष तीन बोलियों का मूल्यांकन विजेता बोली लगाने वाले और वैकल्पिक विकल्प का चयन करने के लिए प्रस्ताव टीम द्वारा किया जाएगा। जीतने वाले बोली लगाने वाले के साथ वार्ता दो सप्ताह के भीतर एक अनुबंध पुरस्कार के परिणामस्वरूप होने की उम्मीद है। "
- तय करें कि आरएफपी कैसे भेजना है : अधिकांश आरएफपी मेल किए जाते हैं, लेकिन उन्हें होने की आवश्यकता नहीं है। आप ईमेल द्वारा आरएफपी भेज सकते हैं, या आप इसे अपनी कंपनी की वेबसाइट पर पोस्ट कर सकते हैं। बस उस नाम या संख्या को निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें जिसे बोलीदाताओं को आरएफपी की पहचान करने के लिए उपयोग करना चाहिए, जिसका वे जवाब दे रहे हैं।
- तय करें कि आरएफपी कौन प्राप्त करेगा: आप पहले से ही उन आपूर्तिकर्ताओं की पहचान कर चुके हैं जिनसे आप खरीदना चाहते हैं। आपकी कंपनी के पास स्वीकार्य विक्रेताओं की एक सूची भी हो सकती है। यदि नहीं, तो आप अपने पेशेवर नेटवर्क के माध्यम से ऑनलाइन खोज करके, या अन्य सिफारिशों के विश्वसनीय विक्रेताओं से उनकी सिफारिशों के लिए संभावित विक्रेताओं को ढूंढ सकते हैं। अपनी आरएफपी को केवल "बड़ी" कंपनियों या "स्थापित" विक्रेताओं को प्राप्त करने की आपकी सूची को सीमित न करें। आपको छोटे विक्रेताओं से बेहतर विचार और बेहतर मूल्य मिल सकता है जो अक्सर आपके व्यवसाय को जीतने में अधिक रुचि रखते हैं।
- आरएफपी भेजें।