ये 10 टिप्स कर्मचारी आपकी बैठकों की सराहना करेंगे
लोग रुचि रखते हैं, लेकिन सबसे प्रभावी बैठकें विचार-विमर्श करने वाले प्रश्नों और उत्तरों, ऑडियो-विज़ुअल और भागीदारी के साथ अपना ध्यान आकर्षित करती हैं। ये सुझाव आपको सफलता लाते हैं।
- एक बर्फ ब्रेकर या गर्म गतिविधि के साथ अपनी बैठकों, प्रस्तुतियों और प्रशिक्षण सत्र शुरू करें। एक बड़ी बैठक या एक छोटी सी बैठक में, बर्फबारी एक सवाल हो सकता है जो लोगों को अपने पड़ोसी के साथ सोचने और बात करने में मदद करता है। उदाहरण के तौर पर, एक प्रश्न पूछें जो लोगों को अपना हाथ उठाने का कारण बनता है। बर्फ-ब्रेकर की लंबाई आपकी मीटिंग की लंबाई पर निर्भर करती है, इसलिए बुद्धिमानी से योजना बनाएं।
- अपनी प्रस्तुति विधियों को विविधता दें। यदि प्रत्येक स्पीकर दर्शकों से बात करता है, व्याख्यान प्रारूप में, यहां तक कि दिलचस्पी रखने वाले सिर भी जल्द ही आते हैं। लोगों को छोटे समूहों में बात करने के लिए कहें।
वीडियो, स्लाइड, और पावरपॉइंट प्रस्तुतियों और चित्रों जैसे ऑडियो-विज़ुअल सामग्री का उपयोग करें। यदि आप एक नई पेंटिंग प्रक्रिया के बारे में बात कर रहे हैं, तो पेंट किए गए हिस्सों के पहले और बाद में अपने कर्मचारियों को दिखाएं। सकारात्मक ग्राहक सर्वेक्षण और टिप्पणी कार्ड के आसपास पास करें। - दर्शकों की भागीदारी और उत्तेजना के लिए अतिथि वक्ताओं को आमंत्रित करें । आपके ग्राहकों को अपनी आवश्यकताओं और गुणवत्ता आवश्यकताओं के बारे में अपने कर्मचारियों को बहुत कुछ कहना है। एक ग्राहक संगठन जो गैर-लाभकारी, धर्मार्थ संगठनों के साथ साझेदार है, उन संगठनों के अतिथि वक्ताओं को प्रदान करता है जो उनके दान प्राप्त करते हैं। उन संगठनों के वक्ताओं जो आपके कर्मचारी आर्थिक रूप से समर्थन करते हैं, डायनामाइट हैं।
- बातचीत करने के लिए प्रश्नों को प्रोत्साहित करें। लोगों से बैठक के दौरान और बैठक के दौरान अपने प्रश्न लिखने के लिए कहें। जैसे ही आप जाते हैं प्रत्येक स्पीकर को निर्देशित प्रश्नों के लिए समय दें।
यदि आप तत्काल और सही तरीके से प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो लोगों को बताएं कि जब आप सही उत्तर देते हैं तो आप उनके साथ वापस आ जाएंगे। यदि प्रश्न समय से अधिक हैं, तो विषय पर एक मीटिंग शेड्यूल करें।
- अक्सर अनदेखी, लेकिन महत्वपूर्ण, सफल मीटिंग रणनीति प्रत्येक स्पीकर से पूछे जाने वाले प्रत्येक प्रश्न को जोर से दोहराने के लिए कहती है। प्रश्न पूछने वाले व्यक्ति को पता है कि स्पीकर प्रश्न को समझ गया है। बैठक में भाग लेने वाले अन्य लोग भी स्पीकर की प्रतिक्रिया से सवाल को सुन सकते हैं और नहीं जानते हैं - शायद गलत तरीके से - गलत तरीके से।
- अपनी आवधिक बैठक के लिए लक्ष्य निर्धारित करें। आप एक घंटे की बैठक में कंपनी के कारोबार के हर पहलू को पेश नहीं कर सकते हैं। तो, महत्वपूर्ण, समय पर मुद्दों का फैसला करें और उन पर बैठक का समय बिताएं। उपस्थित लोगों के बहुमत के हितों को भी ध्यान में रखें।
याद रखें, आपके पास कंपनी की जानकारी को संप्रेषित करने के लिए अन्य विधियां हैं जिनमें यमर, Google Hangouts, GoToMeeting, स्काइप फॉर बिज़नेस, फ्लोडॉक, ईमेल और आईएम जैसे प्रोग्राम शामिल हैं। रणनीतिक कंपनी की जानकारी का संचार एक बैठक में नहीं होना चाहिए। - सावधानी से एजेंडा तैयार करें। प्रतिभागियों के बहुमत की जरूरतों और हितों की पहचान करें। अच्छी खबर से शुरू करें जो उपस्थित लोगों को अच्छा लगेगा।
हर महीने एजेंडा पर वक्ताओं के आदेश को पूरा करें। आप नहीं चाहते हैं कि लोग समानता से ऊब जाएंगे। एजेंडा में आवश्यक वस्तुओं को वितरित करें ताकि लोग बैठक के अंत को ट्यून न करें, या सोचें कि अंतिम आइटम कम महत्वपूर्ण हैं। - कई साल पहले वॉल स्ट्रीट जर्नल में एक लेख में कहा गया था कि अमेरिकी प्रबंधकों ने बैठकों में बर्बाद होने के 80% समय बचाएगा यदि उन्होंने दो चीजें सही तरीके से की थीं। पहला हमेशा एजेंडा रखना था। दूसरा समय पर समय और अंत पर शुरू करना था। मैं जोड़ूंगा कि आपको प्रत्येक स्पीकर को अपने विषय को कवर करने के लिए आवश्यक समय की अनुमति देने की आवश्यकता है। उन्हें अपनी समय सीमा पर रखें - अच्छी तरह से।
- शारीरिक वातावरण व्यवस्थित करें ताकि लोग मीटिंग सामग्री पर चौकस हों। किसी को भी अपने वक्ताओं के पीछे या पीछे बैठना चाहिए। सुनिश्चित करें कि सभी उपस्थित लोगों के लिए सीटें हैं, और अगर नोट्स लेना आवश्यक है, तो भी सतह पर लिखना है। सुनिश्चित करें कि दृश्य दिखाई दे रहे हैं, और लोग सुन सकते हैं। आपको माइक्रोफ़ोन का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। आप देखने के लिए कमरे के चारों ओर प्रोप या नमूने पास कर सकते हैं।
- एक बैठक में भोजन की शक्ति को कभी कम मत समझें। भोजन वातावरण को आराम देता है, लोगों को आरामदायक महसूस करने में मदद करता है, लोगों को सकारात्मक ऊर्जा के स्तर को बनाए रखने में मदद करता है और टीम के साथियों को बनाता है। सुनिश्चित करें कि आप अपने समूह की विविध आवश्यकताओं को पूरा करते हुए भोजन के साथ मिलें। उदाहरण के तौर पर, डोनट्स के अलावा फल और दही की पेशकश करें। नियमित फ्रैंक के साथ शाकाहारी और कोशेर गर्म कुत्तों की पेशकश करें।
सफल बैठक के लिए आपको क्या चाहिए:
- अध्यक्ष स्टैंड या टेबल
- माइक्रोफ़ोन
- कार्यसूची
- विजुअल एड्स