मीटिंग लीडर एक सफल बैठक की कुंजी हैं जो अपने लक्ष्यों को प्राप्त करता है
बैठक कौन लेता है?
मीटिंग्स नेता बैठकों और टीमों को सफल बनाने में महत्वपूर्ण हैं।
कर्मचारी जो मीटिंग लीडर के रूप में कार्य करता है वह महत्वपूर्ण रूप से महत्वपूर्ण है। कुछ बैठकों में, नेता विभाग प्रमुख, टीम नेता या सीनियर मैनेजमेंट द्वारा नियुक्त व्यक्ति एक पहल का नेतृत्व करने के लिए होता है। इन कर्मचारियों को प्रबंधक या नेता के रूप में उनके कथित कौशल की वजह से उनकी नेतृत्व भूमिका में चुना गया था।
अन्य बार, एक कर्मचारी स्वाभाविक रूप से नेता के रूप में उभर सकता है। ये नेता ऐसे कर्मचारी हैं जो अन्य कर्मचारी देखते हैं और सम्मान करते हैं । अन्य अवसरों पर, एक टीम सभी सदस्यों के बीच नेतृत्व की भूमिका को घुमाने का फैसला कर सकती है। यह सभी टीम के सदस्यों को बैठक में नेताओं के रूप में, और सफल बैठकों में सामान्य रूप से अपने कौशल विकसित करना जारी रखने की अनुमति देता है।
मीटिंग लीडर की जिम्मेदारियां
एक बैठक नेता की प्रमुख जिम्मेदारियां निम्नलिखित हैं।
- लक्ष्य, कार्य, या उद्देश्य निर्धारित करता है जो पूरा किया जाना चाहिए। यह अक्सर नेता के नौकरी के विवरण का एक असाइनमेंट या हिस्सा होता है।
- निर्णय लेता है कि लक्ष्य या उद्देश्य प्राप्त करने या वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए मीटिंग सबसे अच्छी संभव विधि है या नहीं। सवाल का जवाब दें, क्या एक बैठक की आवश्यकता है?
- यह निर्धारित करता है कि बैठक की योजना बनाने में किसकी मदद की जरूरत है।
- एक टीम या नेता के रूप में, बैठक के एजेंडे पर फैसला करता है। (चल रही बैठकों में, यह कार्य वर्तमान बैठक के अंत में पूरा किया जाता है।)
- किसी साझा संगठनात्मक कैलेंडर का उपयोग करके दिनांक, समय और स्थान का सबसे अधिक निर्धारण करता है।
- प्री-वर्क जैसे रीडिंग, वित्तीय जानकारी, इतिहास, संबंधित टीम मीटिंग मिनट , और बहुत कुछ मिलकर मिलकर मिलते हैं।
- प्रतिभागियों को आमंत्रित करता है और जितना संभव हो सके असाइनमेंट और प्री-वर्क को वितरित करता है ताकि प्रतिभागियों को बैठक में तैयार किया जा सके।
- यह सुनिश्चित करता है कि बैठक में कार्यवाही और किसी भी प्रतिबद्धता, कार्रवाई वस्तुओं या निर्णयों को दस्तावेज करने के लिए रिकॉर्डर या मिनट लेने वाला होता है। बैठक के व्यवस्थित संचालन के लिए आवश्यक होने पर एक टाइमकीपर नियुक्त करता है।
- प्रतिभागियों को गर्म करने और पर्यावरण बनाने के लिए एक बर्फबारी का उपयोग कर सकते हैं जिसमें मीटिंग प्रतिभागियों को एक दूसरे के साथ संवाद करने और विचारों और जानकारी का आदान-प्रदान करने में सहजता मिलती है।
- जल्दी पहुंचता है और इसे कार्य, ट्रैक पर रखने और सभी प्रतिभागियों को शामिल करके बैठक का नेतृत्व करता है , इसलिए प्रत्येक को लगता है कि बैठक में उनकी मौजूदगी आवश्यक थी। यह अगली बैठक में उनकी भागीदारी सुनिश्चित करता है
- कंपनी की बैठक को मसाला दें ताकि प्रतिभागियों को सुस्त और ऊब महसूस न हो। चाहे बर्फबारी, हास्य, या मजेदार उदाहरणों का उपयोग कर रहे हों, बिना किसी हंसी के किसी भी बैठक को खत्म करना चाहिए।
- सुनिश्चित करता है कि अगले चरण और कार्य आइटम असाइन किए गए हैं और हैंडल किए गए हैं।
- बैठक को संक्षिप्त करता है और अगली बैठक के लिए एजेंडा की योजना बनाता है।
- बैठकों के बीच प्रतिभागियों के साथ अनुवर्ती यह सुनिश्चित करने के लिए कि कार्रवाई आइटम ट्रैक पर हैं और स्वयंसेवक समस्याओं का सामना कर रहे हैं तो सहायता और / या संसाधन प्रदान करने के लिए।
अतिरिक्त नेता भूमिकाएं
बैठक नेता इन जिम्मेदारियों पर विचार करता है लेकिन संचार , रिपोर्टिंग और टीममेट प्रदर्शन से संबंधित भूमिका भी निभाता है ।
एक टीम या बैठक के प्रत्येक सदस्य जो क्रॉस-फ़ंक्शनल है, को अपने विभाग या कार्य को किसी मीटिंग या चल रही टीम की गतिविधियों और प्रगति के बारे में सूचित करने का दायित्व है। उन सहकर्मियों से इनपुट मांगने की ज़िम्मेदारी भी है जो टीम में या बैठक में नहीं हैं। हर कर्मचारी हर बैठक में भाग नहीं ले सकता है।
प्रभावी संचार और प्रतिक्रिया के माध्यम से वरिष्ठ प्रबंधकों को शामिल रखने और सूचित करने के लिए नेता की अतिरिक्त ज़िम्मेदारी है।
टीम या बैठक के बाहर कर्मचारियों से स्वामित्व का निर्माण, विशेष रूप से संगठन के नेताओं, यह सुनिश्चित करता है कि टीम या मीटिंग अपने समाधान या विचारों को विकसित करने, कार्यान्वित करने और एकीकृत करने में सफल हो।
यदि बैठक में एक मीटिंग प्रतिभागी अप्रभावी प्रदर्शन कर रहा है, तो मीटिंग के दौरान बैठक के दौरान प्रभावी मीटिंग लीडर तकनीकों और बैठक के बाहर प्रभावी कोचिंग के माध्यम से व्यवहार को सही करने की ज़िम्मेदारी है। एक मीटिंग प्रतिभागी जो अपनी राय के साथ बैठक का एकाधिकार करता है या अन्य सदस्यों की आलोचना करता है, उसे बैठक की सफलता को अलग करने से पहले सही किया जाना चाहिए।
ये कार्य तब तक जरूरी हैं जब तक कि प्रतिभागियों को आराम और परिपक्वता के स्तर तक पहुंचने में मदद मिलती है जो उन्हें स्वयं को चिंतित करके नेता की सहायता करने की अनुमति देता है क्योंकि अप्रभावी घटनाएं सामने आती हैं और निष्क्रिय सदस्य प्रगति में बाधा डालते हैं।
एक प्रभावी बैठक नेता यह गारंटी नहीं देता है कि एक परियोजना या टीम सफलतापूर्वक प्रदर्शन करती है, लेकिन परियोजनाओं, विभागों, बैठकों या टीमों के सफल होने पर वह एक महत्वपूर्ण योगदान कारक है।
मीटिंग मिनट सफल बैठकों में प्रभावी योगदानकर्ता होते हैं जब मिनट उचित तरीके से लिखे और वितरित किए जाते हैं।