मीटिंग मिनट रिकॉर्ड करने के लिए कैसे (और क्यों)
मिनटों में आमतौर पर शामिल हैं:
- प्रतिभागियों के नाम,
- एजेंडा आइटम कवर ,
- प्रतिभागियों द्वारा किए गए निर्णय,
- प्रतिभागियों द्वारा अनुवर्ती अनुवर्ती कार्रवाई,
- प्रतिबद्धताओं के पूरा होने के लिए देय तिथियां, और
- भावी समीक्षा या इतिहास के लिए दस्तावेज के लायक किसी अन्य घटना या चर्चा।
अनुकरणीय मीटिंग मिनट प्रतिभागियों द्वारा बैठक और प्रतिबद्धताओं के दौरान किए गए निर्णयों पर ध्यान केंद्रित करते हैं। प्रतिबद्धताओं के साथ प्रतिभागियों को पूरा करके साझा तिथियों और साझा समझ के लिए आवश्यक किसी अन्य विवरण के साथ प्रतिबद्धताएं होती हैं।
एक ऐतिहासिक दस्तावेज के रूप में मीटिंग मिनट
एक ऐतिहासिक दस्तावेज के रूप में, वे महत्वपूर्ण विचारों या चर्चाओं को दस्तावेज करने के लिए भी उपयोगी होते हैं जो निर्णय लेने के लिए प्रेरित होते हैं। उदाहरण के लिए, जब कोई टीम सदस्य कहता है, तो प्रश्नों का उत्तर देते हुए, "जब हम इस लक्ष्य को चुनते थे तो हम क्या सोच रहे थे।"
प्रभावी मीटिंग मिनटों ने टीम के पांच विकल्पों को चर्चा की और मुख्य कारण यह है कि किसी अन्य उपलब्ध पथ पर क्यों चुना गया था।
सामान्य व्यापार मीटिंग के लिए प्रभावी मीटिंग मिनटों को प्रत्येक चर्चा को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं होती है।
उन्हें यह भी कहना जरूरी नहीं है कि राज्य किसने कहा था। न ही, क्या वे दस्तावेज करना चाहिए जो प्रत्येक प्रतिभागी विस्तार से कहता है। दिए गए उदाहरण में, एक प्रभावी नोट लेने वाला प्रत्येक शब्द को लिखने के बजाय चर्चा का सारांश देता है।
(पहचानें कि कानूनी नियम, अदालत की सुनवाई, और इसी तरह की स्थितियों में ऐसी स्थितियों में अन्य प्रकार की बैठकों के लिए यह नियम अलग है।
इन मिनटों को बातचीत और बयान के सटीक रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है।) लेकिन, आपकी सामान्य कार्यस्थल की बैठक नहीं होती है।
मीटिंग मिनट कब और कैसे साझा करें
आदर्श रूप से, बैठक के अंत में इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रतिभागियों से मिलने के लिए मीटिंग मिनट प्रसारित किए जाते हैं। ऐसा करने से, प्रतिभागियों को उनकी प्रतिबद्धताओं और समय सीमाओं की तत्काल सूचना होती है। यदि यह संभव नहीं है (उदाहरण के लिए, नोट लेने वाला त्रुटियों को साफ करना चाहता है) नोट लेने वाले को बैठक के 24 घंटों के भीतर मीटिंग मिनट का प्रसार करना चाहिए।
मिनट बैठक के दौरान प्रतिबद्ध प्रतिबद्धताओं के सदस्यों के अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है। वे प्रतिभागियों को उनकी कैलेंडर प्रतिबद्धताओं को उनके कैलेंडर में स्थानांतरित करने और सूचियों को करने में सहायता करते हैं। वे किसी भी आइटम की अनुस्मारक के रूप में कार्य करते हैं जो अगली बैठक से पहले प्रतिभागियों तक पहुंचना चाहिए।
(यह मीटिंग में सामान्य रूप से बाहर निकलने वाली जानकारी में मीटिंग्स के साथ सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं में से एक को खत्म कर सकता है ताकि प्रतिभागियों ने बातचीत के बजाय बैठक पढ़ने में व्यतीत किया हो।) आखिरकार, बैठक के बिंदु पर बातचीत नहीं होती है? किसी और चीज के लिए, आपके पास ईमेल और यमर जैसे टूल्स हैं।
आप अगली मीटिंग की शुरुआत में अपनी पूर्व बैठक के मिनटों की समीक्षा करना चाहेंगे ताकि लोग उन्हें शुद्धता और अगले चरणों के लिए जांच सकें।
मीटिंग मिनट सफल बैठकों में प्रभावी योगदानकर्ता होते हैं जब मिनट उचित तरीके से लिखे और वितरित किए जाते हैं। यह विशेष रूप से सच है जब एक टीम ने मजबूत मानदंड बनाए हैं जो अपनी व्यावसायिक सफलता का समर्थन करते हैं ।
संगठनात्मक बैठक मीटिंग मिनट कैसे संभालें?
मीटिंग की सफलता के लिए महत्वपूर्ण , नोट लेने वाले या रिकॉर्डर प्रतिभागियों, इतिहास और कर्मचारियों के लिए बैठक दस्तावेज करते हैं जिन्हें बैठक में क्या हुआ, यह जानने की जरूरत है। पूर्ण बैठक मिनटों के बिना, सफलता के लिए बैठक की संभावनाएं कम हो गई हैं।
वह कर्मचारी जो मीटिंग मिनट लेता है वह आम तौर पर टीम का सदस्य होता है और बैठक में भाग लेने के दौरान नोट लेता है। उन बैठकों में जिनके पास कानूनी या सरकारी संबंधित कार्यवाही, विधियां, या सुनवाई जैसी आवश्यकताओं, कॉरपोरेट बोर्ड मीटिंग्स या बयान की आवश्यकता होती है, एक गैर-भाग लेने वाला व्यक्ति आधिकारिक मिनट लेता है और अक्सर कार्यवाही रिकॉर्ड करता है।
जो कर्मचारी मिनटों को रिकॉर्ड करता है, उसे सटीक रूप से रिकॉर्ड करने के लिए विस्तार के लिए कान होना चाहिए। मिनटों को रिकॉर्ड करते समय कर्मचारी को मीटिंग में भाग लेने के लिए प्रभावी ढंग से मल्टीटास्क करना होगा।
कुछ बैठकों में, एक ही कर्मचारी हर बैठक में मिनट लेता है। दूसरों में, मिनट लेने वाला की भूमिका कर्मचारी से कर्मचारी तक जाती है। बैठक के नेतृत्व की तरह, नोट लेने वालों की भूमिका नेतृत्व , संचार , और प्रभावी बैठक नेतृत्व कौशल का निर्माण करती है।
मीटिंग मिनट नोट्स टेकर की आवश्यकताएं क्या हैं?
रिकॉर्डर या नोट लेने वाले के लिए आवश्यकताओं में शामिल हैं:
- बैठक में किए गए निर्णयों, प्रतिबद्धताओं और प्रमुख चर्चा बिंदुओं को सटीक रूप से रिकॉर्ड करें।
- उन कार्रवाइयों को रिकॉर्ड करें जो सदस्यों को मिलने वाली तारीखों के साथ करने के लिए प्रतिबद्ध सदस्यों से मिलते हैं। एक्शन आइटम्स का नाम संलग्न होता है, लेकिन सामान्य चर्चा यह नहीं बताती कि अनौपचारिक कार्यस्थल की बैठकों में क्या कहा गया है।
- बैठक के अंत में प्रमुख निर्णयों और असाइनमेंट या स्वैच्छिक प्रतिबद्धताओं और कार्यवाही वस्तुओं की समीक्षा करें ताकि प्रतिभागी बैठक छोड़ने से पहले घटनाओं और प्रतिबद्धताओं पर समीक्षा और सहमति दे सकें।
- मीटिंग लीडर एक बैठक के दौरान समय-समय पर चर्चा को फिर से लिखने के लिए नोट लेजर से पूछ सकता है।
- बैठकों की एक सतत श्रृंखला में, नोट लेने वाले को अगली बैठक की शुरुआत में मीटिंग मिनटों की समीक्षा करने में एक मिनट लगते हैं। भाग लेने वाले कर्मचारियों को कुछ भी मिनटों में असहमत कुछ भी जोड़ या सही कर सकते हैं।
- मीटिंग के 24 घंटों के भीतर मीटिंग मिनट की एक प्रति वितरित करना सालों से सुविधा देने वालों की मानक सिफारिश है । अब, हालांकि, रिकॉर्डर ने लैपटॉप या आईपैड जैसे इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस पर कुछ मिनट लगाए। इसलिए, नोट लेने वाले को मीटिंग नोट्स को वर्तनी, व्याकरण और स्पष्टता की त्वरित समीक्षा के बाद वितरित करना चाहिए-अक्सर बैठक के कुछ मिनटों के भीतर या भीतर।
रिकॉर्डर एक भूमिका है कि एक बैठक को यह सुनिश्चित करना होगा कि एक बैठक के परिणाम संवाददाताओं द्वारा सूचित किए जाएंगे और कार्य करेंगे। नोट्स के बिना, प्रतिभागियों को अन्य प्रतिभागियों की याद पर भरोसा करना चाहिए। गारंटीकृत, यह एक अच्छी योजना नहीं है।
एक मीटिंग की सफलता के लिए एक बैठक का नोट लेने वाला दस्तावेज आवश्यक है, जैसे कर्मचारी प्रदर्शन में सुधार के लिए दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है।