यदि आपको एक संदर्भ पत्र लिखने के लिए कहा जाता है, तो ध्यान रखें कि आपका लक्ष्य साबित करना है कि व्यक्ति नौकरी के लिए एक मजबूत उम्मीदवार है।
बस अपनी प्रशंसा व्यक्त करना पर्याप्त नहीं होगा; पत्र को विशिष्ट उदाहरणों पर ध्यान देना चाहिए जो दिखाते हैं कि कर्मचारी एक उच्च कलाकार है। पत्र उपस्थिति में भी पेशेवर होना चाहिए, और व्यापार प्रारूप में लिखा जाना चाहिए और अच्छी तरह से संपादित किया जाना चाहिए।
रोजगार के लिए संदर्भ पत्र लिखने के तरीके के बारे में और जानने के लिए, नीचे दी गई युक्तियां और नमूना संदर्भ पत्र देखें।
संदर्भ पत्र लिखने के लिए सलाह
- हाँ कहने से पहले सावधानी से सोचें। यदि आप व्यक्ति के लिए सकारात्मक पत्र लिख सकते हैं तो केवल संदर्भ पत्र लिखने के लिए "हाँ" कहें। यदि आप व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, या नहीं सोचते कि आप आत्मविश्वास से नौकरी के लिए व्यक्ति की सिफारिश कर सकते हैं, तो आपको नहीं कहना चाहिए । याद रखें कि संदर्भ का एक पत्र प्रदान करने के लिए आप कभी भी किसी भी दायित्व के तहत नहीं हैं, और आपके पास इतनी कुशलता से करने के विकल्प हैं। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं कि आप संदर्भ देने के लिए व्यक्ति के काम से पर्याप्त परिचित नहीं हैं, या संदर्भ प्रदान न करने के बारे में नियोक्ता की नीति का हवाला देते हैं। (यदि वास्तव में, कोई अस्तित्व में है। झूठ मत बोलो, या आप अपने सहयोगी के सामने पकड़े जाने और शर्मिंदा होने का जोखिम चलाएंगे।)
- व्यापार पत्र प्रारूप का प्रयोग करें। अपने पत्र के लिए व्यापार पत्र प्रारूप का पालन करें। अपनी संपर्क जानकारी, तिथि, और नियोक्ता की संपर्क जानकारी शामिल करें। नियोक्ता को नौकरी का पता लगाएं, या, यदि आप नहीं जानते कि किसके लिए पत्र को संबोधित करना है , तो आप कह सकते हैं कि "किसके लिए यह चिंता हो सकती है" या बस अपने पहले पैराग्राफ से शुरू करें।
- नौकरी के विवरण पर ध्यान केंद्रित करें। जिस व्यक्ति की आप सिफारिश कर रहे हैं उससे नौकरी के विवरण की प्रतिलिपि मांगें। इस तरह, आप स्थिति की विशिष्ट आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। अपने पत्र में नौकरी के विवरण से कीवर्ड शामिल करने का प्रयास करें। यहां तक कि यदि आप अधिक सामान्य सिफारिश लिख रहे हैं, तो भी आप कर्मचारी को उन नौकरियों के बारे में पूछ सकते हैं जिनके लिए वे आवेदन करेंगे।
- विशिष्ट उदाहरण शामिल करें। कवर लेटर में, उस समय के विशिष्ट उदाहरण प्रदान करें जिसमें कर्मचारी ने नौकरी के लिए आवश्यक विभिन्न लक्षणों या कौशल का प्रदर्शन किया। यदि संभव हो, तो उनकी सफलताओं को मापने के लिए संख्याओं का उपयोग करें । उदाहरण के लिए, आप समझा सकते हैं कि व्यक्ति ने आपकी कंपनी के लिए कितना पैसा बनाया है, या व्यक्ति ने दैनिक आधार पर कितने ग्राहक से बातचीत की है।
- सकारात्मक रहो। राज्य जो आपको लगता है कि यह व्यक्ति एक मजबूत उम्मीदवार है। आप कुछ कह सकते हैं जैसे "मैं बिना किसी आरक्षण के इस व्यक्ति की सिफारिश करता हूं" या "अगर मैं कर सकता तो मैं इस व्यक्ति को दोबारा किराए पर लेगा।" याद रखें, आप इस उम्मीदवार को खड़े होने में मदद करना चाहते हैं।
- अपनी संपर्क जानकारी साझा करें। अगर उनके पास और प्रश्न हैं तो नियोक्ता से आपसे संपर्क करने का एक तरीका प्रदान करें। पत्र में अपना ईमेल पता, टेलीफोन नंबर, या दोनों शामिल करें।
- सबमिशन दिशानिर्देशों का पालन करें। कर्मचारी से पत्र जमा करने के लिए कहें। सुनिश्चित करें कि आप किसी भी आवश्यकता का पालन करते हैं, विशेष रूप से इसे कहां भेजना है और कब, साथ ही प्रारूप (उदाहरण के लिए, पीडीएफ, भौतिक पत्र इत्यादि)
संदर्भ पत्र उदाहरण का उपयोग कैसे करें
अपने पत्र लिखने से पहले अनुशंसा नमूने और सिफारिश टेम्पलेट्स के पत्र की समीक्षा करना एक अच्छा विचार है। उदाहरण आपको यह देखने में सहायता कर सकते हैं कि आपको अपने दस्तावेज़ में किस तरह की सामग्री शामिल करनी चाहिए, जबकि टेम्पलेट्स आपको सर्वोत्तम लेआउट और किस वर्ग का उपयोग करने की समझ में मदद कर सकते हैं (जैसे परिचय और बॉडी पैराग्राफ)।
अपने अनुशंसा पत्र को स्वरूपित करते समय , प्रत्येक अनुच्छेद के बीच एक स्थान के साथ एकल-दूरी वाले प्रकार का उपयोग करें। अपने पाठ को बाईं ओर संरेखित करें, और चारों ओर 1-इंच मार्जिन का उपयोग करें। टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे पारंपरिक फ़ॉन्ट चुनें। लंबाई में कम से कम एक पृष्ठ के लिए गोली मारो; यदि आपका पत्र बहुत छोटा है, तो ऐसा लगता है कि आप उम्मीदवार के बारे में सिफारिश करने के लिए पर्याप्त नहीं जानते हैं।
उदाहरण के लिए, टेम्पलेट्स और दिशानिर्देश आपके पत्र के लिए एक महान प्रारंभिक बिंदु हैं, आपको हमेशा उम्मीदवार के कार्य इतिहास में फिट करने के लिए एक पत्र उदाहरण तैयार करना चाहिए, और वह नौकरी जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है।
रोजगार उदाहरण के लिए संदर्भ पत्र
किसे यह मई चिंता:
मैं आपके संगठन के साथ एक उम्मीदवार के रूप में शेरोन डो की सिफारिश करना चाहता हूं। स्टाफ सहायक के रूप में उनकी स्थिति में शेरोन को 20XX-20XX से हमारे कार्यालय में नियोजित किया गया था। शेरोन ने इस स्थिति में उत्कृष्ट काम किया और कार्यालय के साथ अपने कार्यकाल के दौरान हमारे संगठन के लिए एक संपत्ति थी। उनके पास उत्कृष्ट लिखित और मौखिक संचार कौशल हैं, अत्यंत संगठित है, स्वतंत्र रूप से काम कर सकते हैं, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह काम पूरा हो गया है, का पालन करने में सक्षम है।
हमारी कंपनी के साथ अपने कार्यकाल के दौरान, शेरोन विभाग कार्यालय सहायकों की निगरानी के लिए जिम्मेदार था। शेरोन के प्रबंधन के तहत ये सहायक, कार्यालय के कई बुनियादी प्रशासनिक और लिपिक कार्यों के लिए ज़िम्मेदार थे।
शेरोन ने कुशल कार्यालय संचालन को बनाए रखने के लिए प्रभावी ढंग से कई सहायकों को निर्धारित और प्रबंधित किया।
उन्होंने इन सहायकों के लिए एक प्रशिक्षण कार्यक्रम विकसित किया जिसने उन्हें आधे समय में कार्यालय संचालन में अच्छी तरह से ज्ञात होने का नेतृत्व किया।
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आपका अपना,
हस्ताक्षर ( हार्ड कॉपी पत्र )
जेन स्मिथ
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