जब आप किसी ऐसे स्रोत से ईमेल प्राप्त करते हैं जिसे आप पहचान नहीं पाते हैं, तो आप क्या करते हैं?
संभावना है कि आप पहले विषय पंक्ति को देखें, फिर संदेश के सारांश प्राप्त करने के लिए पहले अनुच्छेद या दो को स्किम करें। यदि यह प्रासंगिक नहीं दिखता है, तो ईमेल सीधे ट्रैश में जाता है।
अधिकांश लोगों में एक आंतरिक फ़िल्टरिंग तंत्र होता है, जो हमें लगातार जानकारी के बंधन से बचाने की आवश्यकता से विकसित होता है। किसी के पास सबकुछ की समीक्षा करने का समय नहीं है, इसलिए हम एक त्वरित रूप लेते हैं और फिर निर्णय लेते हैं कि आगे की समीक्षा करना या संदेश को टॉस करना है या नहीं।
विषय पंक्ति
यदि आप संभावनाओं तक पहुंचने के लिए ईमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको इस आंतरिक फ़िल्टर को ध्यान में रखना होगा। इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ता कि आपका ईमेल संदेश कितना अच्छी तरह से तैयार या आकर्षक है यदि आपकी संभावना विषय पंक्ति से पहले कभी नहीं पढ़ती है। नतीजतन, विषय और पहला पैराग्राफ आपके संभावित ईमेल के सबसे महत्वपूर्ण घटक हैं।
विषय पंक्ति को आपकी संभावनाओं के अनुरूप होने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए। दूसरी ओर, चालबाजी का सहारा लेना नहीं है।
जब आप संभावना से मुलाकात नहीं की थी तो "कल की बैठक" जैसे किसी विषय का उपयोग करने से केवल प्राप्तकर्ता नाराज हो जाएगा। एक आकर्षक विषय पंक्ति और धोखेबाज के बीच एक अच्छी रेखा है, इसलिए यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपका विषय किस श्रेणी में आता है, तो इसे कुछ मित्रों या सहयोगियों को भेजने का प्रयास करें और दूसरी राय मांगें।
अभिवादन
एक बार जब आप विषय पंक्ति तैयार कर लेंगे, तो ईमेल बॉडी को देखने का समय आ गया है। हमेशा प्राप्तकर्ता के नाम से शुरू करें यदि आप इसे जानते हैं क्योंकि "प्रिय मकान मालिक" जैसी सामान्य ग्रीटिंग आपको तुरंत ईमेल हटा दी जाएगी। यदि आप व्यक्ति के नाम को नहीं जानते हैं, तो आप पूरी तरह से अभिवादन छोड़ने और सीधे शरीर के पाठ पर जाने से बेहतर हैं।
उद्घाटन
आपका पहला अनुच्छेद प्रत्यक्ष मेल के लिए समान बुनियादी नियमों का उपयोग करके बनाया जाना चाहिए - अर्थात्, आपको तुरंत अपने पाठक को साज़िश करने की आवश्यकता है और उन्हें कुछ देना है जो उन्हें पढ़ना जारी रखना चाहता है। आम तौर पर यह वह बिंदु है जहां प्राप्तकर्ता को यह पता चल जाएगा कि यह एक बिक्री ईमेल है, इसलिए आपको जंक मेल पढ़ने के दौरान हर किसी को "हटाने का आग्रह" करने के लिए पर्याप्त दिलचस्प लिखना होगा।
आपके बाकी ईमेल को आपके शुरुआती अनुच्छेद या दो में प्रदान किए गए मुख्य आधार को मांसपेशियों से बाहर करना चाहिए। अपने अनुच्छेदों को छोटा रखें और बोल्ड या इटैलिक टेक्स्ट या फैंसी फोंट का उपयोग न करें। और ग्राफिक्स शामिल न करें, क्योंकि वे संदेश प्रदर्शन को धीमा करते हैं और अक्सर नकली दिखते हैं। इससे भी बदतर, कई ईमेल प्रोग्राम छवियों को तब तक डाउनलोड नहीं करते हैं जब तक प्राप्तकर्ता विशेष रूप से किसी दिए गए संदेश के लिए अनुरोध नहीं करता है, इसलिए यदि आप बहुत सारी छवियों का उपयोग करते हैं, तो आप अपने ईमेल संदेश में बहुत सारे रिक्त बक्से समाप्त कर देंगे।
कार्यवाई के लिए बुलावा
अंत में, कॉल टू एक्शन में काम करें और संभावना के लिए कम से कम दो तरीके आपको पहुंचने के लिए (ईमेल और फोन स्पष्ट विकल्प हैं, लेकिन यह आपकी वेबसाइट और एक भौतिक पते के साथ एक लिंक प्रदान करने में सहायक है)। हस्ताक्षर लाइन में अपना नाम, शीर्षक और कंपनी का नाम शामिल करें।