प्रत्येक बार फर्म के इन प्रतिनिधियों में से एक ने ग्राहक या संभावना के साथ संपर्क किया है (चाहे व्यक्तिगत रूप से, टेलीफोन द्वारा, ई-मेल द्वारा या डाक मेल द्वारा), उसे संपर्क प्रबंधन में उस संपर्क का विवरण दर्ज करना होगा प्रणाली (या सीएमएस, संक्षेप में)।
इस ट्रैकिंग के कारणों में शामिल हैं:
- इन प्रतिनिधियों का मूल्यांकन करने और उनके मुआवजे को निर्धारित करने के लिए।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि क्लाइंट या प्रॉस्पेक्ट से उचित आवृत्ति के साथ संपर्क किया जाता है, अक्सर या अक्सर नहीं।
- इन संपर्कों के परिणामों को ट्रैक करने के लिए, जैसे इकट्ठा वित्तीय संपत्तियां , या निवेश बैंकिंग संलग्नियां जीतीं।
जैसा कि अंतिम बिंदु से पता चलता है, एक व्यापक सीएमएस में इनपुट में इन संपर्कों के परिणामों पर नोट्स शामिल होना चाहिए, जिसमें मेट्रिक्स के प्रकार शामिल हैं जो फर्म के प्रबंधन रिपोर्टिंग शासन का हिस्सा होना चाहिए। एक सीएमएस में निवेश करने वाले पेशेवरों द्वारा उद्धृत उपलब्धियों को स्वतंत्र पुष्टि के अधीन होना चाहिए।
मामले का अध्ययन:
मेरिल लिंच में उच्च नेट वर्थ मार्केटिंग विभाग द्वारा नियुक्त उच्च नेट वर्थ विशेषज्ञ, जिसे निजी सलाहकार सेवाओं के नाम से जाना जाता है, में बोनस योजना थी जो एकत्रित घरेलू संपत्तियों के आधार पर काफी हद तक सूत्र थी। मेरिल लिंच के उच्च नेट वर्थ सीएमएस में, विशेषज्ञ अपनी संपत्ति के प्रयासों के अनुसार फर्म के साथ एक ग्राहक या संभावित जमा (या जमा करने का वादा किया) संपत्तियों की मात्रा में प्रवेश करेंगे।
इसके बाद, निजी सलाहकार सेवाओं के नियंत्रक उन ग्राहकों के खातों में गतिविधि की निगरानी करेंगे, यह पुष्टि करने के लिए कि क्या जमा वास्तव में हुई थी या नहीं। इसके अतिरिक्त, सीएमएस में प्रविष्टियों का उपयोग बोनस के व्यक्तिपरक हिस्से के लिए किया जाएगा, यह मूल्यांकन करने के लिए कि विशेषज्ञों ने असाइनमेंट पर कितने सक्रिय थे।
इसके अलावा, सीएमएस में प्रविष्टियों को विशिष्ट मार्केटिंग पहलों, जैसे विंटेज मोटर स्पोर्ट्स, मेरिल लिंच शूटआउट और सिम्फनी या संग्रहालय रातों के प्रायोजन के संबंध में वर्गीकृत किया जाएगा। इस डेटा का उपयोग प्रायोजन और प्रचार से वित्तीय रिटर्न का मूल्यांकन करने के लिए भी किया जाएगा।