आपके कर्मचारी सोशल मीडिया में भाग ले रहे हैं
अपनी कंपनी के लाभ के लिए सोशल मीडिया का प्रयोग करें। शमा (हैदर) कबीनी, सोशल मीडिया मार्केटिंग के जेन के लेखक और एक पूर्ण सेवा वेब मार्केटिंग फर्म, क्लिक टू क्लाइंट के अध्यक्ष, पूछते हैं, "वे आपके बारे में, आपकी कंपनी और आपके अभ्यासों के बारे में क्या कह रहे हैं?
बेहतर अभी तक - आप कैसे प्रतिक्रिया दे रहे हैं?
जगह पर सोशल मीडिया नीति होने का मतलब यह नहीं है कि आप अपनी छवि को निर्देशित करते हैं। लेकिन, आप अपनी छवि बनाने वाली वार्तालाप में जिम्मेदारी से बातचीत कर सकते हैं। और, आप अपने कर्मचारियों को ऐसा करने में मदद करते हैं। "
सोशल मीडिया नीति और कंपनी के सर्वोत्तम प्रथाओं की आवश्यकता क्यों है
कबीनी कहते हैं, "दुनिया तेजी से बदल रही है, और हम कैसे संवाद करते हैं और भी तेज़ी से बदल रहे हैं। यह केवल जनरल वाई नहीं है जो ब्लॉग और twitters - यह सभी पीढ़ियों द्वारा गले लगाया एक बढ़ती घटना है। आज की तकनीक और इसके व्यापक उपयोग के लिए बहुत सारे फायदे हैं, लेकिन नेटवर्क सॉल्यूशंस के राज मलिक द्वारा बताए गए कुछ जोखिम भी हैं। "
वह लिखता है कि "अनधिकृत या अनुचित टिप्पणी या पोस्ट ऑनलाइन कर सकते हैं:
- "कंपनी और आप, अमेरिका और अन्य सरकारी एजेंसियों, अन्य कंपनियों, ग्राहकों या आम जनता के साथ कानूनी परेशानी में जाओ।
- "कंपनी, मालिकों और भागीदारों के साथ-साथ स्वयं या आपकी टीम के लिए नकारात्मक प्रचार बनाकर कंपनी के ब्रांड नाम को कम करें।
- "गैर-सार्वजनिक सूचना या स्वामित्व वाली जानकारी जारी करके कंपनी को नुकसान पहुंचाएं।
- "हमें पेटेंट पाने या हमारे प्रतिस्पर्धी लाभ को कम करने की क्षमता खर्च करें।
- "कंपनी में आपका काम आपको खर्च करें।"
उन्होंने सुझाव दिया कि यदि इनमें से अधिकतर कर्मचारी अपने ऑनलाइन बातचीत में सामान्य ज्ञान और अच्छे फैसले का उपयोग करते हैं तो इनमें से अधिकतर कंपनियों को परेशान नहीं करेंगे।
सोशल मीडिया नीति के लिए 10 कदम
कबीनी, जिन्हें सोशल मीडिया में शीर्ष 10 सबसे प्रभावशाली और शक्तिशाली महिलाओं में से एक माना गया है, आपकी कंपनी सोशल मीडिया दिशानिर्देशों और रणनीति बनाने के लिए इन दस चरणों का सुझाव देता है।
तय करें कि आपकी कंपनी सोशल मीडिया के साथ अपने वांछित रिश्ते के संबंध में कहां खड़ी है। सोशल मीडिया के कर्मचारी उपयोग की निगरानी के संबंध में आपको यह तय करने की भी आवश्यकता है कि आप कहां खड़े हैं। आपको यह निर्धारित करने की ज़रूरत है कि आपकी कंपनी ब्रांड पहचान के लिए सोशल मीडिया का उपयोग करने, अपने ग्राहकों और कर्मचारियों को बातचीत में और बिक्री के लिए ड्राइविंग के लिए कितनी दूर जाना चाहती है।
कबीनी पूछती है, "क्या आप केवल किसी और के कहने पर प्रतिक्रिया करने के लिए संवाद करेंगे? क्या आप समुदाय (उपभोक्ताओं और ब्लॉगर्स) को शामिल करने में सक्रिय होंगे? सोशल मीडिया के बारे में सोचने के एक समग्र तरीके के बिना, नीति बनाने में बहुत मुश्किल हो सकती है। "
निर्धारित करें कि सोशल मीडिया का गठन क्या है। कबीनी का कहना है कि प्रत्येक संगठन को अपने स्वयं के उपयोग के लिए परिभाषित करने की ज़रूरत है जो सोशल मीडिया का गठन करता है। "जबकि एक ब्लॉग और लिंक्डइन को आसानी से सोशल मीडिया के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है - ऑनलाइन वीडियो के बारे में क्या? ट्विटर के बारे में क्या?
क्या वास्तव में सोशल मीडिया का गठन करता है? आपके पास अपनी खुद की (अधिमानतः) लिखित परिभाषा होनी चाहिए। यह विशेष रूप से सच है क्योंकि नई वेबसाइटें और उपकरण हर समय उभरते हैं।
सोशल मीडिया की मेरी व्यक्तिगत परिभाषा किसी भी वेबसाइट या माध्यम (वीडियो सहित) है जो खुले में संचार की अनुमति देती है। "
कर्मचारियों के लिए प्रदान की गई कंपनी के स्वामित्व वाले इलेक्ट्रॉनिक्स में लिखित, उपयोग, प्राप्त, विकसित, या सहेजे गए किसी ऑफ़लाइन या ऑनलाइन सामग्री के साथ, यह स्पष्ट करें कि कौन सा मालिक है। एक उदाहरण के रूप में, किसी कर्मचारी द्वारा लिखे गए किसी व्यक्तिगत ब्लॉग के बारे में कोई प्रश्न नहीं है। यदि वह आपके नियोक्ता को छोड़ देता है, तो ब्लॉग और सामग्री उसके हैं।
लेकिन, कंपनी के स्वामित्व वाले लैपटॉप और सेल फोन की सामग्री, और कंपनी की वेबसाइट के लिए लिखी गई सामग्री, शायद कंपनी के लिखित नीति से संबंधित है।
सोशल मीडिया में, क्या आपकी कंपनी के पास ट्विटर खाते या फेसबुक पेज हैं, उदाहरण के रूप में? कंपनी को यह आश्वस्त करने की आवश्यकता है कि इन सोशल मीडिया खातों का स्वामित्व कंपनी से संबंधित है, न कि कर्मचारी जिनके वर्तमान नौकरी असाइनमेंट में इन खातों को पोस्ट करना और निगरानी करना शामिल है।
आपकी पॉलिसी को कवर करना चाहिए कि सोशल मीडिया क्षेत्र में कौन सा मालिक है।
गोपनीय और मालिकाना जानकारी निजी रखें। अन्य कर्मचारियों और अपने ग्राहकों के गोपनीयता अधिकारों का सम्मान करें। सोशल मीडिया नीतियों को स्वामित्व और व्यक्तिगत जानकारी को गोपनीय रखने के मुद्दे को संबोधित करना चाहिए।
कबीनी कहते हैं, "इन साइटों की अनौपचारिक प्रकृति के कारण, इसे समझने के बिना महत्वपूर्ण जानकारी देना आसान है। यहां तक कि निजी संदेश हमेशा सुरक्षित नहीं होते हैं। प्रत्येक साइट की अपनी खुद की झुकाव होती है। यह सबसे अच्छा है कि कर्मचारी सोशल मीडिया का उपयोग करके किसी भी गोपनीय या स्वामित्व वाली जानकारी को साझा नहीं करते - या तो सार्वजनिक रूप से या निजी तौर पर। "
सोशल मीडिया में प्रबंधन और भाग लेने के लिए कौन जिम्मेदार है यह तय करें। यह महत्वपूर्ण है कि सोशल मीडिया में ऑनलाइन नेटवर्किंग करते समय सभी कर्मचारी कंपनी की सोशल मीडिया नीति को समझें और उनका पालन करें। लेकिन, एक कर्मचारी या टीम को कंपनी के सार्वजनिक व्यक्तित्व को मानना चाहिए और कंपनी सोशल मीडिया के प्रयासों का प्रबंधन करना चाहिए।
कंपनी के बारे में सार्वजनिक टिप्पणी, प्रशंसा या शिकायतों का पालन करने और प्रतिक्रिया देने के लिए सतर्कता, कर्मचारी या टीम के पास सोशल मीडिया का जवाब देने की आधिकारिक ज़िम्मेदारी है। हालांकि सभी कर्मचारियों को सोशल मीडिया में कंपनी ब्रांड के साथ बातचीत और प्रतिनिधित्व करने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए, इन कर्मचारियों को भी सक्रिय रूप से प्रश्नों को संभालना चाहिए।
कबीनी कहते हैं, "कंपनी के भीतर सोशल मीडिया वकील को ढूंढने का सबसे अच्छा तरीका उन लोगों की टीम या टीम की तलाश करना है जो सोशल मीडिया में ग्राहकों के साथ संवाद करने के बारे में सबसे ज्यादा भावुक हैं। वे इसे जानने के बिना पहले से ही ऐसा कर सकते हैं। उन लोगों को ढूंढें और उन्हें अपने ब्रांड का प्रतिनिधित्व करने के लिए अच्छी तरह प्रशिक्षित करें। "
सोशल मीडिया में कर्मचारी भागीदारी के लिए ग्राउंड नियम स्थापित करें। आप कर्मचारियों के साथ एक अच्छी लाइन चलते हैं। आपको कर्मचारियों को सोशल मीडिया में शामिल होने की स्वतंत्रता की अनुमति देने की आवश्यकता है, फिर भी एक ही समय में कंपनी की रक्षा करें। कबीनी इंटेल की सोशल मीडिया नीति पर नजर डालने का सुझाव देती है जो व्यापक है। वायुसेना के उभरते प्रौद्योगिकी विभाग ने अपने स्वयं के सोशल मीडिया दिशानिर्देशों के इस प्रवाह चार्ट को बनाया है और डेविड मेरमन स्कॉट ने अपने ब्लॉग पोस्ट में अपनी सोशल मीडिया रणनीति पर प्रकाश डाला है। तो, उदाहरण ऑनलाइन मौजूद हैं।
जबकि ऑनलाइन कर्मचारी भाग लेने के दौरान आपके कर्मचारी शायद पहले से ही सामान्य सामान्य ज्ञान का प्रयोग करते हैं, आपकी सोशल मीडिया नीति विशेष रूप से वर्जित विषयों के उदाहरणों को संबोधित करनी चाहिए। गोपनीय, स्वामित्व वाली, गैर-जारी कंपनी की जानकारी सोशल मीडिया से बाहर रहनी चाहिए। आपके काम और आपके सहकर्मियों और ग्राहकों के बारे में निजी और व्यक्तिगत जानकारी कभी ऑनलाइन दिखाई नहीं देनी चाहिए।
सोशल मीडिया में आपके कर्मचारियों की सार्वजनिक छवि, अगर वे आपकी कंपनी से जुड़ी हो सकती हैं, तो इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। नैतिकता, आक्रामकता, अपमानजनक टिप्पणियां, असत्य कथन, अमानवीय व्यवहार, और अवैध पदार्थों के उपयोग, आपके सोशल मीडिया नीति को संबोधित करने के व्यवहार के सभी उदाहरण हैं।
सोशल मीडिया क्षेत्र की निगरानी के लिए एक प्रणाली बनाएँ। कबीनी कहते हैं, "यदि आप वास्तव में उस स्थान की निगरानी नहीं करते हैं जहां वार्तालाप हो रहा है, तो एक सोशल मीडिया नीति बहुत अच्छा नहीं करती है। सोशल मीडिया की निगरानी के लिए बहुत सारे मुफ्त और सशुल्क टूल हैं। "
सोशल मीडिया में भाग लेने के इच्छुक अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षण आसानी से उपलब्ध कराएं। कबीनी ने सुझाव दिया, "जीत-जीत सोचो। किसी को भी बॉस नहीं करना पसंद है - खासकर जब यह अपने सोशल नेटवर्किंग की बात आती है। हालांकि, ज्यादातर लोग अपने सोशल मीडिया साइटों को बेहतर तरीके से अपने कैरियर और ब्रांडों को आगे बढ़ाने के बारे में सीखने के लिए खुले हैं। अधिकांश लोग जो ऑनलाइन गलतियां करते हैं, वे किसी भी बेहतर तरीके से नहीं जानते हैं।
यदि आप उम्मीद करते हैं कि आपके कर्मचारी सोशल नेटवर्किंग टूल्स का सही इस्तेमाल करें, तो आपको प्रशिक्षण देना होगा। उन्होंने जो कुछ भी रखा है वह सिर्फ कंपनी का प्रतिबिंब नहीं है; यह भी उनका प्रतिबिंब है। इसे सभी के लिए जीत-जीत बनाएं। "
सोशल मीडिया दुनियाभर में लाखों लोगों के साथ इस तरह से बातचीत कर रहा है कि कुछ समय पहले कुछ सपने देखने वाले थे। आपके कर्मचारी सोशल मीडिया में बातचीत कर रहे हैं। आपकी कंपनी को सोशल मीडिया पर भी बातचीत करनी चाहिए।
और, आपकी सोशल मीडिया नीतियों और रणनीतियों को अब विकास की जरूरत है। अपनी कंपनी और अपने ब्रांड के आसपास होने वाली बातचीत को प्रभावित करने का अवसर लें।
एक मिनट के लिए विश्वास न करें कि वार्तालाप नहीं हो रहा है। दिशा को प्रभावित करने के मौके पर कूदें - अब।