प्रभावी प्रस्तुतियां आपके दर्शकों को जानने के बारे में हैं
अपने दर्शकों को जानें। जानें कि वे किस बारे में परवाह करते हैं। जानें कि वे क्या सुनना चाहते हैं।
और उन्हें जानकर, और अपना संदेश ध्यान केंद्रित करके, आप उन्हें दिखा सकते हैं कि आप एक संसाधन हैं। आप अपने दर्शकों को संलग्न करते हैं और अधिक प्रभाव डालते हैं।
समस्या? अपने दर्शकों को जानना समय लगता है, और उन सभी चीजों का मस्तिष्क डंप करना हमेशा आसान होता है जिन्हें आप जानते हैं या किसी विषय के बारे में अपने दर्शकों को बताना चाहते हैं। आपके दर्शकों के बारे में गंभीरता से सोचने या सुनने की आवश्यकता के बारे में सोचना मुश्किल है।
बहुत से मानव संसाधन पेशेवर अपने दर्शकों को एक सब कुछ प्रस्तुत करने या किसी मुद्दे प्रस्तुति के बारे में कुछ करने में पकड़े जाते हैं। आप जानते हैं कि आप इस जाल में गिर गए हैं जब आप अपने बारे में सोचने के बजाय स्लाइड्स पर बुलेट पॉइंट डालते हैं:
- दर्शकों को वास्तव में क्या परवाह है,
- आपके सबसे महत्वपूर्ण बिंदु क्या हैं, और
- उन्हें एक स्पष्ट कहानी में कैसे मैप करना है जो एक आकर्षक बात करता है।
दूसरे जाल पेशेवरों में आने वाले दूसरे जाल में अलग-अलग दर्शकों के लिए उसी प्रस्तुति दिवस को दोहराया जाता है।
समस्या यह है कि अलग-अलग ऑडियंस विभिन्न चीजों की परवाह करते हैं और प्रतिक्रिया देते हैं-इसलिए यदि आप व्यस्त होना चाहते हैं, तो आपको हर बार जब भी आप बोलते हैं तो अपना संदेश कस्टमाइज़ करना होगा ।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपना संदेश कस्टमाइज़ करते हैं , शोर के माध्यम से कटौती करते हैं, और अपने दर्शकों को जो कुछ भी बता रहे हैं उससे जुड़े रहते हैं-इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे कौन हैं या कहां हैं।
ये पांच प्रमुख अनुस्मारक यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके शब्द उन प्रभावों को प्राप्त करें जो वे लायक हैं-जब आप अपने दर्शकों का पूरा ध्यान और सगाई जीतते हैं।
जानें कि आपके दर्शकों की क्या परवाह है
आपके दर्शकों को तब तक परवाह नहीं होगा जब तक आप यह नहीं दिखाते कि आप उनकी परवाह करते हैं । जब आप अपनी प्रस्तुति की योजना बनाते हैं, तो पूछें कि आपके अपेक्षित श्रोताओं की चुनौतियों और जरूरतों क्या हैं? आपके विषय के बारे में तीन से चार मुख्य प्रश्न या उनके दिमाग पर मुद्दे क्या हैं?
यदि आप नहीं जानते हैं, तो कुछ लोगों से पूछें जो आपकी प्रस्तुति में भाग लेंगे, विभाग के प्रबंधक से पूछें, या यदि कोई जानकारी उपलब्ध नहीं है, तो अपना सर्वश्रेष्ठ अनुमान बनाएं।
फिर अपनी पहचान की चिंताओं को अपने दर्शकों को याद दिलाने से अपनी प्रस्तुति शुरू करें। कहो, "मुझे पता है कि आप में से कई हमारे लाभ विकल्पों के बारे में सोच रहे हैं, या" मुझे कल्पना है कि ये तीन चीजें हैं जो आप वास्तव में इस कार्यशाला से बाहर निकलना चाहते हैं "।
जब आप अपने दर्शकों और उनकी समस्याओं और जरूरतों के बारे में पहली बात करते हैं, तो आप अपनी बातचीत में संबोधित करेंगे, तो आप दिखाते हैं कि आप उनकी परवाह करते हैं। इससे लोग सुनना चाहते हैं ।
अपने दर्शकों के लिए अपने मुख्य बिंदुओं को मानचित्र बनाएं
अधिकांश एचआर प्रस्तुतिकरण सूचना बिंदुओं की तरह महसूस करते हैं, मुख्य बिंदुओं के सेट के साथ स्पष्ट कहानी नहीं। मानव संसाधन पेशेवर आमतौर पर अन्य लोगों की तुलना में बहुत अधिक जानते हैं या किसी आवश्यक विषय के बारे में जानना चाहते हैं।
लेखकों चिप और दान हीथ ने अपनी पुस्तक "मेड टू स्टिक" में इसे "ज्ञान का अभिशाप" कहा। पिछली बार जब आपको लगा कि प्रेजेंटेशन बहुत छोटा था या बहुत कम जानकारी शामिल थी? शायद ही कभी शायद ही कभी।
जो लोग प्रस्तुतियों के रूप में खड़े हैं, जो लोग सुनते हैं और प्रभाव डालते हैं , वे दर्शकों की समस्या को स्वीकार करते हुए शुरू करते हैं कि वे हल करने में मदद कर रहे हैं। फिर, जब वे अपनी प्रस्तुति तैयार करते हैं, तो वे अच्छे से जानना चाहिए।
अपनी प्रस्तुति के दिल पर ध्यान केंद्रित करने के लिए जो कुछ भी तैयारी का समय लेना है और आपके दर्शकों को यह जानने की ज़रूरत है कि उन्हें मदद मिलेगी। "ज्ञान का अभिशाप" तोड़ने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप और दर्शकों दोनों के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है।
एक व्हाइटबोर्ड या कागज के टुकड़े पर अपनी प्रस्तुति को मानचित्र करें, या चिपचिपा नोट्स का एक सेट उपयोग करें।
अंक का अनुक्रम सबसे अच्छा क्या है? क्या उन बिंदुओं के लिए कोई आदेश है जो आपके दर्शकों के लिए अधिक समझदार होंगे? आपके अंक एक दूसरे से कैसे संबंधित हैं? उन्हें स्पष्ट करें। यदि वे नहीं करते हैं, तो लोगों को बताएं, "यहां एक बिल्कुल अलग, अभी तक महत्वपूर्ण है, विषय"।
कहानियां बताएं और उदाहरणों का प्रयोग करें आपके दर्शकों को रिलेटेबल मिलेगा
एक ही समय में बहुत सी चीजों को पेश करने की कोशिश करने के अलावा, सभी अक्सर एचआर प्रस्तुतिकरण दैनिक जीवन और दर्शकों के काम से असंबद्ध और असंबंधित होते हैं। तब क्या होता है कि लोग बाहर निकलते हैं, बात करते हैं, मान लीजिए कि यह उनके बारे में नहीं है, और कोई कार्रवाई नहीं करें। यह प्रस्तुति को उनके समय और आपके कचरे का कचरा बनाता है।
उनसे संबंधित होने के लिए, उन्हें कार्रवाई करने में मदद करने के लिए, लोगों को कहानियों और उदाहरणों में आधारित विचारों की आवश्यकता होती है। कहानियों से संबंधित और उन्हें याद रखने के लिए मानव मस्तिष्क वायर्ड हैं । तो, कई उदाहरणों के साथ-साथ कम अंक-बेहतर कवर करें। और, जब भी संभव हो, अपने विभाग से उदाहरण और काम पर उनके दैनिक अनुभव बनाते हैं।
आपके द्वारा साझा किए जा रहे विचार का उपयोग कैसे करें इसके बारे में कहानियां बताएं। चाहे मुआवजे की समस्या को हल किया जाए, प्रतिक्रिया कैसे दें , अपनी दृष्टि योजना के लिए साइन अप कैसे करें, या पुराने संगठन से नया संगठन अलग कैसे है, कहानियां बताएं। पुल को अपने विषय और उनके जीवन और रुचियों के बीच स्पष्ट करें।
दिखाओ, बस अपने दर्शकों को मत कहो
कई उदाहरणों में एक तस्वीर हजारों शब्दों के लायक है। प्रभावी संचार के लिए वीडियो आदर्श बन रहे हैं। सुलभ वीडियो टूल्स के इस दिन, प्रस्तुतकर्ता जो बहुत अधिक टेक्स्ट का उपयोग करते हैं अक्सर बहाने का उपयोग करते हैं। वे कहते हैं, "लेकिन मुझे बहुत विशिष्ट जानकारी संवाद करना है।" या, "यदि मैं इसे लिखता हूं तो मेरे दर्शक इस जटिल विचार को पचाने में सक्षम होंगे"। नहीं, आप नहीं करते, और नहीं, वे नहीं करेंगे।
जब तक आपका लक्ष्य आपके दर्शकों को बोर, अलगाव और कमजोर नहीं करना है, और किसी भी खराब स्थिति परिदृश्य में कोई प्रभाव नहीं पड़ता है, तो टेक्स्ट को काट लें। इसे फॉलो-अप ईमेल में भेजें, या इसे Google डॉक में साझा करें। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले दृश्यों को कहानी का समर्थन करने की आवश्यकता है, आपकी स्क्रिप्ट नहीं बनें। एक बार जब आप मुख्य बिंदुओं का स्पष्ट सेट और कहानियों और उदाहरणों द्वारा समर्थित एक अच्छा प्रवाह प्राप्त कर लेते हैं, तो तभी आपको प्रेजेंटेशन टूल लॉन्च करना चाहिए।
अन्यथा, आप अपने स्पीकर नोट्स के रूप में डबल ड्यूटी की सेवा करने वाली अपनी स्लाइड के साथ समाप्त होते हैं। उस स्थिति में, आपको अपने दर्शकों के समय को बर्बाद करने के बजाय प्रेजेंटेशन को ईमेल करना चाहिए था।
अपने दर्शकों को जानकर अनुकूलित और सुधार करें
एक बार जब आप एक अच्छी प्रस्तुति तैयार कर लेते हैं जो आपके मुख्य संदेश का दृढ़ता से समर्थन करता है, तो आपको अपने द्वारा प्रदान किए जाने वाले प्रत्येक श्रोताओं को इसे तैयार करने की स्वतंत्रता होती है। आप अपना मुद्दा बना सकते हैं और फिर जोर से पूछ सकते हैं, "तो आपको इसकी परवाह क्यों करनी चाहिए?" और आपके सामने मौजूद दर्शकों के लिए अपना उत्तर तैयार करें। आपकी मार्केटिंग टीम के सदस्यों की देखभाल आपके विकास कर्मचारियों की आवश्यकताओं से बहुत अलग हो सकती है।
ऐप्पल, ओरेकल, एसएपी, और टी-मोबाइल जैसे दर्जनों संगठनों में नेताओं के लिए प्रशिक्षण और प्रस्तुतियां प्रदान करने के वर्षों में, संदेशों के एक साधारण सेट की शक्ति चमक गई है। जब संदेशों को सरल छवियों द्वारा समर्थित किया गया था और एक केंद्रित प्रस्तुति द्वारा वितरित किया गया था जो स्पष्ट बिंदु बना सकता था और उन्हें अपने दर्शकों के दैनिक जीवन से जोड़ सकता था, संचार हुआ। और, क्या प्रेजेंटेशन करने का मुद्दा नहीं है?