6 कार्यस्थल की स्थिति जो आपको नई कंपनी नीति बनाने की आवश्यकता है
एक सुरक्षित, संगठित, दृढ़, सशक्त, नॉनडिस्क्रिमिनेरी कार्यस्थल सुनिश्चित करने के लिए आप आवश्यक नीतियां और प्रक्रियाएं चाहते हैं। फिर भी, आप स्वीकार्य और अपेक्षित व्यवहार के हर अपवाद के लिए नीति नहीं लिखना चाहते हैं। नीतिगत विकास कई कर्मचारियों के लिए है जो कुछ अपवादों के लिए नहीं हैं।
आप उन नीतियों का संग्रह नहीं बनाना चाहते हैं जो आपके कई कर्मचारियों के कार्यों को नियंत्रित करते हैं-जब आपको वास्तव में कुछ की आवश्यकता होती है तो कुछ के कार्यों को नियंत्रित करने के लिए पर्याप्त नीतियां होती हैं।
नतीजतन, आप प्रत्येक आकस्मिकता के लिए नीतियां नहीं बनाना चाहते हैं, इस प्रकार व्यक्तिगत कर्मचारी आवश्यकताओं को संबोधित करने में बहुत कम प्रबंधन अक्षांश की अनुमति है। इसके विपरीत, आप आवश्यक नीतियां चाहते हैं, ताकि कर्मचारियों को कभी ऐसा महसूस न हो कि वे पक्षपात और अनुचित उपचार के लिए मुक्त वातावरण में रहते हैं।
यदि आपके पास बहुत सारी नीतियां उपलब्ध कराई गई हैं, तो आप यह भी संभावना बढ़ा सकते हैं कि आपके प्रबंधक उन्हें असमान और अनुचित तरीके से लागू करेंगे। आप यह सुनिश्चित करने के लिए दिशानिर्देश और संचार उपकरण विकसित करने की आवश्यकता को बढ़ाते हैं कि नीतियां निष्पक्ष, लगातार लागू हों और अच्छी तरह से प्रबंधित हों।
जब आप एक नई कंपनी नीति विकसित करते हैं तो आपको स्वस्थ संतुलन की आवश्यकता होती है। अधिकांश भाग के लिए, आपको तब तक एक नई कंपनी नीति विकसित करने की आवश्यकता नहीं होगी जब तक कि आप उन कर्मचारियों को संबोधित करते हैं जो आपके कार्यस्थल के लिए अनुचित तरीके से व्यवहार कर रहे हैं।
ये दस कदम आपको पॉलिसी को वितरित और एकीकृत करने के माध्यम से पॉलिसी की आवश्यकता निर्धारित करने से ले जाएंगे।
यह देखने के लिए कि क्या नीति की आवश्यकता है, इन दिशानिर्देश देखें
नीति के लिए आवश्यक क्यों हो सकता है, इस बारे में प्रदान किए गए प्रत्येक कारणों के लिए, पॉलिसी के लिए उस श्रेणी की आवश्यकता में आने वाली नीतियों के उदाहरण प्रदान किए जाते हैं। एक नीति आवश्यक है:
- यदि कर्मचारियों के कार्य व्यवहार करने के लिए सबसे उपयुक्त तरीके ( ड्रेस कोड , ईमेल, और इंटरनेट नीतियों , स्मार्टफोन उपयोग ) के बारे में भ्रम का संकेत देते हैं,
- यदि विभिन्न परिस्थितियों को संभालने के लिए सबसे उपयुक्त तरीके के बारे में मार्गदर्शन की आवश्यकता है (आचरण के मानकों, यात्रा व्यय, कंपनी के व्यापार की खरीद),
- जब कंपनी को कानूनी रूप से संरक्षित करने की आवश्यकता होती है ( उत्पीड़न के आरोपों की निरंतर जांच, नॉनसिस्क्रिमिनेटररी भर्ती , और पदोन्नति )
- कंपनी को सरकारी नीतियों और कानूनों (एफएमएलए, एडीए, ईईओसी, न्यूनतम मजदूरी ) के अनुपालन में रखने के लिए,
- निरंतर कार्य मानकों, नियमों, और विनियमों ( प्रगतिशील अनुशासन , सुरक्षा नियम, ब्रेक नियम , धूम्रपान नियम) , और स्थापित करने के लिए
- कर्मचारियों के लिए लगातार और निष्पक्ष उपचार प्रदान करने के लिए (लाभ पात्रता, भुगतान समय बंद, शिक्षण सहायता , शोक का समय , जूरी कर्तव्य )।
अन्य कारण भी हो सकते हैं, इसके अतिरिक्त, आप पॉलिसी क्यों विकसित करना चाहते हैं। याद रखें, हालांकि, एक कर्मचारी के खराब व्यवहार को ऐसी नीति की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए जो अन्य सभी कर्मचारियों को प्रभावित करे।
नीति के लक्ष्य को व्यक्त करें
एक बार जब आप यह निर्धारित कर लें कि नीति आवश्यक है, तो उस लक्ष्य को निर्धारित करें जिसे आप विशेष नीति लिखने में पूरा करना चाहते हैं। जब संभव हो, तो आप कर्मचारियों को बताना चाहेंगे कि आप नीति को क्यों लागू कर रहे हैं।
कंपनी की स्थिति को स्पष्ट करने के लिए आपको नीति में पर्याप्त विवरण की आवश्यकता है, फिर भी आप पॉलिसी द्वारा संबोधित हर संभावित स्थिति को कवर करने की उम्मीद नहीं कर सकते हैं।
नतीजतन, एक नीति के साथ लक्ष्य छोटा और सरल है। पहचानें कि परिवार चिकित्सा और छुट्टी अधिनियम , भेदभाव या शिकायत जांच, या प्रगतिशील अनुशासन प्रणाली के लिए कंपनी के दृष्टिकोण जैसे क्षेत्रों के बारे में नीतियों के साथ यह संभव नहीं हो सकता है।
लेकिन, स्मार्टफोन पर बात करते समय आप वास्तव में ड्राइविंग के बारे में कितना कह सकते हैं? इसलिए, सामान्य नीति का उपयोग करें क्योंकि आप अपनी पॉलिसी से जो परिणाम चाहते हैं उसे निर्धारित करते हैं।
जानकारी इकट्ठा करें
TheBalance.com का यह अनुभाग नमूना नीतियों को कई अन्य वेबसाइटों के रूप में प्रदान करता है, हालांकि अन्य कंपनियां अक्सर अपनी नीतियों के लिए चार्ज करती हैं। यहां तक कि वेबसाइटें जो चार्ज करती हैं, मुफ्त नमूने मुहैया कराती हैं ताकि आप उनकी नीतियों का परीक्षण कर सकें।
आपको नमूना नीति खोजने में परेशानी होगी जो आपकी कंपनी की परिस्थितियों, भाषा और संस्कृति के लिए बिल्कुल सही है। लेकिन, ऑनलाइन शोध करें और स्क्रैच से अपनी पॉलिसी लिखने के बजाय नमूना नीतियों को संशोधित करने के लिए आधार प्रदान करने के लिए नमूना नीतियां पाएं।
आप ऐसी सेवा की भी सदस्यता ले सकते हैं जो एचआर नीतियों और उदाहरणों जैसे नमूने प्रदान करता हो। इस नीति नमूने निर्देशिका में बाहरी नीति स्रोत भी प्रदान किए जाते हैं। अंत में, सोसाइटी फॉर ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट (एसएचआरएम) सदस्यों के लिए नीति नमूने प्रदान करता है।
कुछ मामलों में, आप अपने रोजगार कानून वकील से भी बात करना चाह सकते हैं। कानून फर्म अपने ग्राहकों के लिए सामान्य नीतियां लिखते हैं कि आप अपनी आवश्यकताओं को भी अनुकूलित कर सकते हैं। विशेष रूप से जब एक नया कानून गुजरता है या श्रम विभाग नए नियम जारी करता है, तो आपके वकील के पास एक साथ नीति विकसित करने की संभावना है।
नीति का विकास और लिखें
हाथों में लक्ष्यों और नमूने के साथ, सरल शब्दों और अवधारणाओं का उपयोग करके नीति लिखें। सीधे उन लोगों से बात करें जो नीति द्वारा पढ़ रहे हैं, लागू कर रहे हैं और रहेंगे।
प्रत्येक अनुच्छेद के बाद, अपने आप से पूछें कि "क्या होगा" प्रश्न यह सुनिश्चित करने के लिए कि नीति मूलभूत बातें और सामान्य अपवाद और प्रश्नों को कवर कर रही है।
हालांकि, इस पर जुनून मत करो; जैसा कि कहा गया है, कोई भी नीति कभी भी हर संभावित आकस्मिकता को कवर नहीं करती है।
नीति की समीक्षा करें
पॉलिसी पढ़ने और पॉलिसी के बारे में उनके कोई प्रश्न पूछने के लिए कई कर्मचारियों, या यहां तक कि एक छोटे पायलट समूह का चयन करें। यह समीक्षा फीडबैक प्रदान करती है कि कर्मचारी नीति को समझने और उनका पालन करने में सक्षम होंगे।
फीडबैक के आधार पर नीति को फिर से लिखें।
नीति के लिए प्रबंधन सहायता प्राप्त करें
उन प्रबंधकों के साथ नीति की समीक्षा करें जिन्हें नीति का नेतृत्व करना और लागू करना होगा। आप पॉलिसी का अपना समर्थन और स्वामित्व चाहते हैं। आपने इस प्रक्रिया को बहुत पहले शुरू कर दिया होगा, भले ही आपने पॉलिसी की आवश्यकता की पहचान की हो, लेकिन पॉलिसी लागू करने के दौरान प्रबंधन समर्थन महत्वपूर्ण है।
नीति की कानूनी समीक्षा प्राप्त करें
यदि पॉलिसी के कानूनी प्रभाव हैं, तो इसकी प्रकृति से विवादास्पद है, कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत प्रभाव पड़ता है (जैसे सुरक्षा प्रक्रियाएं), आप नीति को आगे वितरित करने से पहले अपनी वकील नीति की समीक्षा करना चाहेंगे।
सुनिश्चित करें कि आप अपने वकील से संवाद करते हैं कि आप नहीं चाहते कि नीति कानूनी रूप से फिर से लिखी जाए। आप चाहते हैं कि नीति कानूनी प्रभावों और उपयुक्त शब्दों के लिए समीक्षा की जाए।
नीति लागू करें
छोटे समूहों में, व्यक्तिगत रूप से, या कंपनी की बैठक में, आम तौर पर पॉलिसी की विवादास्पद प्रकृति पर निर्भर करता है और आसानी से इसे समझा जाएगा, नई नीति को वितरित और समीक्षा की जाएगी। कर्मचारियों को प्रश्न पूछने का मौका दें।
पॉलिसी में हमेशा कागज़ के टुकड़े पर पॉलिसी शामिल होनी चाहिए, जिसमें दूसरी शीट पर कर्मचारी साइन ऑफ हो।
कर्मचारी साइन इन कर सकते हैं कि उन्होंने पॉलिसी प्राप्त की है और उन्हें समझ लिया है, फिर भी अपनी फाइलों के लिए एक प्रतिलिपि बनाए रखी है।
नमूना नीति साइन ऑफ स्टेटमेंट
यह उपयोग करने के लिए एक नमूना साइनऑफ कथन है:
मैं (आपकी कंपनी) नीति की प्राप्ति और समझ को स्वीकार करता हूं। आगे की सूचना तक पॉलिसी प्रभावी (तिथि) है।
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कर्मचारी हस्ताक्षर
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कर्मचारी का नाम (कृपया प्रिंट करें)
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तारीख
तय करें कि आप भविष्य में नीति को कैसे संवाद करेंगे
अपने कर्मचारी पुस्तिका में नीति शामिल करें। आप यह भी चाहते हैं कि नीति आपके नए कर्मचारी अभिविन्यास का हिस्सा बन जाए।
कुछ कंपनियां अपने इंट्रानेट में या कंप्यूटर नेटवर्क के सामान्य ड्राइव पर नीति फ़ोल्डर में नीतियां डालती हैं। यह निर्धारित करें कि आप पॉलिसी को अतिरिक्त तरीकों से वितरित करना चाहते हैं या नहीं।
आप इस नीति को प्रतिस्थापित करने वाली पूर्व नीतियों को संग्रहित और डेट करना भी चाहेंगे। आपको भविष्य में कानूनी या अन्य संदर्भ के लिए उनकी आवश्यकता हो सकती है।
नीति की व्याख्या करें और एकीकृत करें
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप पॉलिसी में क्या लिखते हैं, आपके बाद के पॉलिसी एप्लिकेशन और वर्क प्रैक्टिस पॉलिसी के वास्तविक अर्थ को निर्धारित करेंगे। समय के साथ नीति की व्याख्या करते समय लगातार और निष्पक्ष सोचें।
जब आप अपनी प्रथाओं को लिखित नीति से अलग करते हैं, तो यह समय की समीक्षा और पुनर्लेखन करने का समय है और चक्र फिर से शुरू होता है।
अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि प्रदान की गई जानकारी, जबकि आधिकारिक, सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। साइट को दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ा जाता है और रोजगार कानून और विनियम राज्य से राज्य और देश से देश में भिन्न होते हैं। कृपया सुनिश्चित करें कि आपकी कानूनी व्याख्या और निर्णय आपके स्थान के लिए सही हैं, कानूनी सहायता, या राज्य, संघीय या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता प्राप्त करें। यह जानकारी मार्गदर्शन, विचार और सहायता के लिए है।