औपचारिक धन्यवाद पत्र औपचारिक अवसरों की सेवा करते हैं जिन्हें पीठ पर एक पॅट से परे मान्यता या सरल धन्यवाद की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, कंपनी अध्यक्ष कंपनी के विक्रय रिकॉर्ड को स्थापित करने के लिए मार्क को एक मान्यता पत्र भेजना चाह सकता है।
बिक्री निदेशक कंपनी की सफलता में इतना शक्तिशाली योगदान देने के लिए अपने औपचारिक धन्यवाद पत्र के साथ राष्ट्रपति के पत्र का भी पालन करना चाह सकता है।
मानव संसाधन निदेशक उस विभाग को पहचानना चाह सकता है जो तीन दिनों की शुरुआत में सभी खुली नामांकन योजनाओं में बदल गया और एचआर का पालन करने की आवश्यकता नहीं थी। मार्केटिंग डायरेक्टर टीम रेटेड मीडिया अभियानों में पुरस्कार अर्जित करने वाले टीम का धन्यवाद करने के लिए औपचारिक धन्यवाद पत्र का उपयोग कर सकता है।
ध्यान रखें कि एक धन्यवाद पत्र सहकर्मियों, विभिन्न विभागों, प्रबंधकों, पर्यवेक्षकों और अधिकारियों के कर्मचारियों के साथ-साथ कर्मचारी के मालिक से भी उपयुक्त है। जब कोई धन्यवाद नोट या पहचान पत्र प्राप्त होता है तो कोई भी कभी दुखी महसूस नहीं करेगा।
औपचारिक रूप से किसी कर्मचारी या टीम को कैसे पहचानें
धन्यवाद पत्र और अन्य कर्मचारी मान्यता विधियों को कर्मचारी या टीम को प्रभावी रूप से प्रस्तुत किए जाने पर अच्छी तरह से प्राप्त किया जाता है ।
सर्वोत्तम औपचारिक मान्यता है:
- उस समय या योगदान के लिए जिसके लिए आप कर्मचारी या टीम को पहचान रहे हैं।
- जितना संभव हो उतना सटीक के रूप में आप कर्मचारी या टीम को क्यों पहचान रहे हैं । कर्मचारी या टीम को पुरस्कृत और मान्यता प्राप्त महसूस करने के अलावा, आप उन कार्यों या व्यवहारों को भी संचारित कर रहे हैं जिन्हें आप उनमें से अधिक देखना चाहते हैं।
- यादृच्छिक रूप से प्रस्तुत किया गया ताकि कर्मचारियों को ऐसा महसूस न हो कि हर बार जब वे योगदान करते हैं, औपचारिक धन्यवाद पत्र प्रबंधक से आगामी होगा। आप कर्मचारियों को उनके योगदान के बारे में अच्छा महसूस करने के लिए कर्मचारी मान्यता चाहते हैं। आप नहीं चाहते कि पत्र एक हकदार बन जाए ।
- औपचारिक स्टेशनरी पर अच्छी तरह से लिखा है। कर्मचारी इन पत्रों को खजाना करते हैं और वे उन्हें हमेशा अपनी दीवार पर बनाते हैं, उनके क्यूबिकल टाइल बोर्ड पर पिन करते हैं, या उनकी स्मृति फ़ाइल में रहते हैं। पत्र को एक बड़े सौदे की तरह दिखने और महसूस करने की आवश्यकता है-क्योंकि यह कर्मचारी या टीम के लिए है।
अक्सर धन्यवाद पत्र एक नेता के कार्य टूलकिट के लिए एक उत्कृष्ट जोड़ हैं। यहां एक नमूना है जिसे आप गाइड के रूप में उपयोग कर सकते हैं जब आप अपना स्वयं का कर्मचारी लिखते हैं तो आपको धन्यवाद पत्र।
औपचारिक धन्यवाद पत्र उदाहरण
प्रिय मैरी,
आज की प्रस्तुति बहुत अच्छी तरह से चली गई और विभाग के प्रबंधकों ने अच्छी तरह से प्राप्त किया; मुझे यह भी देखकर प्रसन्नता हुई कि टीम ने अपने प्रमुख लक्ष्यों को पूरा किया है। मैं इस साल हमारी लाभप्रदता में इस सबसे महत्वपूर्ण योगदान के लिए अपने लक्ष्य को पूरा करने के लिए ट्रैक पर और लक्ष्य पर बने रहने के लिए अनौपचारिक रूप से सहायता करने के लिए व्यक्तिगत रूप से धन्यवाद देना चाहता हूं।
कदम उठाने की आपकी इच्छा के बिना और टीम के सदस्यों से कुछ पुशबैक के बावजूद, टीम को ट्रैक पर रखने में बने रहें, परियोजना निश्चित रूप से दूर हो जाएगी। यह इस साल हमारे ग्राहकों और व्यावसायिक परिणामों के लिए बुरा होगा।
विशेष रूप से, एक विशिष्ट उद्देश्य के साथ मीटिंग्स का शेड्यूलिंग, समय आवंटन के साथ एक एजेंडा का उपयोग , 24 घंटे के भीतर आपके मीटिंग मिनट वितरित किए जाते हैं, और आपकी उत्कृष्ट मीटिंग सुविधा ने वास्तव में टीम को प्रगति करने में मदद की। वे, आपके नेतृत्व के साथ, वांछित परिणाम पूरा किया - उत्पाद की लाभप्रदता में 5 प्रतिशत की वृद्धि।
क्रिएटिव पक्ष पर, टीम को यात्रा के दौर में ले जाने के लिए यह देखने के लिए कि एक समान परियोजना पर कई गैर-प्रतिस्पर्धी कंपनियों ने क्या किया है, यह भी एक महत्वपूर्ण सफलता कारक रहा है। उन्होंने कंपनी में उपयोगी नया ज्ञान लाया।
फिर से धन्यवाद। यह परियोजना आपके समय और निवेश के लायक थी और, संपूर्ण प्रबंधन टीम की ओर से, मैं चाहता हूं कि आप यह जान लें कि हम वास्तव में आपके प्रयासों की सराहना करते हैं।
आपको अपने योगदान के लिए धन्यवाद देने के लिए $ 5,000.00 का बोनस भी प्राप्त होगा। आप इसे अपने अगले पेचेक में प्राप्त करेंगे।
सादर,
एलिसन वेल्नर
उत्पाद प्रबंधन के उपाध्यक्ष