प्रकाशित 8/1/2015
संभावना है कि, जब किसी को उनकी पहली प्रबंधन भूमिका में पदोन्नत किया जाता है, तो यह पहली बार होगा जब वे एक विभाग के बजट का प्रबंधन करेंगे।
अधिकांश नए प्रबंधकों को बजट पूर्वानुमान विकसित करने, उनके खर्चों को ट्रैक करने, या मध्य-वर्ष समायोजन कैसे करें, इस बारे में बहुत कम या कोई औपचारिक प्रशिक्षण नहीं मिलता है। उन्हें प्रायः स्प्रेडशीट या उनके प्रबंधक, या वित्त विभाग से रिपोर्ट सौंपी जाती है, और यह जानने की उम्मीद है कि इसे कैसे किया जाए, या परीक्षण और त्रुटि से सीखें।
जबकि "परीक्षण और त्रुटि" एक नया कौशल सीखने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है, तो बेहतर होगा अगर किसी नए प्रबंधक को बहुत दर्दनाक त्रुटियां नहीं करनी पड़े।
यहां मेरे अपने परीक्षण और त्रुटि सीखने से सीखे कुछ सबक दिए गए हैं, जो मुझे विश्वास है कि अधिकांश नए प्रबंधकों से लाभ हो सकता है:
शुरुआत से सही सीखने के लिए समय का निवेश करें
जब आप किसी चीज़ के लिए नए होते हैं और कभी नहीं किया है, तो "बेवकूफ" प्रश्न पूछने के लिए कोई बेहतर समय नहीं है। जब तक किसी को आपकी गलतियों को इंगित नहीं करना पड़े, तब तक इंतजार करने के बजाय, समय से पहले सीखने के लिए बेहतर पूछें और खर्च करें। अंतर्निहित दर्शन, अत्यधिक लक्ष्य, प्रारूप, और प्रत्येक पंक्ति वस्तु की समीक्षा करने के लिए अपने प्रबंधक (या पूर्ववर्ती यदि आप कर सकते हैं) से समय का अनुरोध करें। अगर आपके संगठन के पास एक वित्त व्यक्ति है, तो उस व्यक्ति से आपके साथ समय बिताने के लिए कहें। अधिकांश अपनी विशेषज्ञता साझा करने के लिए flattered और तैयार हो जाएगा। आखिरकार, यदि वे आपको प्रशिक्षित कर सकते हैं कि चीजों को उनके विनिर्देशों के मुताबिक कैसे करें, तो आप बाद में उनके लिए सिरदर्द कम हो जाएंगे।
"गैर-वित्तीय प्रबंधकों के लिए वित्त और बजट" पाठ्यक्रम लें
"कार्यकारी शिक्षा" के तहत अपने स्थानीय विश्वविद्यालय बिजनेस स्कूलों से जांचें। अधिकांश बिजनेस स्कूल एक से तीन दिन, गैर-क्रेडिट पाठ्यक्रम प्रदान करते हैं। पाठ्यक्रम के दौरान या उसके बाद, अपनी कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट की समीक्षा करने के लिए समय लें, और विभिन्न वित्तीय अनुपात और रिपोर्टों को समझें।
अपने खुद के व्यवसाय की तरह अपने विभाग के बजट को प्रबंधित करें
जब हम बड़े संगठनों के लिए काम करते हैं, तो हम "कंपनी के" पैसे का इलाज करते हैं जैसे पेड़ों पर बढ़ता है। यह नहीं है, और अब यह आपके विभाग के संसाधनों के निजी स्वामित्व लेने के लिए प्रबंधक के रूप में आपका काम है।
एक टीम प्लेयर बनें
यदि संभव हो, तो अपने प्रबंधक के बजट की समीक्षा करें। हालांकि अपने बजट का स्वामित्व लेना महत्वपूर्ण है, आपकी इकाई एक बड़ी इकाई का हिस्सा है। अपने प्रबंधक से आपको यह दिखाने के लिए कहें कि आपका बजट कहां फिट बैठता है और बड़ी तस्वीरों का समर्थन करता है, साथ ही आपके साथियों के साथ परस्पर निर्भरता भी। ऐसे समय हो सकते हैं जब किसी अन्य विभाग को लक्ष्यों के लिए धन की आवश्यकता होती है जो आपके से अधिक प्राथमिकता है। पूछने के लिए इंतजार न करें या इसे हटा दें - सक्रिय रहें और अपने सहकर्मी प्रबंधक की मदद करने के लिए प्रस्ताव दें। आपको सामरिक और सहयोगी के रूप में देखा जाएगा।
बेवकूफ खेल मत खेलो
सिर्फ इसलिए कि "हर कोई ऐसा करता है," इसका मतलब यह नहीं है कि यह कंपनी के लिए बेवकूफ और बुरा नहीं है। एक सामान्य बेवकूफ बजटीय गेम का एक उदाहरण जो प्रबंधकों का खेल है "इसका उपयोग करें या इसे खर्च करें।" यह तब होता है जब आप वर्ष के अंत तक पहुंच रहे हैं, और आपका बजट आपके पूर्वानुमान के तहत चल रहा है। पिछले वर्षों में, जब आप अंडरपेप करते हैं, तो आपके अगले वर्ष का बजट उस वर्ष के वास्तविक आधार पर सेट किया गया था।
इसलिए, अपने बजट को दोबारा कटौती न करने के लिए, आप एक शॉपिंग स्प्री पर जाते हैं - ऐसी चीजें खरीदना जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है या बस आपको इसकी आवश्यकता हो सकती है।
मासिक रूप से अपने व्यय ट्रैक करें और सक्रिय सुधार करें
मान लें कि जब आप बजट से अधिक होते हैं तो "कोई" आपको बताएगा। वास्तव में, आपको मासिक रिपोर्ट मांगना पड़ सकता है या खुद को ट्रैक रखना पड़ सकता है। साल के अंत तक प्रतीक्षा न करें, जब यह आश्चर्यचकित हो (आप और आपके मालिक को)। तब तक, जांच करने और सुधार करने में बहुत देर हो चुकी है। उत्तरदायी बनें, स्वयं को मापें, और अपने प्रबंधक को सक्रिय रूप से रिपोर्ट करें।
पारदर्शी बनें और अपनी टीम को शामिल करें
अपने बजट को अपनी टीम के साथ साझा करें, शायद उन्हें पूर्वानुमान स्थापित करने में शामिल भी हो । अपनी टीम को शामिल करना और बजट प्रक्रिया को समझने में उनकी सहायता करना साझा स्वामित्व की भावना पैदा करता है और आपके कर्मचारियों को खर्चों का प्रबंधन करने के लिए रचनात्मक तरीके खोजने के लिए प्रोत्साहित करता है।
सामरिक बनें
पिछले साल की वास्तविकताओं को न लें और अगले वर्ष के पूर्वानुमान में दस प्रतिशत जोड़ें। एक रणनीति और लक्ष्यों को विकसित करने के साथ शुरू करें, और फिर उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों का निर्धारण करें। यदि आपको पिछले वर्ष से अधिक की आवश्यकता है, तो अतिरिक्त वित्त पोषण के लिए अपने अनुरोध को उचित ठहराने के लिए एक व्यावसायिक मामला तैयार करें।
इसे अधिक मत करो
बजट के प्रबंधन के दौरान एक प्रबंधक के लिए एक महत्वपूर्ण भूमिका है, कभी भी सबसे महत्वपूर्ण संपत्तियों को न खोएं: आपके लोग! सुनिश्चित करें कि आप अपनी टीम को विकसित करने में कम से कम पांच गुना खर्च कर रहे हैं कि आप संख्याओं को कम कर रहे हैं।