कर्मचारियों को अक्सर अनुपस्थिति या अन्य विस्तारित समय की लंबी पत्तियों के लिए बहाने के पत्र लिखना पड़ता है।
अन्य स्थितियों में औपचारिक बहाने के पत्र भी उपयोग किए जाते हैं, जैसे जूरी ड्यूटी से अनुपस्थिति या स्कूल से अनुपस्थिति।
एक औपचारिक बहाना पत्र लिखने के सुझावों के साथ-साथ दो नमूना पत्र लिखने के सुझावों के लिए नीचे पढ़ें: एक नमूना भेजने से पहले एक नियोक्ता भेजने के लिए और बाद में एक।
एक औपचारिक क्षमा पत्र लिखने के लिए युक्तियाँ
- व्यापार पत्र प्रारूप का पालन करें। अपना पत्र लिखते समय आधिकारिक व्यापार पत्र प्रारूप का प्रयोग करें। आप यह पत्र पेशेवर होना चाहते हैं।
- अपने नियोक्ता की नीतियों को समझें। काम शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप अपने मालिक को यह बताने के लिए नीति जानते हैं कि आप अनुपस्थित होंगे। जानें कि आपको अपने मालिक को बताने की ज़रूरत है, और आपको उसे वह जानकारी कैसे प्राप्त करनी चाहिए (यानी एक फोन कॉल, एक पत्र, एक ईमेल)। यह भी देखें कि आपको अपने नियोक्ता को कितनी देर पहले बताना होगा।
- जितनी जल्दी हो सके पत्र भेजें। यदि संभव हो, तो काम शुरू करने से पहले अपना बहाना पत्र भेजें। आप अपने नियोक्ता समय को अपने किसी भी कार्य को फिर से सौंपने के लिए देना चाहते हैं। यदि आप अनुपस्थिति की लंबी छुट्टी मांग रहे हैं, तो इस पत्र को जितनी जल्दी हो सके भेजें। यदि आपके पास औपचारिक पत्र भेजने का समय नहीं है, तो इसके बजाय एक बहाना ईमेल भेजने पर विचार करें ।
- इसे संक्षिप्त रखें। इस बारे में बहुत विस्तार से न जाएं कि आप काम क्यों खो रहे हैं (जैसे कि आप बीमार हैं या व्यक्तिगत समस्या के बारे में विस्तृत कहानी के बारे में अपने लक्षणों की एक लंबी सूची)। इसके बजाए, बस उस दिन या दिन को संक्षेप में बताएं जो आप अनुपस्थित होंगे, और समझाएं (संक्षेप में) क्यों।
- सहायता की पेशकश। आप किसी भी तरह से अपनी अनुपस्थिति के लिए मदद करने पर विचार कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं कि आप अभी भी अपनी अनुपस्थिति के दौरान ईमेल पर होंगे, या आप कुछ मिस्ड परियोजनाओं को पूरा करने के लिए अतिरिक्त घंटे या दो बार काम करने की पेशकश कर सकते हैं। यदि आप अपनी अनुपस्थिति को पहले से तैयार कर सकते हैं, तो अपने एक या दो सहयोगियों या कर्मचारियों से पूछें कि आप जो भी असाइनमेंट खो रहे हैं उसे पूरा करने में मदद के लिए। जब आप अनुपस्थिति की लंबी छुट्टी मांग रहे हों तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण होगा।
नमूना औपचारिक क्षमा पत्र (काम गुम होने से पहले)
तारीख
नियोक्ता का नाम
नियोक्ता का शीर्षक
संगठन
पता
शहर (*): राज्य (*): पिन कोड
प्रिय श्रीमान / श्रीमान अंतिम नाम:
कृपया इस पत्र को औपचारिक अधिसूचना के रूप में स्वीकार करें कि मैं 1 सितंबर, 20XX से 5 सितंबर, 20XX तक काम में शामिल होने में असमर्थ हूं। मैं पेशेवर विकास सम्मेलन में भाग लेगा जिसमें मैंने इस सप्ताह के शुरू में आपके साथ बात की थी।
मैंने काम के घंटों के दौरान ईमेल पर रहने की व्यवस्था की है, और मैं दिन में एक बार कार्यालय के साथ कॉल करूँगा और यह देखने के लिए कि मुझे क्या याद आया।
अगर मैं कोई और जानकारी प्रदान कर सकता हूं, तो कृपया मुझे बताएं, या अगर मुझे मेरी अनुपस्थिति को आसानी से चलाने के लिए मुझसे कुछ और चाहिए। मुझे इस भयानक अवसर लेने की इजाजत देने के लिए धन्यवाद।
निष्ठा से,
आपका हस्ताक्षर (हार्ड कॉपी पत्र)
आपका टाइप किया गया नाम
नमूना औपचारिक क्षमा पत्र (काम खोने के बाद)
तारीख
नियोक्ता का नाम
नियोक्ता का शीर्षक
संगठन
पता
शहर (*): राज्य (*): पिन कोड
प्रिय श्रीमान / श्रीमान अंतिम नाम:
कृपया इस पत्र को औपचारिक अधिसूचना के रूप में स्वीकार करें कि मैं 1 सितंबर, 20XX को बीमारी के कारण काम में भाग लेने में असमर्थ था। मैंने इस हफ्ते के लिए पहले ही कार्य पूरा कर लिया है कि मेरी अनुपस्थिति के दौरान मुझे याद आया।
अगर मैं कोई और जानकारी प्रदान कर सकता हूं तो कृपया मुझे बताएं। समझने के लिए धन्यवाद।
निष्ठा से,
आपका हस्ताक्षर (हार्ड कॉपी पत्र)
आपका टाइप किया गया नाम
एक ईमेल संदेश भेज रहा है
कभी-कभी आपकी अनुपस्थिति को समझाते हुए एक ईमेल संदेश भेजने के लिए और अधिक समझदारी होती है। उदाहरण के लिए, यदि आप जितनी जल्दी हो सके अपने बॉस को बताना चाहते हैं कि आप काम पर नहीं होंगे, तो ईमेल इस जानकारी को साझा करने का सबसे तेज़ तरीका है। कुछ नियोक्ता यह भी पूछते हैं कि कर्मचारी उन्हें ईमेल के माध्यम से अनुपस्थिति के बारे में चेतावनी देते हैं।
यदि आप अपनी अनुपस्थिति के लिए एक ईमेल संदेश बहाना भेजते हैं, तो ईमेल को छोटा रखना सुनिश्चित करें, बस उन तिथियों को बताएं जिन्हें आप अनुपस्थित करेंगे, और आप दूर क्यों होंगे, इसके बारे में एक संक्षिप्त स्पष्टीकरण दे रहे हैं।
एक स्पष्ट विषय पंक्ति भी शामिल करना सुनिश्चित करें। आप विषय पंक्ति में "कार्य से अनुपस्थिति" लिख सकते हैं। यह स्पष्ट रूप से आपके बॉस को आपके ईमेल का उद्देश्य बताता है।
यदि आप अपने बहाने को ईमेल करना पसंद करेंगे, तो यहां एक पेशेवर ईमेल संदेश भेजने का तरीका बताया गया है ।