कैसे एचआर कर्मचारी सेवा की प्रतिक्रिया दे सकता है सबसे प्रभावी रूप से
मानव संसाधन उनके जीवन में कुछ सबसे महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण घटनाओं के माध्यम से भी उनका समर्थन करता है, जिसमें विवाह, प्रसव और गंभीर बीमारी से जूझना शामिल है।
लेकिन अक्सर, नियमित प्रशासनिक सेवाएं, जैसे कि एक ही प्रश्न का उत्तर दोबारा या सरल लेनदेन को पूरा करने, एचआर के समय का बड़ा उपभोग करते हैं।
प्रशासनिक वर्कलोड कम करें
प्रशासनिक वर्कलोड को कम करने की कुंजी प्रशिक्षण कर्मचारियों को अधिक आत्मनिर्भर बनने और अधिक सांसारिक कार्यों को स्वचालित करने के लिए प्रशिक्षण दे रही है। यही वह जगह है जहां एक सेवा प्रबंधन दृष्टिकोण लागू करने में मदद मिल सकती है। सेवा प्रबंधन नियमित प्रशासनिक सेवाओं के वितरण को सरल बनाता है, जो उच्च मूल्य वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय मुक्त करता है।
ठेठ मानव संसाधन संगठन में कर्मचारी डेटा और भुगतान से संबंधित गतिविधियों के प्रबंधन के लिए सिस्टम की संभावना है। हालांकि, संभवतः कर्मचारी पूछताछ को संभालने और अनुरोधों को पूरा करने के लिए स्वचालित प्रणाली नहीं है।
गौर करें कि क्या होता है जब एक कर्मचारी जूरी ड्यूटी को सम्मन प्राप्त करता है: संभावना है कि कंपनी अभी भी काम से दूर समय के लिए कर्मचारी के अनुरोध से निपटने के लिए भौतिक कागजी कार्रवाई या ईमेल की एक स्ट्रिंग पर निर्भर करती है।
चूंकि कर्मचारी इंटरैक्शन आमतौर पर ईमेल और स्प्रेडशीट का उपयोग करके ट्रैक किए जाते हैं, इसलिए कर्मचारी अनुरोध अक्सर याद किए जाते हैं या अनदेखा किए जाते हैं। तब गलतियां होती हैं, जिससे एचआर के लिए और निराशा होती है और अतिरिक्त काम होता है।
ईमेल के साथ, यह देखने का कोई आसान तरीका नहीं है कि कोई अनुरोध स्थगित हो गया है या प्रक्रिया बाधाओं को दूर करने और समाप्त करने का कोई आसान तरीका नहीं है।
इसी प्रकार, कर्मचारियों की जरूरतों का विश्लेषण और जवाब देना मुश्किल है-उदाहरण के लिए, अक्सर अनुरोध की गई जानकारी की पहचान करना और यह सुनिश्चित करना कि यह ऑनलाइन उपलब्ध है।
मैन्युअल प्रशासनिक प्रक्रिया कर्मचारियों को निराश करती है और एचआर टीमों पर एक बड़ी नाली होती है। एक हालिया सर्वेक्षण में पता चला है कि एचआर कर्मचारी नियमित रूप से कर्मचारी कॉल और ईमेल को संभालने में सप्ताह में औसतन 12 घंटे खर्च करते हैं।
कर्मचारी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सेवा प्रबंधन दृष्टिकोण
सेवा प्रबंधन दृष्टिकोण उन कठिन, समय लेने वाली प्रक्रियाओं को समाप्त करता है। यह सिर्फ ईमेल को प्रतिस्थापित नहीं करता है-यह बदलता है कि एचआर कर्मचारियों के साथ कैसे संलग्न है।
प्रशासनिक सहायक और परियोजना प्रबंधक के सही संयोजन के रूप में सेवा प्रबंधन के बारे में सोचें। यह तुरंत कर्मचारियों के अनुरोधों का जवाब देता है, मामलों की प्रगति करता है, दोहराने योग्य मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, और यहां तक कि कर्मचारी ऑनबोर्डिंग और ऑफ-बोर्डिंग जैसे जटिल पार-विभागीय गतिविधियों का प्रबंधन भी करता है।
सेवा प्रबंधन गलतियों को कभी नहीं भूलता या बनाता है, हमेशा लोगों के साथ पीछा करता है ताकि चीजें हो जाएं, और आपको पता चल जाए कि क्या कोई समस्या है जो हल नहीं कर सकती है। यह आपको यह भी दिखाता है कि आपके कर्मचारी अपना समय कहां व्यतीत करते हैं - ताकि आप संसाधन परिनियोजन को अनुकूलित कर सकें और उत्पादकता को अधिकतम कर सकें।
सेवा प्रबंधन आपके वर्तमान मानव पूंजी प्रबंधन प्रणाली को प्रतिस्थापित नहीं करता है-यह इसके साथ एकीकृत करता है और इसे पूरा करता है, जिससे आप आज के ईमेल के माध्यम से जो काम करते हैं, उसमें आपको दृश्यता और नियंत्रण प्रदान करते हैं।
यह कर्मचारियों को समान स्तर की दृश्यता भी प्रदान करता है। वे अपने पूछताछ की स्थिति देख सकते हैं, यह महसूस करने के बजाय कि उनके अनुरोध जमा होने के तुरंत बाद उनके अनुरोध ब्लैक होल में गायब हो गए।
कर्मचारियों को उनके अनुरोधों की प्रगति की निगरानी करने की क्षमता प्रदान करने से निराशाजनक अनुवर्ती ईमेल, फोन कॉल और एचआर में व्यक्तिगत रूप से दौरे की संख्या कम हो जाती है, और एचआर के प्रशासनिक वर्कलोड को और भी कम किया जाता है।
एक सेवा प्रबंधन दृष्टिकोण के लाभ
सेवा प्रबंधन वेब-आधारित एचआर पोर्टल के रोल-आउट से शुरू होता है जहां कर्मचारी एचआर जानकारी पा सकते हैं और एचआर सेवाओं का अनुरोध कर सकते हैं। आदर्श रूप से, कर्मचारी इस पोर्टल को अपने काम पीसी, होम कंप्यूटर, लैपटॉप और उनके स्मार्टफोन और टैबलेट पर एक्सेस कर सकते हैं।
इससे उन्हें अपनी मूल मानव संसाधन आवश्यकताओं पर नियंत्रण मिल सकता है - जैसे लाभ नामांकन या स्थिति परिवर्तन अपडेट।
कर्मचारी बस सेवा सूची से आवश्यक वास्तविक सेवाओं का चयन करते हैं या पोर्टल के ज्ञान आधार में जानकारी की खोज करते हैं।
जब कोई कर्मचारी पोर्टल के माध्यम से अनुरोध जमा करता है, तो सेवा प्रबंधन प्रणाली पूरी तरह से एक पूर्ण मामला प्रक्रिया के माध्यम से एक मामला बनाता है और चरवाहे बनाता है। इसमें सही एचआर विशेषज्ञ को मामला असाइन करना शामिल है, स्वचालित रूप से व्यक्ति से व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से रूट करना क्योंकि प्रत्येक पूर्ति चरण पूरा हो गया है, और एक पूर्ण केस इतिहास बनाए रखना है।
आप इस सेवा को अन्य विभागों में भी बढ़ा सकते हैं। उदाहरण के लिए, ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, सेवा प्रबंधन प्रणाली स्वचालित रूप से आईटी खाते सेट कर सकती हैं या नए कर्मचारियों के लिए ऑफिस स्पेस का अनुरोध कर सकती हैं।
सेवा प्रबंधन प्रणाली अंत-टू-एंड एचआर सेवा वितरण प्रक्रियाओं को चलाती है और जानता है कि ये प्रक्रियाएं कैसा प्रदर्शन कर रही हैं। उदाहरण के लिए, जब कोई केस रुक जाता है तो यह स्वचालित रूप से आपको बता सकता है ताकि आप कार्रवाई कर सकें।
यह केपीआई और अन्य प्रक्रिया मीट्रिक की एक विस्तृत श्रृंखला भी उत्पन्न करता है - जैसे आपकी टीम कर्मचारी पूछताछ का कितनी अच्छी प्रतिक्रिया देती है। यह ज्ञान-आधार प्रश्नों के प्रकारों का विश्लेषण भी कर सकता है जिससे किसी भी सामग्री अंतराल को पहचानना और भरना आसान हो जाता है।
निष्कर्ष
मानव संसाधन पेशेवर मानव संसाधन में करियर का पीछा करना चुनते हैं क्योंकि वे लोगों की मदद करना चाहते हैं, अपने दिन कागजात दर्ज करने, स्प्रैडशीट अपडेट करने और ईमेल का जवाब देने में नहीं व्यतीत करना चाहते हैं। अक्सर, कागजी कार्य के विशाल अनुरोध और ढेर उस काम को बाधित करते हैं, जो उन्हें निराश करता है और जिन कर्मचारियों को वे मदद करने की कोशिश कर रहे हैं।
एचआर एक सेवा प्रदाता है और अपने साथी सेवा प्रदाता, आईटी विभाग के उदाहरण को देख सकता है। आईटी हेल्प डेस्क अनुरोधों को प्रस्तुत करने और पूर्ति को स्वचालित करने के लिए सेवा प्रबंधन अनुशासन को लागू करने के लिए आईटी ने कई उद्यम प्रयासों में अग्रणी भूमिका निभाई है।
इन कार्यों को स्वचालित करने से आईटी को अधिक रणनीतिक काम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है जो कंपनी को अपने व्यापक व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा करने में मदद कर सकती है, और आईटी के मूल्य को बेहतर ढंग से प्रदर्शित कर सकती है।
एक सेवा प्रबंधन दृष्टिकोण उच्च गुणवत्ता वाली सेवाओं को वितरित करके और कर्मचारियों के संतुष्टि में वृद्धि के साथ-साथ अपने स्वयं के वर्कलोड को कम करके व्यावसायिक नेताओं को अपनी प्रोफ़ाइल बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण है। मानव संसाधन अपने समय और विशेषज्ञता को और रणनीतिक गतिविधियों के लिए समर्पित कर सकता है जो अपने व्यापार को आगे बढ़ाता है ।